Cheltuielile ocazionate de delegarea in interes de serviciu. Ce regim de deductibilitate au?

Articol scris de Suzana Andrei

Cu titlu de exemplu, salariatii pot fi trimisi in deplasare in urmatoarele situatii:

* Incheierea si urmarirea contractelor cu parteneri din alta localitate/tara decat cea in care societatea are sediul;
* Perfectionare profesionala in alta localitate/tara decat cea in care societatea are sediul;
* Pentru societatile care au puncte de lucru/filiale/sucursale, apar situatii in care este necesar ca salariatii sa se deplaseze intre aceste puncte de lucru si/sau sediul societatii;
* Participarea la targuri si expozitii, etc.


In acest context se pune problema cheltuielilor cu deplasarile in tara si in strainatate: prevederi legale aplicabile, regimul fiscal si modul de justificare.

Este obligatorie decontarea de catre societate a cheltuielilor cu delegarea?

Delegarea reprezinta exercitarea temporara, din dispozitia angajatorului, de catre salariat, a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiilor de serviciu in afara locului sau de munca. Delegarea poate fi dispusa pentru o perioada de cel mult 60 de zile si se poate prelungi, cu acordul salariatului, cu cel mult 60 de zile.

Conform prevederilor Codului Muncii, art.43 si 44, "salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil".

Conform prevederilor Contractului Colectiv de Munca Unic la Nivel National, art. 45, "salariatii unitatilor trimisi in delegatie in tara vor beneficia de urmatoarele drepturi:

a) decontarea cheltuielilor de transport si a costului cazarii;

b) diurna de deplasare al carei cuantum se stabileste prin negociere la nivel de ramura, grupuri de unitati sau unitate; nivelul minim al diurnei este cel stabilit prin actele normative ce se aplica la institutiile publice."

Prin urmare, societatea este obligata sa acorde diurna pentru deplasarile interne si/sau externe, in suma minima de 13 lei/zi pentru deplasarile la intern asa cum se va vedea in continuare, salariatiilor trimisi in interes de serviciu intr-o localitate situata la distanta mai mare de 5 km de localitatea in care au locul permanent de munca, daca durata deplasarii este mai mare de 12 ore, precum si sa deconteze cheltuielile de transport si cazare.

Prevederi aplicabile deplasarilor in interiorul Romaniei pentru salariatii din institutiile de stat

Conform prevederilor H.G. 1860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului, cu modificarile si completarile ulterioare, art. 9, "persoana aflata in delegare intr-o localitate situata la o distanta mai mare de 5 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca primeste o indemnizatie zilnica de delegare de 13 lei”.

La art. 9 si 10 se face precizarea "numarul zilelor calendaristice in care persoana se afla in delegare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de delegare. Pentru delegarea cu o durata de o singura zi, precum si pentru ultima zi, in cazul delegarii de mai multe zile, indemnizatia se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore".

Personalul institutiilor publice, delegat de conducerea acestora sa indeplineasca anumite sarcini de serviciu, are dreptul la decontarea cheltuielilor de transport dus-intors, dupa cum urmeaza:

a) cu avionul, pe orice distanta, clasa economica;

b) cu orice fel de tren, dupa tariful clasei a II-a, pe distante de pana la 300 km, si dupa tariful clasei I, pe distante mai mari de 300 km;

c) cu navele de calatori, dupa tariful clasei I;

d) cu mijloace de transport auto si transport in comun, dupa tarifele stabilite pentru aceste mijloace;

e) cu mijloace de transport auto ale unitatilor, daca acestea au asemenea posibilitati, cu incadrarea in consumurile lunare de combustibil, stabilite potrivit legii;

f) cu autoturismul proprietate personala (in acest caz, posesorul autoturismului va primi contravaloarea a 7,5 litri carburant la 100 km parcursi pe distanta cea mai scurta).

