Hotararea CSSPP nr. 12/2009 - aprobarea Normei nr. 9/2009 privind cunoasterea clientelei in scopul prevenirii spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism in sistemul de pensii private

Avand in vedere prevederile art. II alin. (5) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 53/2008 privind modificarea si completarea Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism,
in temeiul dispozitiilor art. 16, art. 23 lit. f) si art. 24 lit. o) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 50/2005 privind infiintarea, organizarea si functionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 313/2005,

Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private emite urmatoarea hotarare:

Art. 1. — Se aproba Norma nr. 9/2009 privind cunoasterea clientelei in scopul prevenirii spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism in sistemul de pensii private, prevazuta in anexa care face parte integranta din prezenta hotarare.
Art. 2. — Prezenta hotarare si norma mentionata la art. 1 se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, si pe site-ul Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private (www.csspp.ro).
Art. 3. — Directia secretariat, directorul general si Directia reglementare vor urmari ducerea la indeplinire a prevederilor prezentei hotarari.

Presedintele Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private,
Mircea Oancea
Bucuresti, 14 aprilie 2009.
Nr. 12.

ANEXA

NORMA nr. 9/2009 privind cunoasterea clientelei in scopul prevenirii
spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism in sistemul de pensii private

In temeiul dispozitiilor art. 16, art. 23 lit. f) si art. 24 lit. o) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 50/2005 privind infiintarea, organizarea si functionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 313/2005,
In baza prevederilor art. II alin. (5) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 53/2008 privind modificarea si completarea Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism,
avand in vedere prevederile Legii nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale Legii nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare,
Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, denumita in continuare Comisie, emite prezenta norma.

CAPITOLUL I
Dispozitii generale

Art. 1. — (1) Prezenta norma se aplica administratorilor de fonduri de pensii private, in nume propriu si pentru fondurile de pensii private pe care le administreaza, precum si agentilor de marketing autorizati/avizati in sistemul pensiilor private, denumiti in continuare administratori si, respectiv, agenti de marketing.
(2) Administratorii/agentii de marketing sunt obligati ca in desfasurarea activitatii lor sa adopte masuri adecvate de prevenire a spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism si, in acest scop, pe baza de risc, aplica masuri-standard, masuri simplificate sau masuri suplimentare de cunoastere a clientelei.
Art. 2. — (1) Termenii si expresiile utilizate in prezenta norma au semnificatia prevazuta in Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, cu modificarile si completarile ulterioare, denumita in continuare Legea nr. 656/2002, in Hotararea Guvernului nr. 594/2008 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, semnificatia prevazuta la art. 2 din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificarile si completarile ulterioare, denumita in continuare Legea nr. 204/2006, precum si la art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, denumita in continuare Legea nr. 411/2004.
(2) De asemenea, in intelesul prezentei norme, in cazul in care administratorii/agentii de marketing actioneaza in numele unui fond de pensii, si nu in nume propriu, prin client se intelege participantul la acel fond de pensii.

CAPITOLUL II
Organizarea activitatii de prevenire si combatere
a spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism

