Time Management veritabil

Mi-am propus in acest articol sa vin cu cateva ponturi pentru o mai buna organizare, propunandu-mi sa raspund la intrebari punctuale.

1. Ce atitudine trebuie sa am in relatia cu timpul? 

Atitudinea potrivita in relatia cu timpul este una de responsabilitate. Acesta este si raspunsul pe care-l vei gasi in toate articolele, in toate cartile, insa si tu il stiai probabil. Nu-mi plac generalitatile, care uneori suna atat de bine, practic insa nu-ti sunt de nici un folos, nu spun nimic de ce ar trebui sa faci sau cum ar trebui sa faci. Recunosc, responsabilitatea este importanta, dar ramanand in acest punct, timpul tau nu se organizeaza singur. Chiar daca ai inteles acest lucru, cu responsabilitate nu se rezolva problemele singure.

O diferenta de finete pe care as vrea sa o fac: nu atitudinea fata de timp este problema, ci concret, cu lucrurile pe care le ai de facut. Practic, nu organizarea timpului este problema, ci sarcinile pe care le ai de facut sunt adevarata provocare. Incercand sa organizam timpul, din experienta mea si a celorlalti, am observat o pedalare in gol, in sensul ca nu atingi consistent aceasta problema. Considerand lipsa timpului, cum o numim noi o problema, medicamentul corect nu este o mai buna organizare a timpului, pentru ca practic nu ai spus nimic, ci o mai buna organizare a sarcinilor. Organizandu-ti sarcinile, incepi deja sa lucrezi in domeniului concretului, practic, actionezi direct la punctul sensibil, direct la punctul care poate rezolva problemele de timp. Metaforic vorbind, pentru a-ti aranja un birou, trebuie sa aranjezi lucrurile din acel birou. Vrand sa organizezi un birou, fara sa organizezi lucrurile din birou, practic vorbim de un nonsens. Evident, cand vorbim de aranjarea biroului, trebuie sa avem si o viziune de ansamblu, insa lucrurile din birou trebuie organizate.

2. Unde este adevarata problema? 


Eu sunt un tip dezorganizat, insa am un time management bun. Suna paradoxal, este insa adevarat. Am inceput o autodisciplina, mi-am organizat sarcinile, si fac fata acestei provocari. Am invatat-o pe propria piele. Am citit o carte pe tema asta, nu m-a ajutat. Am citit cate ceva pe Internet, insa simteam ca-mi scapa ceva. M-am gandit mult si am ajuns la concluzia enuntata mai sus, anume, ca eu nu am o problema cu timpul, ci cu sarcinile. Dupa ce am ajuns la concluzia aceasta mi-am pus intrebarea: Bun ... bun si cum ar trebui sa-mi organizez sarcinile? Sunt fel si fel de metode. O sa va prezint si cateva dintre ele. Am incercat sa-mi organizez atfel sarcinile. Le-am organizat, insa ceva nu functiona, probleme si sarcini tot ramaneau. Am citit si eu treaba cu hotii de timp si am inteles-o. Parca facusem niste pasi, dar tot nu mergea. Sa va spun ce a mers pana la urma. La fel si aici, parca tot ce stiam era general. Imi faceam o lista cu sarcinile, incercam sa le rezolv, insa tot nu simteam eu ca am un time management bun. Ce am facut a fost un lucru simplu, am incetat sa ma mai organizez si am inceput sa ma automonitorizez pur si simplu.

Te previn insa ca aceasta automonitorizare, pentru a fi una sanatoasa, nu trebuie sa o faci la inceputul saptamanii sau la sfarsit, nici dimineata, nici seara, ci tot timpul. 

