Ordinul MCSI nr. 500/2009 - Normele pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale

In temeiul dispozitiilor art. 4 alin. (1) pct. 57, ale art. 6 alin. (6) din Hotararea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea si functionarea Ministerului Comunicatiilor si Societatii Informationale, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si ale Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale,

ministrul comunicatiilor si societatii informationale emite prezentul ordin.

Art. 1. — Se aproba Normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale, prevazute in anexa care face parte integranta din prezentul ordin.

Art. 2. — (1) La data intrarii in vigoare a prezentului ordin se abroga Ordinul ministrului comunicatiilor si tehnologiei informatiei nr. 221/2005 privind aprobarea Normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 534 din 23 iunie 2005.
(2) Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.


Ministrul comunicatiilor si societatii informationale,
Gabriel Sandu
Bucuresti, 18 iunie 2009.
Nr. 500.


ANEXA
Norme tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale

Dispozitii generale

Art. 1. — Prezentele norme tehnice si metodologice se aplica activitatii electronice notariale si stabilesc conditiile pentru autorizarea notarilor publici pentru efectuarea actelor notariale in forma electronica, precum si normele de performanta si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor electronice si pastrarea acestora in arhive.

Art. 2. — In sensul prezentelor norme tehnice si metodologice, termenii de mai jos au urmatoarele semnificatii:
a) autoritate — autoritatea de reglementare si supraveghere speciala in domeniu, conform art. 25 din Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica si art. 4 alin. (1) pct. 57 din Hotararea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea si functionarea Ministerului Comunicatiilor si Societatii Informationale, cu modificarile si completarile ulterioare;
b) registru — Registrul notarilor publici autorizati sa efectueze acte notariale in forma electronica, care este constituit si actualizat de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu si care cuprinde datele de identificare si alte informatii necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectueaza acte notariale in forma electronica.

Art. 3. — In cadrul activitatii electronice notariale se utilizeaza certificate calificate, eliberate de furnizori de servicii de certificare care functioneaza in baza Legii nr. 455/2001, acreditati de autoritate, precum si servicii de marcare temporala, furnizate conform Legii nr. 451/2004 privind marca temporala.

Art. 4. — Certificatul calificat utilizat de notarul public in activitatea electronica notariala va contine mentiunea ca acesta a fost eliberat in scopul prestarii activitatii notariale.

Art. 5. — Certificatul calificat emis notarului public va contine informatiile privind biroul notarial, care se refera la:
a) denumirea biroului notarial in cadrul caruia notarul public
isi desfasoara activitatea;
b) sediul biroului notarial, asa cum sunt ele precizate in certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea.

Art. 6. — Inscrierea de catre furnizorii de servicii de certificare a informatiilor prevazute la art. 4 si 5 se face in conformitate cu prevederile art. 18 alin. (4) din Legea nr. 455/2001, in baza certificatului eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea.

Art. 7. — (1) Autorizatia privind activitatea electronica notariala se emite pentru o perioada de 3 ani, cu revizuirea anuala a conditiilor tehnice stabilite la art. 7 alin. (2) lit. b), d),
e), g), h) si j) din Legea nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatilor electronice notariale, precum si a celor prevazute la art. 12 din prezentele norme tehnice si metodologice.
(2) Verificarile se fac de catre:
a) auditori certificati de sisteme informatice, iar rezultatul verificarilor este prezentat autoritatii sub forma de opinie de audit;
b) agentii de omologare agreate de autoritate.

Art. 8. — Autorizatia emisa va avea forma prevazuta in anexa nr. 1 si va fi expusa intr-un loc vizibil in incinta biroului notarial.

Art. 9. — Documentatia ce insoteste cererea de autorizare prevazuta in anexa nr. 2 cuprinde:
a) certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea;
b) scrisoare de bonitate de la banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente si contract de asigurare profesionala pentru activitatea desfasurata;
c) descrierea tehnica a sistemului utilizat; lista dotarilor;
d) certificat de omologare a sistemului informatic;
e) politica de securitate privind activitatea electronica notariala;
f) codul de practici si proceduri dupa care se desfasoara activitatea electronica notariala;
g) lista resurselor umane implicate in exploatarea si administrarea sistemului, cu evidentierea experientei si competentei acestora;
h) cererea de inregistrare in registru; modelul acestei cereri este prevazut in anexa nr. 3.