Art. 3. — in scopul asigurarii desfasurarii activitatii in conformitate cu cerintele Legii nr. 656/2002, ale Hotararii
Guvernului nr. 594/2008 si ale prezentei norme, administratorii/agentii de marketing persoane juridice au
obligatia sa intocmeasca, sa stabileasca si sa aplice politici, proceduri, mecanisme si masuri adecvate in materie de cunoastere a clientelei, de raportare, de pastrare a evidentelor, de control intern, evaluare si gestionare a riscurilor, pentru a preveni si impiedica implicarea administratorului/agentului de marketing persoana juridica in operatiuni suspecte de spalare de bani si de finantare a actelor de terorism.
Art. 4. — (1) Comisia este in drept sa verifice politicile si procedurile elaborate in aplicarea art. 3.
(2) Comisia este indreptatita sa solicite modificarea politicilor si a procedurilor emise de administratori/agenti de marketing persoane juridice in situatia in care acestea nu reflecta prevederile prezentei norme si ale legislatiei in vigoare.
Art. 5. — (1) Politicile si procedurile de cunoastere a clientelei elaborate de fiecare administrator/agent de marketing persoana juridica trebuie sa corespunda naturii, volumului, complexitatii si intinderii activitatii acestora si sa fie adaptate la gradul de risc asociat categoriilor de clienti pentru care acesta presteaza servicii.
(2) in scopul prevazut la alin. (1), politicile si procedurile de cunoastere a clientelei trebuie sa includa cel putin urmatoarele elemente:
a) proceduri de identificare si de monitorizare permanenta a clientilor pentru incadrarea acestora in categoria de clientela corespunzatoare, respectiv pentru trecerea dintr-o categorie de clientela in alta;
b) continutul masurilor-standard, masurilor simplificate si al masurilor suplimentare de cunoastere a clientelei pentru fiecare dintre categoriile de clientela si de produse ori tranzactii supuse acestor masuri;
c) proceduri de monitorizare permanenta a operatiunilor derulate de clienti, in scopul detectarii tranzactiilor neobisnuite si a tranzactiilor suspecte;
d) modalitati de abordare a tranzactiilor si a clientilor in si/sau din jurisdictiile care nu impun aplicarea de proceduri de cunoastere a clientelei si de pastrare a evidentelor referitoare la aceasta, echivalente cu cele prevazute in Legea nr. 656/2002, si in Hotararea Guvernului nr. 594/2008, in cazul in care aplicarea acestora nu este supravegheata de o maniera echivalenta celei reglementate prin legislatia precizata;
e) modalitati de intocmire si pastrare a evidentelor corespunzatoare, precum si stabilirea accesului la acestea;
f) proceduri de verificare a modului de implementare a politicilor si procedurilor elaborate si de evaluare a eficientei acestora;
g) standardele pentru angajare si programe de pregatire a personalului in domeniul cunoasterii clientelei;
h) procedurile de raportare interna si procedurile de raportare catre autoritatile competente.
Art. 6. — Administratorii/agentii de marketing persoane juridice au obligatia de a desemna printr-un act intern una sau mai multe persoane care au responsabilitati in aplicarea prevederilor legale referitoare la prevenirea si combaterea spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism, ale caror nume vor fi comunicate, conform modelului prevazut in anexa la Regulamentul de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, aprobat prin Hotararea Guvernului nr. 594/2008, Comisiei si Oficiului National pentru Prevenirea si Combaterea Spalarii Banilor, denumit in continuare Oficiu, impreuna cu natura si limitele responsabilitatilor mentionate.
Art. 7. — (1) Actul intern prevazut la art. 6 va fi depus in copie direct la sediul Comisiei si al Oficiului sau prin intermediul serviciilor postale, cu confirmare de primire, in termen de 5 zile lucratoare de la data emiterii.
(2) Numele, functia ocupata si responsabilitatile stabilite pentru persoanele mentionate la art. 6 vor fi comunicate
Comisiei si Oficiului in termen de 30 de zile calendaristice de la data intrarii in vigoare a prezentei norme.
(3) Orice schimbare sau inlocuire a angajatilor mentionati la art. 6 va fi notificata Comisiei si Oficiului in termen de 15 zile calendaristice de la data respectivei modificari.
(4) Persoanele desemnate conform art. 6 raspund pentru indeplinirea sarcinilor stabilite in aplicarea Legii nr. 656/2002 si a prezentei norme. in indeplinirea sarcinilor stabilite, aceste persoane vor avea acces direct si permanent la toate evidentele intocmite de administratori/agenti de marketing in conformitate cu prevederile prezentei norme si cu celelalte prevederi legale incidente.
Art. 8. — (1) Administratorii/agentii de marketing persoane juridice trebuie sa asigure instruirea corespunzatoare a angajatilor cu privire la prevenirea si combaterea spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism.
(2) Administratorii/agentii de marketing persoane juridice vor comunica tuturor angajatilor politicile si procedurile de prevenire si combatere a spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism.

