Cum comunicam schimbarea?

Scris de Marian Rujoiu
Trainer Extreme Training, The way to excellence
www.traininguri.ro  


Cum procedeaza managerii cel mai des? 

Orice companie trece periodic prin schimbari: schimbari de sarcini, schimbari tehnologice, schimbari de sefi, schimbarea sediului de lucru, etc. Cel mai adesea managerii nu stiu cum sa comunice schimbarea.  

Exemplu:
Luam exemplul real al evolutiei unui ziar, care a trecut printr-o perioada de schimbari tehnologice. Mai exact, este vorba de momentul in care masinile de scris sunt inlocuite de calculatoare. Redactia ziarului este „dezorientata”. Aceasta schimbare tehnologica este vitala, mai toate ziarele trec prin ea, iar pentru a ramane competitivi aceasta schimbare este vitala. Angajatii ziarului sunt de diferite varste, incepand de la 20 de ani pana la 55 de ani.  

Managerul discuta cu departamentul administrativ, iar intr-o zi decide inlocuirea masinilor de scris cu PC-uri. Se gandeste chiar ca va face o surpriza placuta. El asteapta bucuros intoarcerea oamenilor din teren. In jur de ora 6 pm oamenii se intorc din teren, iar la ora 6.30 toata redactia este convocata la sedinta. 

In cadrul sedintei managerul formuleaza urmatoarele mesaje: 

1.Incepand de astazi lucrurile nu vor mai fi la fel.
2. Am schimbat masinile de scris cu calculatoarele!
3. Era o schimbare necesara, o schimbare tehnologica ce ne va mari viteza de lucru.
4. Uitati de masinile de scris hodorogite si priviti la aceste minunate calculatoare.
5. Intram intr-o noua era, nimic nu va  mai fi la fel.
 
Oamenii raman fara cuvinte. Pe fetele lor nu apare bucuria asteptata de manager. Cei 9 oameni din cadrul redactiei primesc vestea. Paradoxal, in ciuda faptului ca schimbarea era necesara si buna totodata, ei ii comunica managerului ca au inteles si se aseaza in fata noilor „masini de scris”, a calculatoarelor. Ei au parte de un mini training in care li se explica faptul ca aceste calculatoare sunt total diferite de masinile de scris. Practic, nimic nu mai este la fel. Oamenii incep sa lucreze sfiosi pe ele cu gandul insa la traditionalele masini de scris. Unii dintre ei aveau 20 de ani de cand lucrau  cu masinile de scris.  

Dupa o luna de zile, patru angajati din cei noua isi dau demisia. Presa nu mai era ceea ce stiau ei. Ceilalti 5 ramasi in redactie parca se posomorasera. La 3 dintre ei le scazuse inexplicabil calitatea materialelor scrise. Parca nu mai erau incarcate de atata suflet. Are loc o discutie cu managerul in care ei sunt intrebati ce se intampla. Acestia nu pot oferi o explicatie, singura plauzibila fiind faptul ca ei nu mai sunt atat de inspirati de PC asa cum erau de masina de scris. 

Povestea continua, iar redresarea ziarului se realizeaza in aproape un an de zile. Vorbim numai de o redresare, in sensul ca jumatate din echipa era una noua, iar calitatea materialelor era una mediocra.  

Unde s-a gresit?

Probabil este clar pentru fiecare dintre noi ca schimbarea era necesara. Unde s-a gresit? Cum s-ar fi putut face astfel incat oamenii sa nu-si dea demisia, iar schimbarea sa aiba un impact pozitiv. 

Felul in care comunicam schimbarea este mai importanta decat schimbarea in sine, indiferent de marimea sau de importanta schimbarii. Majoritatea managerilor, de altfel, de buna credinta, aleg sa comunice schimbarea intr-un mod care nu poate fi primit cu bucurie. Fie ca acceptam sau nu, schimbarile, cel putin initial, nu sunt acceptate.

Fiecare dintre noi manifesta o rezistenta marita la schimbare. Ne obisnuim cu anumite lucruri, iar schimbarea lor nu ne bucura, ba din contra. De cele mai multe ori eficienta  sau necesitatea nu sunt argumente care conving. Plecand de la obiceiurile cele mai simple pana la cele mai complicate, preferam sa le pastram. Stim de cele mai multe ori ca obiceiurile noastre nu sunt „sanatoase”, ele insa sunt ale noastre si dorim pastrarea lor. Fie ca e vorba sa ne schimbam biroul de lucru, locuinta, serviciul, ora de trezire, sarcinile de la serviciu sau orice alta schimbare,  acestea ne creeaza un disconfort. Greseala manageriala este situatia in care managerul prezinta schimbare drept  ceva „total diferit”, „nimic la fel”.  


Cum ar trebui sa procedam astfel incat trecerea peste schimbare sa fie una cat mai usoara? 

In procente, numai maxim 20% dintre oameni cauta permanent schimbari. Acestia vor accepta intotdeauna schimbarile si le vor considera noi provocari. Parerea noastra despre noi este ca suntem deschisi la nou, ca ne plac schimbarile. In realitate insa, schimbarile ne modifica un ritm al vietii cu care ne-am obisnuit. De exemplu, cunosc foarte multi contabili care nu au acceptat programele informatice. Ei prefera in continuare sa lucreze cu pixul, iar daca vine vorba de facut ceva la calculator: „sa le faca altcineva”. 

