Inventarierea patrimoniului unei societati. Ce trebuie sa stii neaparat despre aceasta operatiune?

Potrivit Ramonei Sandu, Accounting Manager al companiei Accace (www.accace.com), prevederile referitoare la inventarierea patrimoniului le regasim in patru acte normative, si anume:

• Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
• Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii;
• Ordinul ministrului finantelor publice nr. 3055/2009 pentru aprobarea Reglementarilor contabile conforme cu directivele europene, cu modificarile si completarile ulterioare;
• Ordinul ministrului finantelor publice nr. 3512/2008 privind documentele financiar- contabile, cu completarile ulterioare

Ramona Sandu a explicat, pentru AvocatNet.ro, ca inventarierea patrimoniului trebuie efectuata de toate persoanele juridice prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, si anume:

• Societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice;
• Institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial;
• Subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul iin strainatate;
• Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevazute in legislatia pietei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat si alte entitati organizate pe baza Codului civil;
• Persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri si care sunt obligate, potrivit legii sa tina contabilitatea in partida simpla.

Entitatile au obligatia sa efectueze inventarierea cel putin o data in cursul exercitiului financiar pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in alte cazuri particulare prevazute de normele legale, cum ar fi:

• la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege;
• ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;
• ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;
• cu prilejul reorganizarii gestiunilor;
• ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora;

"De regula, inventarierea realizata pe parcursul functionarii entitatilor reprezinta inventarierea anuala realizata cu ocazia incheierii exercitiului financiar, avandu-se in vedere si specificul activitatii fiecarei entitati. Cu exceptia inchiderii exercitiului financiar, nu este prevazut un termen concret pentru realizarea inventarierii. In practica insa, entitatile trebuie sa organizeze si sa finalizeze procesul de inventariere astfel incat sa se poata valorifica si inregistra rezultatele acestuia cu ocazia intocmirii situatiilor financiare", precizeaza Ramona Sandu.

Aceasta a specificat ca entitatile care au stabilit exercitiul financiar diferit de anul calendaristic, organizeaza si efectueaza inventarierea anuala astfel incat rezultatele acesteia sa fie cuprinse in situatiile financiare intocmite pentru exercitiul financiar stabilit.

In ceea ce priveste entitatile cu activitate complexa, specialistul Accace a aratat ca bunurile pot fi inventariate si inaintea datei de incheiere a exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare anuale intocmite pentru exercitiul financiar respectiv.

"Rezultatele inventarierii vor fi actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar", puncteaza Sandu.
 

Legea contabilitatii prevede ca raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii.

Pentru efectuarea propriu-zisa a inventarierii, aceste persoane numesc, prin decizie scrisa, comisia sau comisiile de inventariere. Aceasta decizie trebuie sa contina, in mod obligatoriu, cateva elemente:

• componenta comisiei (numele presedintelui si membrilor comisiei),
• modul de efectuare a inventarierii,
• metoda de inventariere utilizata,
• estiunea supusa inventarierii,
• data de incepere si de terminare a operatiunilor.

Trebuie sa stiti ca din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care tin evidenta gestiunii respective si nici auditorii interni sau statutari.

Totusi, potrivit specialistului Accace, entitatile pot stabili prin proceduri interne ca la efectuarea operatiunilor de inventariere sa participe si contabilii care tin evidenta gestiunii respective, fara ca acestia sa faca parte din comisie.

De asemenea, este bine de retinut ca membrii numiti in comisia de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine justificate si numai prin decizie scrisa, emisa de catre cei care i-au numit.

Ramona Sandu precizeaza ca, la entitatile al caror numar de salariati este redus, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana.

"In aceasta situatie, raspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective", subliniaza specialistul Accace.

In cazul in care care entitatile nu au niciun salariat care sa poata efectua operatiunea de inventariere, aceasta se efectueaza de catre administratori.
 

Accounting Managerul Accace a rezumat cateva metode practice de inventariere, conform prevederilor OMFP 2861/2009, pentru diferitele elemente cuprinse in patrimoniul entatii.

Astfel, inventarierea imobilizarilor necorporale se efectueaza prin constatarea existentei si apartenentei acestora la entitatile detinatoare, iar in cazul brevetelor, licentelor, marcilor de fabrica si al altor imobilizari necorporale este necesara dovedirea existentei acestora pe baza titlurilor de proprietate sau a altor documente juridice de atestare a unor drepturi legale.