CAPITOLUL III
Masuri-standard de cunoastere a clientelei

Art. 9. — (1) in aplicarea dispozitiilor art. 9 alin. (1) lit. b)—d) din Legea nr. 656/2002, administratorii/agentii de marketing au obligatia de a aplica masurile-standard de cunoastere a clientelei.
(2) Administratorii/agentii de marketing au obligatia de a revizui masurile-standard de identificare a clientului in momentul in care apar suspiciuni asupra acestuia in cursul desfasurarii
operatiunilor.
Art. 10. — (1) Masurile-standard de cunoastere a clientilor persoane fizice au in vedere obtinerea cel putin a urmatoarelor informatii:
a) numele si prenumele;
b) data si locul nasterii;
c) codul numeric personal, seria si numarul actului de identitate sau, daca este cazul, un alt element unic de
identificare similar;
d) domiciliul si, daca este cazul, resedinta;
e) numarul de telefon, fax, adresa de posta electronica, dupa caz;
f) nationalitatea;
g) ocupatia si, dupa caz, denumirea angajatorului ori natura activitatii proprii;
h) functia publica importanta detinuta, daca este cazul.
(2) Verificarea identitatii clientului se realizeaza pe baza documentelor din categoria celor mai greu de falsificat sau de obtinut pe cale ilicita sub un nume fals, cum sunt documentele de identitate, emise de o autoritate oficiala, care sa includa o fotografie a titularului.
Art. 11. — Administratorii/agentii de marketing vor aplica masurile-standard de cunoastere a clientelei tuturor clientilor noi, precum si, cat mai curand posibil, in functie de risc, in cazul tuturor clientilor existenti

CAPITOLUL IV
Masuri simplificate de cunoastere a clientelei

Art. 12. — (1) Administratorii/agentii de marketing vor aplica masurile simplificate de cunoastere a clientelei in cazul actelor de aderare la fondurile de pensii, precum si in alte cazuri si conditii care prezinta risc scazut in privinta spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism, prevazute de lege sau de reglementarile emise in aplicarea legii.
(2) in cazul clientilor care au calitatea de participanti repartizati aleatoriu la un fond de pensii administrat privat se vor aplica masuri simplificate de cunoastere a clientelei, pe baza referintelor de identitate transmise de catre institutia de evidenta.
(3) Masurile simplificate de cunoastere a clientelei trebuie sa includa obtinerea de suficiente informatii despre clienti, dupa caz, referinte de identitate, care sa asigure administratorilor/ agentilor de marketing legitimitatea incadrarii clientilor in categoria de clientela cu grad scazut de risc de spalare a banilor si de finantare a terorismului conform legislatiei, monitorizarea operatiunilor acestora pentru detectarea tranzactiilor suspecte si
stabilirea unei proceduri care sa permita actualizarea si adecvarea informatiilor detinute despre clienti, astfel incat administratorii/agentii de marketing sa se asigure ca acestia se mentin in respectiva categorie de clientela.

CAPITOLUL V
Masuri suplimentare de cunoastere a clientelei

Art. 13. — (1) Administratorii/agentii de marketing sunt obligati sa aplice, pe langa masurile-standard de cunoastere a clientelei, pe baza de risc, masuri suplimentare de cunoastere a clientelei in toate situatiile care, prin natura lor, pot prezenta un risc sporit de spalare a banilor sau de finantare a actelor de terorism.
(2) Administratorii/agentii de marketing aplica masurile suplimentare de cunoastere a clientelei si in alte cazuri decat cele prevazute la art. 121 alin. (1) din Legea nr. 656/2002, care, prin natura lor, prezinta un risc sporit de spalare a banilor sau de finantare a actelor de terorism.
Art. 14. — Administratorii/agentii de marketing trebuie sa detina urmatoarele informatii cu privire la clientii care prezinta risc sporit:
a) tara de origine a clientului;
b) functia publica sau functia importanta detinuta;
c) tipul de activitate desfasurata de catre client;
d) sursa fondurilor clientului;
e) alti indicatori de risc.
Art. 15. — Administratorii/agentii de marketing vor acorda o atentie sporita tranzactiilor cu persoane din jurisdictii care nu beneficiaza de sisteme adecvate de prevenire si combatere a spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism.

