Noile reglementari privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ, datoriilor si capitalurilor proprii

Prevederile acestui ordin se aplica de catre persoanele juridice prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, adica de catre societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si alte persoane juridice, institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial, persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri, subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, care apartin persoanelor prevazute anterior cu sediul sau domiciliul in Romania, precum si subunitatile fara personalitate juridica din Romania care apartin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul in strainatate.

Toate aceste entitati au obligatia sa emita proceduri proprii privind inventarierea, in baza normelor prevazute in anexa la Ordin care sa fie aprobate de administratorul, ordonatorul de credite sau alta persoana ce are obligatia gestionarii entitatii.

Si persoanele care obtin venituri din activitati independente si care sunt obligate, potrivit legii, sa organizeze si sa conduca evidenta contabila in partida simpla au obligatia sa aplice prevederile prezentului ordin pentru efectuarea inventarierii anuale.

Noul Ordin intra in vigoare in termen de 15 zile de la data publicarii in Monitorul Oficial, ceea ce inseamna ca se va aplica inclusiv pentru inventarierea ce trebuie efecutata la sfarsitul anului 2009.

Entitatile care, potrivit legii contabilitatii, au stabilit exercitiul financiar diferit de anul calendaristic, sunt obligate sa organizeze si sa efectueze inventarierea anuala astfel incat rezultatele acesteia sa fie cuprinse in situatiile financiare intocmite pentru exercitiul financiar stabilit.

Potrivit modificarilor, comisia de inventariere nu mai trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu doua persoane; in cazul in care entitatile nu au niciun salariat, operatiunea de inventariere poate fi efectuata de catre administratori. Totodata, entitatile pot stabili prin proceduri proprii ca la efectuarea operatiunilor de inventariere sa participe si contabilii care tin evidenta gestiunilor respective, insa acestia nu pot face parte din comisia de inventariere.

In ceea ce priveste bunurile apartinand altor entitati (inchiriate, in leasing, in concesiune, in administrare, in custodie, primite in vederea vanzarii in regim de consignatie, spre prelucrare etc.), acestea se inventariaza si se inscriu in liste de inventariere distincte. Aceste liste de inventariere trebuie sa contina informatii cu privire la numarul si data actului de predare-primire si ale documentului de livrare, precum si alte informatii utile. Listele se trimit si persoanei fizice sau juridice, romane ori straine, dupa caz, careia ii apartin bunurile respective, in termen de cel mult 15 zile lucratoare de la terminarea inventarierii, urmand ca proprietarul bunurilor sa comunice eventualele nepotriviri in termen de 5 zile lucratoare de la primirea listelor de inventariere. In caz de nepotriviri, entitatea detinatoare este obligata sa clarifice situatia diferentelor respective si sa comunice constatarile sale persoanei fizice sau juridice careia ii apartin bunurile respective, in termen de 5 zile lucratoare de la primirea sesizarii.

Aceleai prevederi li se aplica si societatilor de leasing care, pentru verificarea exactitatii informatiilor primite, pot intreprinde verificari faptice la locatari, potrivit procedurilor proprii.

In cazul bunurilor apartinand altor entitati, atat entitatile detinatoare ale bunurilor sunt obligate sa efectueze inventarierea si sa trimita spre confirmare listele de inventariere, cat si proprietarii bunurilor sunt obligati sa ceara confirmarea privind bunurile existente la terti.

Neprimirea confirmarii privind bunurile existente la terti nu mai reprezinta confirmare tacita, entitatile fiind obligate sa stabileasca prin procedura ce vor face in astfel de cazuri.

In ceea ce priveste creantele si obligatiile fata de terti, acestea sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise.

Nerespectarea acestei proceduri, precum si refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme si se sanctioneaza potrivit legii; amenda prevazuta de legea contabilitatii referitoare la nerespectarea perevederilor privind efectuarea inventarierii este cuprinsa intre 400 si 5.000 lei.

In noile norme sunt prevazute si metode privind inventarierea titlurilor pe termen scurt si lung; astfel, inventarierea aceastora se efectueaza pe baza documentelor care atesta detinerea titlurilor cum ar fi registrul actionarilor, documentele care au stat la baza achizitiei sau primirii cu titlu gratuit etc.

Prezentul Ordin aduce si modificari privind completarea listelor de inventariere; astfel, completarea acestora poate fi efectuata fie folosind sistemul informatic de prelucrare automata a datelor, fie prin inscrierea elementelor de active identificate, fara spatii libere si fara stersaturi, conform procedurilor interne aprobate. Modelele listelor de inventariere sunt cele prezentate in anexa la Ordinul 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

In situatia in care elementele de natura activelor sunt inventariate prin metode de identificare electronica (de exemplu: cititor de cod de bare etc.), datele fiind transmise direct in sistemul informatic financiar-contabil, listele de inventar pot fi editate direct din sistemul informatic. Se vor edita listele complete cu toate pozitiile inventariate sau in mod selectiv numai pentru acele pozitii, repere unde se constata diferente cantitative sau valorice (deprecieri), dupa caz.

In cazul in care se editeaza liste de inventariere care cuprind numai pozitiile (reperele) la care se constata diferente cantitative sau valorice, listele complete de inventariere se pastreaza pe suport magnetic, pe durata legala de pastrare a documentelor. In astfel de situatii, evaluarea bunurilor in vederea stabilirii eventualelor ajustari se efectueaza prin analiza si evaluarea tuturor elementelor inventariate, nu numai a celor la care s-au constatat diferente cantitative.

Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, in termen de 7 zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entitatii. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, decide asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.

Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in evidenta tehnico-operativa in termen de cel mult 7 zile lucratoare de la data aprobarii procesului-verbal de inventariere de catre administrator, ordonatorul de credite sau persoana responsabila cu gestiunea entitatii.

Completarea registrului-inventar se efectueaza in momentul in care se stabilesc soldurile tuturor conturilor bilantiere, inclusiv cele aferente impozitului pe profit, si ajustarile pentru depreciere sau pierdere de valoare, dupa caz.

Elementele de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii inscrise in registrul-inventar au la baza listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere si situatiile analitice, dupa caz, care justifica continutul fiecarui post din bilant.