Pentru eliberarea duplicatelor în cazul actelor de stare civilă pierdute,distruse sau furate, cât şi pentru preschimbarea celor vechi în certificate de uz internaţional sunt necesare următoarele acte:
- actul de identitate (în lipsa acestuia - Cartea de identitate provizorie eliberată de Serviciul de Evidenţă Informatizată a Persoanelor);
- chitanţa achitată la casierie
- cerere tip completată.
Duplicatele după certificatele de naştere se eliberează numai titularilor.
Duplicatele după certificatele de naştere ale copiilor sub 14 ani se eliberează unuia dintre părinţi.
Duplicatele după certificatele de căsătorie se eliberează unuia dintre soţi.
Duplicatele după certificatele de deces se eliberează persoanelor îndreptăţite.