Pentru a comunica eficient o schimbare cu cat mai putine pierderi trebuie reformulat mesajul schimbarii. Limbajul este prima cale la care trebuie sa apelam. Este cel mai usor de folosit si cel mai eficient totodata. Indiferent de schimbare trebuie sa „inmuiem” efectele ei cat mai mult posibil, trebuie sa realizam trecerea de  „babaul pe care nu-l cunoasteti, total diferit de ce-a fost” la „acelasi babau imbunatatit”.  

Trebuie sa facem trecerea de la: 

- de la total diferit – la – aproape la fel
- de la totul se va schimba – la – totul va ramane la fel
- de la schimbare – la -  imbunatatire
- de la trebuie sa va schimbati – la – trebuie sa ne adaptam
- de la intram intr-o noua era –la- continuam munca noastra
 

Practic, schimbarea trebuie comunicata ancorand-o in ceea ce exista in momentul respectiv. Oamenii accepta schimbarea daca li se explica ca avem de-a face cu o continuare a ceea ce facem. In discursul nostru trebuie sa se regaseasca toate punctele comune. Cu cat vor fi gasite mai multe legaturi intre ceea ce a fost si ceea ce urmeaza cu atat schimbarea va fi perceputa ca o continuare a ceea ce a fost. „Noua era” si „total diferit” „nimic la fel” nu sunt mesajele care conving. Acestea sunt mesajele care asigura ca schimbarea va avea „pagubele cele mai mari posibile”. Nu este vorba de a pacali, ci de a umaniza mesajul si de a intelege ca oamenii sunt rezistenti la schimbare.   

Toata explicatia de mai sus se reduce la un lucru foarte simplu: Atunci cand comunicam o schimbare trebuie sa punctam inainte de toate ce ramane la fel, iar lucrurile care se schimba total trebuie explicate ca o continuare a ceea ce a fost.  Cu cat vor fi punctate mai multe lucruri care raman la fel cu atat sansa ca oamenii sa perceapa pozitiv creste. 

Reintorcandu-ne la ziar, cele 5 mesaje cadru pot fi reformulate in felul urmator: 

1. Incepand de astazi lucrurile se vor imbunatati.
2. Vom folosi masini de scris mai eficiente!
3. Veti putea scrie materiale mai usor. Veti avea ocazia sa imbunatatiti ideile scrise intr-un mod placut.
4. Masinile de scris vor ramane in aceste birouri sa ne aminteasca de istoria noastra.
5. In sfarsit tehnologia ne va permite sa punem in practica mai usor ideile noastre.
 

Dialogul continua, iar schimbarile vor fi percepute ca imbunatatiri. Nu se mai intra cu „violenta” in obiceiurile oamenilor, ci li se explica ca obiceiurile lor vor fi mentinute. Li se va explica oamenilor pana in cel mai mic detaliu cat de asemanatoare sunt lucrurile (cele noi cu cele vechi): literele sunt asezate la fel pe tastatura, ceea ce scrii se va vedea tot in fata, se va lucra la aceleasi birouri, fiecare isi va pastra directia redactionala. Comunicarea schimbarii va fi astfel mai lejera amintindu-se si alte lucruri care raman la fel (chiar daca nu au legatura cu schimbarea).  Lucrurile explicite vor fi verbalizate atenuandu-se impactul schimbarii: programul va ramane la fel, vom trata aceleasi subiecte, machetarea ziarului va fi aceeasi.  

Sunt strategii si mai complexe de implementare a unei strategii in cadrul unei organizatii pe care le tratam in trainingurile noastre de management, schimbare si performanta. 

Punctual, in acest articol, mi-am propus sa atrag atentia asupra unei greseli manageriale foarte des intalnita. Acesta greseala manageriala vine si pe fondul in care leaderul vrea sa transmita o noua viziune, uneori „revolutionara”.  Poti transmite, dupa cum am observat si viziunea revolutionara, folosind insa un limbaj mai moderat, cu mesajul „aproape la fel”. 

Folosind strategia prezentata dai sansa oamenilor sa accepte schimbarea mai usor si sa se adapteze cat mai rapid posibil. Este un detaliu minor, efectele lui sunt insa majore, uneori hotaratoare pentru viitorul organizatiei. 
 
__________

In urmatoare perioada Extreme Training organizeaza un program de Management si Leadership. Cu Extreme Training ai ocazia sa vezi rezultate. Viziteaza www.traininguri.ro afla detalii, profita de sistemele de discount si inscrie-te.  

Alege Excelenta! Alege Extreme Training! Alege sa fii mai bun!
Extreme Training, the way to excellence
 
www.traininguri.ro   - cursuri, traininguri
www.negociatorul.ro - resurse gratuite negociere
www.marian-rujoiu.ro – blog Marian Rujoiu
www.expert-teambuilding.ro - team Building pentru companii
http://blog.traininguri.ro - resurse Vanzari, management, negociere, doc utile, consultanta online