Inventarierea terenurilor se efectueaza pe baza documentelor care atesta dreptul de proprietate al acestora si a altor documente, potrivit legii.

Cladirile se inventariaza prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate si a dosarului tehnic al acestora.

Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz. Bunurile aflate in ambalaje originale intacte se desfac prin sondaj, acest lucru urmand a fi mentionat si in listele de inventariere intocmite.

Bunurile aflate asupra angajatilor la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariaza si se trec in liste de inventariere distincte, specificandu-se persoanele care raspund de pastrarea lor. In cadrul evidentierii acestora pe formatii si locuri de munca, bunurile vor fi centralizate si comparate cu datele din evidenta tehnico-operativa, precum si cu cele din evidenta contabila.

Bunurile existente in entitate si apartinand altor entitati (inchiriate, in leasing, in concesiune, in administrare, in custodie, primite in vederea vanzarii in regim de consignatie, spre prelucrare etc.) se inventariaza si se inscriu in liste de inventariere distincte. Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie sa contina informatii cu privire la numarul si data actului de predare-primire si ale documentului de livrare, precum si alte informatii utile. Listele de inventariere cuprinzand bunurile apartinand tertilor se trimit si persoanei fizice sau juridice, romane ori straine, dupa caz, careia ii apartin bunurile respective, in termen de cel mult 15 zile lucratoare de la terminarea inventarierii, urmand ca proprietarul bunurilor sa comunice eventualele nepotriviri in termen de 5 zile lucratoare de la primirea listelor de inventariere. In caz de nepotriviri, entitatea detinatoare este obligata sa clarifice situatia diferentelor respective si sa comunice constatarile sale persoanei fizice sau juridice careia ii apartin bunurile respective, in termen de 5 zile lucratoare de la primirea sesizarii.

Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fara miscare ori greu vandabile, comenzi in curs, abandonate sau sistate, precum si pentru creantele si obligatiile incerte ori in litigiu se intocmesc liste de inventariere distincte sau situatii analitice separate.

Creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum si refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme si se sanctioneaza potrivit legii.

Disponibilitatile aflate in conturi la banci sau la unitatile Trezoreriei Statului se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea entitatii. In acest scop, extrasele de cont din ultima zi bancara a exercitiului financiar , puse la dispozitie de institutiile de credit si unitatile Trezoreriei Statului, vor purta stampila oficiala a acestora.

Disponibilitatile in lei si in valuta din casieria entitatii se inventariaza in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, dupa inregistrarea tuturor operatiunilor de incasari si plati privind exercitiul respectiv, confruntandu-se soldurile din registrul de casa cu monetarul si cu cele din contabilitate.

Cele mai importante documente legate de operatiunea de inventariere sunt, potrivit Ramonei Sandu de la Accace:

• Decizia privind organizarea inventariereii – conf.pct. 6 din OMFP 2861/2009;
• Declaratie scrisa a gestionarului- conf. Pct 8 a) din OMFP 2861/2009;
• Lista de inventariere – conf. OMFP nr 3512/2008;
• Procesul verbal privind rezultatele inventarierii – conf. Puntelor 42,43 din OMFP 2861/2009;
• Registrul - inventar – conf punctelor 34,44 si 45 din OMFP 2861/2009 precum si pct. 22 din Anexa 1 la OMFP 3512/2008.

Sandu a explicat ca rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in evidenta tehnico-operativa in termen de cel mult 7 zile lucratoare de la data aprobarii procesului-verbal de inventariere de catre administrator, ordonatorul de credite sau persoana responsabila cu gestiunea entitatii.

Rezultatele inventarierii ( plusuri / minusuri / compensari ) se inregistreaza in contabilitate pe baza Procesului verbal privind rezultatele inventarierii, in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile.

Atentie! Conform art. 41 din Legea nr. 82/1991 actualizata, nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor cu privire la efectuarea inventarierii constituie contraventie (daca fapta nu este savarsita in astfel de conditii incat , potrivit legii sa fie considerate infractiune) si se sanctioneaza cu amenda de la 400 lei la 5000 lei.