Ce insemna acest lucru? Iti iei o foaie de hartie si notezi pe ea tot ce faci pe parcursul unei zile. Cand incepi sa faci ceva notezi ce ai inceput sa faci, iar imediat dupa, noteaza si ora, cand treci la altceva, noteaza din nou ora. Poti sa mai adaugi o coloana in care sa pui durata totala. Sa nu cazi in capcana de a lasa lucurile aparent, fara importanta, nemonitorizate. Noteaza tot ceea ce faci. TOTUL! O sa ai o revelatie. Incerca acest lucru macar o zi. Daca te tin nervii, chiar doua, trei zile. Relatia fiecaruia dintre noi cu timpul este una intima, fiind lucruri pe care numai noi le cunoastem. Intra in discutie aici si viteza ta de lucru pe anumite sarcini sau din contra, lucrurile care iti consuma timp foarte mult. Concret, facand aceasta automonitorizare, dai raspunsuri realiste. Este pasul real catre un time management veritabil. Intrebarile la care vei avea raspunsuri adevarate sunt:

1. Cat timp iti ia sa faci fiecare lucru, pe care il ai de facut?
2. Cat timp iti citesti e-mailul?
3. Cat timp vorbesti la telefon?
4. Ce rezultat are fiecare lucru pe care il faci?
5. Care sunt sarcinile care iti consuma timp?
6. Cate lucruri neprevazute apar intr-o zi?
7. Cat timp iti ia sa faci aceste lucruri?
8. Care sunt lucrurile pe care le faci foarte repede?
9. Cat timp iti ocupa sarcinile importante?
10. Ai sarcini fixe care se repeta in fiecare zi?
11. Cat timp iti consuma acestea?

Lista poate continua. Raspunzandu-ti la aceste intrebari, ai o idee ferma asupra sarcinilor pe care le faci intr-o zi. A fost surprinzator pentru mine sa vad cate lucruri faceam intr-o zi, fara sa ma fi gandit serios la acele lucruri. Cand revezi aceasta lista seara, este ca si cum ai citi o poveste. Vei constata lucruri uimitoare, lucruri la care nu te-ai gandit.

Formula clasica de time management este aceea in care tu completezi niste formulare, cu ce functioneaza, cu ce nu functioneaza, cu hotii de timp, si asa mai departe. Asta, cu tot respectul pentru cei care le propun, nu sunt solutii, pentru ca nu actioneaza asupra persoanei, lucreaza din nou cu generalitati, scapand din vedere multe lucruri mici pe care le ai de facut intr-o zi, lucruri de care nu-ti dai seama decat daca te automonitorizezi. Poti raspunde la intrebarile de mai sus, cu ce functioneaza si ce nu insa numai dupa ce te-ai automonitorizat la modul serios.

Te vei minti singur, daca-ti vei da cu parerea fara sa-ti faci automonitorizarea. Pot fi efecte, insa numai pe termen scurt. Practic vei incerca sa vindeci actionand asupra efectului, nu asupra cauzei.

3. Cum organizez sarcinile? 


Cum stii tu mai bine. Acesta ar fi raspunsul corect. Dupa cei vei avea o relatie transparenta cu timpul tau, cu ceea ce ai de facut intr-o zi, organizarea lor va fi floare la ureche. Te vei simti stapan pe tine, pe timpul tau si pe eficienta ta. Pana la urma, atunci cand vorbim de timp vorbim despre ceea ce ai de facut, si despre sarcinile tale, iar cand vorbim de sarcini, trebuie sa vorbim si despre rezultatele pe care le ai, de urgenta lor sau de importanta lor. Avand o viziune clara asupra sarcinilor, cu siguranta vei fi capabil sa ti le organizezi. Vei gasi si solutii pentru fiecare dintre probleme. 

Vei ajunge probabil la concluzia, ca pe unele dintre ele trebuie sa le delegi, iar ca la unele dintre ele trebuie sa renunti. Pentru unele dintre sarcini, va trebui sa gasesti solutii tehnice, sa le rezolvi mai rapid, sau trebuie sa te instruiesti sa le rezolvi mai rapid. Pentru e-mail, telefoane, web, intalniri, vei aloca timpul cuvenit. Daca-si inchipui ca esti un superman care rezolva totul, indiferent de volum, te inseli. Vei ajunge in spital, vei claca sau iti vei schimba jobul. Solutia este dupa cum vedeti, la voi, nu la ceilalti. Si revin pentru punctare, totul va fi in zadar daca nu incepi cu o automonitorizare.

