Arhivarea electronica a documentelor financiar-contabile, posibila in 2013?

Legea actuala reglemeteaza gestionarea documentelor in format electronic, insa are lacune in privinta obligatiei de a pastra arhivele fizice odata ce au fost informatizate. Asta face ca majoritatea contabililor sa lucreze inca dupa metoda traditionala, pierzand mult din eficienta.

„Probabil ca multi profesionisti contabili se gandesc ce ar insemna exercitarea profesiei folosindu-se de toate avantajele pe care le ofera tehnologia informatiei, mergand mai departe de beneficiile obtinute prin utilizarea ERP-urilor (n.a. – enterprise resourse planning) pentru organizarea evidentei contabile. Imaginati-va un control de rambursare a TVA-ului fara nenumarate copii dupa contracte, dosare cu facturi si avize si fara discutii de genul <<Aceasta factura este in original?>> sau <<toate deconturile semnate in original>>.”, spune Ramona Sandu, Accounting Manager in cadrul Accace.

„Pentru a ajunge sa participam la un asemenea control ar trebui sa putem transforma si arhiva in format electronic toate documentele financiar-contabile, fara obligatii aditionale privind arhivele fizice si, de asemenea, ar trebui sa putem transmite aceste arhive organelor de control, astfel incat orice control sa se transforme intr-o simpla discutie cu autoritatile prin care sa se clarifice tratamentele fiscale sau contabile, salvand astfel timp de ambele parti”, adauga Ramona Sandu.

Ce spune legea

In ceea ce priveste clarificarea notiunilor tehnice privind semnatura electronica (marca temporala aplicata documentelor electronice pentru a le oferi valoare legala), regasim urmatoarele reglementari gestionate de Ministerul Comunicatiilor si Securitatii Informatiei:

• Legea 455/2001 privind semnatura electronica
• Hotararea de Guvern 1259/2001 privind aprobarea normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii 455/2001
• Legea 541/2004 privind marca temporala
• Ordinul 492/2009 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii 451/2004

Factura, chitanta si bonul fiscal

Emiterea documentelor in format electronic este prevazuta in articolul 155 din Codul Fiscal, precum si procedura de urmat pentru transmiterea lor catre terti. Inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice este reglementata de Legea 148/2012. Aceasta lege a fost, insa, suspendata pana la 1 ianuarie 2013, din cauza modificarilor necesare infrastructurilor tehnice pentru a indeplini cadrul juridic.

In prezent, legea reglementeaza emiterea si stocarea in format electronic a facturilor, chitantelor si bonurilor fiscale.   

Arhivarea, legiferata doar in domeniul tehnologic

Ce inseamna si cum se realizeaza acreditarea unui administrator al arhivelor electroncie gasim in legislatia privind centrele de date:
• Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica
• Ordinul ministrului MCSI nr. 493/2009 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii 135/2007
• Ordinul ministrului MCSI nr. 489/2009 privind normele metodologice de autorizare a centrelor de date
• Ordinul nr. 585/2011 pentru completarea Ordinului 489/2009

Durata de viata a documentelor fizice

Ordinul 3512/2008 contine prevederi legate de arhivarea si pastrarea fizica a documentelor si registrelor de contabilitate dupa cum urmeaza:

• Statele de salarii se pasreaza timp de 50 de ani
• Registrele si documentele justificative si contabile se pastreaza 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia facturilor aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu prevederile Codului fiscal. Acestea se vor pastra timp de 5 ani dupa expirarea perioadei in care se poate solicita ajutarea deducerii TVA-ului pentru bunurile imobile. Exceptie fac si documentele prevazute in anexa nr. 4  din Ordinul 3512/2008, care se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare (dintre acestea amintim: chitanta, ordinul de deplasare (delegatie), decontul de cheltuieli, NIR, bonuri de consum/predare/ restituire a stocurilor).
• Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
Ordinul 3512/2008 enumera si conditiile in care se pot intocmi, edita si arhiva electronic documentele financiar-contabile.

Acestea se arhiveaza pe suport WORM (Write Once Read Many) si trebuie sa fie semnate de persoana care le intocmeste, in conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.

„Ceea ce nu este foarte clar enuntat in reglementarea privind documentele financiar-contabile este obligativitatea privind pastrarea documentelor in forma fizica din moment ce acestea sunt arhivate electronic. Pana la acest moment nu se intelege daca un agent economic poate distruge documentele fizice daca acestea sunt arhivate electronic in conditiile Legii nr.455/2001. Incepand cu 1 ianuarie 2013 speram sa avem clarificate si aceste semne de intrebare legat de arhivarea documentelor in format electronic, pentru a permite companiilor interesate sa salveze costurile si timpul necesare gestionarii documentelor in format de hartie”, conchide consultantul Accace.