Se deconteaza drept cheltuieli de transport si:

a) cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloacele de transport in comun la si de la aeroport, gara, autogara sau port, in cazul in care acestea sunt situate in alta localitate;

b) cheltuielile de transport efectuate in localitatea unde se executa delegarea, cu mijloacele de transport in comun, dus-intors, pe distanta dintre gara, aerogara, autogara sau port si locul delegarii ori locul de cazare;

c) cheltuielile efectuate cu mijloacele de transport in comun, pe distanta dintre locul de cazare si locul delegarii;

d) taxele pentru trecerea podurilor;

e) taxele de traversare cu bacul;

f) taxele de aeroport, gara, autogara sau port;

g) alte taxe privind circulatia pe drumurile publice, prevazute de dispozitiile legale in vigoare.

Persoana trimisa in delegare intr-o localitate situata la o distanta mai mare de 50 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca si in care nu se poate inapoia la sfarsitul zilei de lucru are dreptul la decontarea cheltuielilor de cazare efectuate, pe baza documentelor justificative, in cazul cazarii in structurile de primire turistice, pentru o camera cu pat individual sau, in cazul in care unitatea nu dispune de o astfel de camera, pentru o camera cu doua paturi, a caror clasificare este de maximum 3 stele sau flori. In cazul in care cazarea s-a facut intr-o structura de primire turistica de confort superior celei de 3 stele, se deconteaza numai 50% din tariful de cazare perceput. La stabilirea cheltuielilor de cazare care se deconteaza se iau in considerare taxa de parcare hoteliera, taxa de statiune si alte taxe prevazute de dispozitiile legale in vigoare.
#PAGEBREAK#

In situatia in care personalul aflat in delegare nu se cazeaza in in structurile de primire turistice, cheltuielile de cazare se compenseaza prin plata, pentru fiecare noapte, a sumei de 30 lei.

Prevederi aplicabile deplasarilor in exteriorul Romaniei pentru salariatii din institutiile de stat
Conform H.G. 518 / 1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile si completarile ulterioare, - art. 5 - personalului trimis in strainatate i se acorda:

a) o indemnizatie zilnica in valuta, denumita in continuare diurna, in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana, a celor marunte uzuale, precum si a costului transportului in interiorul localitatii in care isi desfasoara activitatea;

b) o suma zilnica in valuta, denumita in continuare plafon de cazare, in limita careia personalul trebuie sa-si acopere cheltuielile de cazare

La art. 7 din H.G. 518/1995 se precizeaza “diurna in valuta se diferentiaza pe doua categorii si se acorda la nivelul prevazut pentru fiecare tara in care are loc deplasarea”. In anexa la hotarare sunt prevazute nivelurile si deviza pe fiecare tara. Pentru majoritatea tarilor din Uniunea Europeana, printre care Austria, Belgia, Cehia, Cipru, Danemarca, Estonia, Finlanda, Franta, Germania, Grecia, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburg, Malta, Olanda, Polonia, Portugalia, Sudeia, Spania, Ungaria, nivelul minim al diurnei este de 35 euro/zi.

Perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit avandu-se in vedere:

1. momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului la sosirea in tara;
2. momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a forntierei de stat a Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara.


Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore, diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore.

In cazul in care masa se suporta de catre partenerii externi sau este platita de catre angajator, angajatul beneficiaza numai de 50% din diurna.

Plafonul de cazare se acorda la nivelul prevazut pentru fiecare tara in care are loc deplasarea stipulat in anexa la H.G. 518/1995.

Transportul extern se poate efectua cu avionul, trenul sau mijloace auto. Pentru transportul cu mijloace auto se va analiza daca cheltuielile aferente sunt inferioare tarifelor practicate in cazul calatoriei cu avionul sau cu trenul.

Angajatii pot calatori numai la clasa economic, transportul la business class se poate efectua numai cu aprobarea conducerii societatii in situatia in care nu sunt locuri la clasa economica, iar plecarea in delegatie nu poate fi amanata. In cazul transportului cu trenul, angajatii pot calatori numai la la clasa I cu vagon de dormit, un loc in cuseta de 2-4 locuri.