4. Metode de organizare 


Si aici am un raspuns. Nu exista o metoda unica, nu exista metoda cea mai buna. Exista metoda cea mai buna pentru tine, exista o metoda care cu siguranta ti se va potrivi. Testeaza permanent, pana gasesti calea care si se potriveste. Ce functioneaza in cazul cuiva, nu va functiona neaparat in cazul tau. O sa ajungi la un moment dat sa ai propria ta metoda. Cele mai folosite metode din care poti alege pe le poti modifica, sau le poti mixa sunt:

1. Lista cu sarcinile pe care le ai de facut (listarea lor de dimineata)
2. Organizarea lor in outlook
3. Folosirea unui soft in acest sens
4. Organizarea sarcinilor pe urmatoarele categorii:
a. urgent si important
b. urgent, dar mai putin important
c. mai putin urgent si important
d. mai putin urgent si mai putin important

5. Organizarea lor dupa tipul de actiune
a. e-mailuri
b. telefoane
c. intalniri
d. adrese
e. scrisori
f. intocmire documente
g. sarcini specifice jobului tau (enumerate)

6. Clasica agenda, in care iti treci lucrurile pe care le ai de facut
7. Forma tabelara pe prioritati pe un flipchart
8. Postituri de diferite culori care sa te ajute la o vizualizare rapida
9. Taskuri pe telefon
10. Un organizer online (google are unul)
11. etc.

Analizeaza aceste metode si vezi ce este mai eficient in cazul tau. Poti merge pe o formula, poti merge pe mai multe variante, poti realiza un mix sau poti pleca de la una din metode, sa ti-o adaptezi tie si activitatilor tale.

Eu, de exemplu, folosesc un xls. Scriu in el tot ce am de facut, organizat pe zile. Merg in el si-mi notez lucrurile pe care le am de facut maine, poimaine sau peste o saptamana. In partea de jos a fiecarei pagini am fixate acele taskuri importante, pe care nu trebuie sa le scap din vedere. In fiecare dimineata deschid aceasta pagina, mai notez in ea, vizualizez si lista din ziua anterioara, adaug pe ea ce a ramas nefacut sau pun pentru alta zi, apoi printez lista. Cand am multe de facut, notez in dreptul lor cifre de la 1 la 4 care reprezinta prioritatea, constient fiind ca nu am cum sa le fac pe toate. Apoi incep lucrul, am un marker langa lista si dau cu markerul pe sarcina indeplinita. La mine functioneaza si ma declar mai mult decat satisfacut de aceasta metoda. Este o metoda pe care nu am gasit-o scrisa undeva, este o metoda care mi se potriveste. La fel si tu iti poti crea propria ta metoda.

Atentie, in tot acest demers al organizarii sarcinilor sunt importante urmatoarele lucruri:

1. Automonitorizarea
2. Prioritatea numarul 1: Prioritizarea Prioritatilor
3. Invata sa spui nu! 

Inca un lucru pe care as dori sa-l precizez, daca in automonitorizarea ta ai constatat ca sunt multe lucruri neprevazute care apar, inseamna ca nu stai bine la planificare. Cu alte cuvinte problema nu este neprevazutul ci incapacitatea de a anticipa, prin urmare trebuie sa lucrezi si la acest aspect.


Scris de Marian Rujoiu
Trainer Extreme Training, The way to excellence
www.traininguri.ro  
______________

Pe siteul www.traininguri.ro  se gasesc informatii despre cursurile deschise organizate de Extreme Training in urmatoarea perioada.  Trainingurile prezentate pot fi accesate atat de companii, cat si de persoane fizice.

Extreme Training iti ofera Excelenta in Vanzari, Negociere, Comunicare in Afaceri, Manipulare, Motivare Non-Financiara, Dezvoltare Manageriala, Comunicare Organizationala, Dezvoltare personala, Leadership, Management de Proiect, Time Management, Coaching si Teambuilding.