Art. 10. — (1) Dupa emiterea autorizatiei, autoritatea include datele notarului public in registru si genereaza pentru acesta un cod de identificare format prin alipirea indicativului N, a anului, lunii si datei de incepere a activitatii si a numarului de ordine al
notarului public.
(2) Datele necesare care insotesc cererea de inregistrare in registru sunt prevazute in anexa nr. 4.
(3) Continutul informational si structura registrului sunt prevazute in anexa nr. 5.

Art. 11. — In termen de 30 de zile de la primirea autorizatiei in conditiile art. 7, dar inainte de inceperea activitatii electronice notariale, notarul public va prezenta autoritatii cheia publica aferenta certificatului ce va fi utilizat in aceasta activitate.

Art. 12. — Pentru desfasurarea activitatii electronice notariale, sistemul informatic utilizat trebuie sa indeplineasca cerintele privind:
a) asigurarea securitatii fizice;
b) protectia antivirus;
c) asigurarea unui mecanism de autentificare a utilizatorilor;
d) asigurarea confidentialitatii si integritatii comunicatiilor, a datelor receptionate, transmise si stocate;
e) mentinerea unei arhive electronice locale;
f) mentinerea unui registru automatizat de audit care cuprinde evenimentele legate de utilizarea si administrarea sistemului informatic; aceste informatii vor fi pastrate pentru o
perioada de cel putin 10 ani si in arhiva de siguranta;
g) accesul (eventual pe baze contractuale) la servicii calificate de arhivare electronica de siguranta, unde va fi pastrata o copie a fiecarui act electronic notarial efectuat, o copie a registrului electronic al notarului public, prevazut la art. 25 alin. (1) din Legea nr. 589/2004, precum si o copie a registrului automatizat de audit mentionat la lit. f).

Art. 13. — (1) Serviciile calificate de arhivare electronica utilizate de notarii publici trebuie sa respecte legislatia referitoare la arhivarea documentelor notariale si accesul la acestea, precum si standardele recunoscute in domeniul managementului securitatii informatiei si al managementului inregistrarilor electronice.
(2) Pentru pastrarea sub forma criptata a documentelor in
arhive, notarul public va depune cheia si aplicatia de decriptare la Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania.
(3) Cheia si aplicatia de decriptare vor fi pastrate pe toata durata legala de pastrare a arhivelor. Cheia de decriptare se pastreaza in conditii de securitate corespunzatoare si sub
control dual al accesului.

Art. 14. — Standardele de referinta pentru aprecierea securitatii unui sistem informatic si a sistemului de management al securitatii informatiei sunt ISO/IEC 15408/1999 (partile 1, 2 si 3), respectiv ISO 17799/2000, ultimele versiuni ale acestora sau standarde care le inlocuiesc.

Art. 15. — Pentru verificarea semnatarilor care solicita incheierea actelor notariale in forma electronica, notarul public trebuie sa verifice cel putin urmatoarele:
a) semnatura electronica extinsa a solicitantului se bazeaza pe un certificat calificat valabil, nerevocat si nesuspendat de catre furnizorul de servicii de certificare care l-a eliberat;
b) certificatul semnatarului nu a fost eliberat pe baza unui pseudonim;
c) data si ora semnarii documentului de catre solicitant sunt afisate corect si sunt credibile.

Art. 16. — Incheierea actelor notariale in forma electronica va fi precedata de un avertisment al sistemului informatic asupra operatiunii ce urmeaza a fi efectuata si se va realiza printr-un mecanism care presupune confirmarea expresa a notarului public.

Art. 17. — Incalcarea prevederilor prezentelor norme tehnice si metodologice atrage retragerea autorizatiei.

Art. 18. — Anexele nr. 1—5 fac parte integranta din prezentele norme tehnice si metodologice.

_______

Nota Avocatnet.ro:

- Anexele vi le prezentam ca fisiere atasate.