Transportul dus – intors, pe distanta dintre aeroport sau gara si locul de cazare, se face cu mijloace de transport in comun sau cu taxiul si se deconteaza in baza documentelor justificative originale.


Regimul de deductibilitate al cheltuielilor de deplasare


Pentru salariatii din cadrul societatilor comerciale la care drepturile salariale se acorda prin negociere, drepturile banesti pe perioada delegarii in alta localitate, in interesul serviciului, se acorda in conditiile prevazute in contractele colective sau individuale de munca. Totusi trebuie avute in vedere limitarile impuse de Codul Fiscal in privinta deductibilitatii cheltuielilor.

Conform prevederilor Codului Fiscal, art 21, alin 3, lit b, limita maxima in care sunt deductibile fiscal cheltuielile cu indemnizatia de deplasare acordata salariatilor pentru deplasari in Romania si in strainatate este de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice, respectiv 32,5 lei pentru deplasarile in interiorul Romaniei si 87,5 euro pentru deplasarile in majoritatea statelor membre UE.

Cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate, efectuate pentru salariati si administratori, precum si pentru alte persoane fizice asimilate acestora sunt considerate cheltuieli deductibile nelimitat. Calitatea de administrator rezulta din actul constitutiv al contribuabilului sau contractul de administrare/mandat. In sensul art. 21 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal, persoanele fizice asimilate salariatilor cuprind si:

a) directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii;

b) persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care contribuabilul suporta drepturile legale cuvenite acestora.

Astfel, nu este obligatorie raportarea la prevederile legale privind cazarea si transportul aplicabile institutiilor publice insa acestea pot fi luate in considerare pentru protejarea patrimoniului societatii.

Din punct de vedere la impozitului pe venit nu sunt incluse in veniturile salariale si nu sunt impozabile sumele primite de angajati pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare a indemnizatiei primite pe perioada delegarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului.

Totusi, sumele acordate de persoanele juridice fara scop patrimonial si de alte entitati neplatitoare de impozit pe profit (exemplu, societati platitoare de impozit pe veniturile microintreprinderilor) peste limita de 2,5 ori indemnizatia acordata salariatilor din institutiile publice sunt asimilate salariilor in vederea impunerii.

Modul de justificare a indemizatiei de deplasare

Justificarea sumelor in lei si valuta reprezentand drepturile de diurna se face in baza formularelor tipizate prevazute de O.M.F.P. 3512/2008, dupa cum urmeaza :

- Ordin de deplasare (delegatie), cod 14-5-4;

- Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate, cod 14-5-4/a;

- Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe), cod 14-5-5;

- Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale), cod 14-5-5/a

In cazul deplasarilor externe, documentele care atesta perioada pentru care se acorda diurna sunt :

1. biletul de avion, in cazul in care deplasarea se face cu avionul ;
2. biletul de tren, in cazul in care deplasarea se face cu trenul ;
3. copie pasaport cu vizele de iesire si intrare in tara, in cazul deplasarilor in afara U.E.
4. copie a foii de parcurs, in cazul in care deplasarea se face cu autoturismul.

Justificarea sumelor reprezentand transport si cazare se efectueaza dupa caz cu factura fiscala, biletele de avion sau tren, bonul fiscal pentru combustibil, etc. care se anexeaza decontului de cheltuieli mentionat mai sus.
________________
FinExpert Consulting, societate cu capital privat integral romanesc, s-a infiintat in anul 2003 avand ca obiect de activitate consultanta in domeniul financiar-contabil si salarizare si resurse umane. Societatea este membra a Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania (CECCAR). Echipa FinExpert Consulting este formata din consultanti cu experienta, disponibili sa asiste clientii si sa ofere o gama diversificata de servicii. Consultantii au o bogata experienta in domeniul financiar contabil , salarizare si resurse umane.