CAPITOLUL VI
Pastrarea inregistrarilor si obligatii de raportare

Art. 16. — (1) in aplicarea dispozitiilor art. 13 alin. (1) din Legea nr. 656/2002, administratorii/agentii de marketing persoane juridice au obligatia de a pastra cel putin copii ale documentelor de identitate ale clientilor sau referinte de identitate in cazul procedurii de repartizare aleatorie a participantilor.
(2) Administratorii/agentii de marketing persoane juridice sunt obligati sa aiba proceduri interne si sa dispuna de sisteme care sa le permita transmiterea prompta, la solicitarea Oficiului, respectiv la solicitarea Comisiei si/sau a organelor de urmarire penala, a informatiilor privind identitatea si natura relatiei pentru clientii specificati in solicitare cu care sunt in relatii de afaceri sau cu care au avut o relatie de afaceri in ultimii 5 ani anteriori solicitarii, informatii ce trebuie pastrate pentru o perioada de 5 ani de la efectuarea fiecarei operatiuni, intr-o forma corespunzatoare.
Art. 17. — (1) Administratorii/agentii de marketing trebuie sa identifice tranzactiile sau tipurile de tranzactii suspecte efectuate in numele clientilor lor.
(2) in cazul in care administratorii/agentii de marketing au suspiciuni ca o operatiune care urmeaza a fi efectuata are ca scop spalarea banilor sau finantarea actelor de terorism, acestia vor transmite de indata Oficiului si Comisiei rapoarte de tranzactii suspecte.
(3) Administratorii/agentii de marketing au obligatia de a nu transmite, in afara conditiilor prevazute de lege, informatiile detinute in legatura cu spalarea banilor si finantarea actelor de terorism si de a nu avertiza clientii implicati sau alte terte persoane despre faptul ca o raportare privind o tranzactie suspecta sau informatii aferente acesteia au fost/vor fi inaintate Comisiei si Oficiului.
Art. 18. — Clauzele de confidentialitate din contracte, legislatia sau prevederile privind secretul profesional nu pot fi invocate pentru a restrictiona obligatia administratorilor/agentilor de marketing de a raporta tranzactiile suspecte.
Art. 19. — Administratorii/agentii de marketing sunt obligati sa utilizeze formularele de raportare elaborate de Oficiu.

CAPITOLUL VII
Dispozitii tranzitorii

Art. 20. — (1) Administratorii/agentii de marketing persoane juridice care functioneaza la data intrarii in vigoare a prezentei norme vor transmite Comisiei politicile si procedurile de cunoastere a clientelei prevazute la cap. II, in termen de cel mult 90 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei norme.
(2) Administratorii/agentii de marketing persoane juridice au obligatia sa notifice Comisiei in situatia in care acestia aduc modificari procedurilor si politicilor interne de cunoastere a clientelei, in termen de 10 zile de la data respectivei modificari.
Art. 21. — Administratorii/agentii de marketing vor aplica masurile de cunoastere a clientelei prevazute de Legea
nr. 656/2002, de Hotararea Guvernului nr. 594/2008 si de prezenta norma tuturor clientilor existenti, cat mai curand posibil, pe baza de risc, dar nu mai tarziu de un an de la aprobarea la nivelul organelor de conducere ale administratorilor/agentilor de marketing a politicilor si procedurilor de cunoastere a clientelei, elaborate potrivit prevederilor cap. II.

CAPITOLUL VIII
Dispozitii finale

Art. 22. — Termenele prevazute de prezenta norma care expira intr-o zi de sarbatoare legala sau intr-o zi nelucratoare se vor prelungi pana la sfarsitul urmatoarei zile lucratoare.
Art. 23. — Nerespectarea dispozitiilor prezentei norme se sanctioneaza in conformitate cu prevederile legislatiei in vigoare, respectiv art. 81 alin. (1) lit. c), art. 140 alin. (1), art. 141 alin. (1) lit. g), alin. (2)—(4) si (6)—(10) din Legea nr. 411/2004 si art. 38 lit. c), art. 120 alin. (1), art. 121 alin. (1) lit. k), alin. (2)—(4) si (6)—(10) din Legea nr. 204/2006, dupa caz, precum si in conformitate cu prevederile Legii nr. 656/2002.