registre in format electronic

Direcţia Comunicare CECCAR
specificari despre Registre contabile în format electronic


Înregistrările contabile sunt ţinute, în mod practic, cu ajutorul softurilor specializate care dau rezultate rapide şi eficiente, iar datele se pot modifica până la faza finală a operaţiunilor.
Însă este suficientă această soluţie? Mai este necesară varianta scrisă a registrului de încasări şi plăţi, precum şi a celui de inventar, şnuruite şi vizate de către organele fiscale teritoriale?
Specialiştii CECCAR răspund acestor probleme în cele ce urmează.
Astfel, referitor la condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic documentele financiar-contabile, Ordinul Ministerului Economiei şi Finanţelor nr. 3512 din 27 noiembrie 2008, privind documentele financiar-contabile, în vigoare de la data de 1 ianuarie 2009, prevede următoarele:
"64. Din punct de vedere al bazei de date, trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a conţinutului documentelor financiar-contabile.
65. Documentele financiar-contabile, care se arhivează pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie să fie semnate de persoana care le întocmeşte, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.
66. Trebuie să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice şi organizatorice care să asigure următoarele cerinţe minimale:
a) confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor;
b) confidenţialitatea şi nonrepudierea tranzacţiilor;
c) confidenţialitatea şi integritatea datelor;
d) restricţionarea, detectarea şi monitorizarea accesului în sistem;
e) restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în cazul unor calamităţi naturale, evenimente imprevizibile, prin:
- arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM, care să permită inscripţionarea o singură dată şi accesarea ori de câte ori este nevoie a informaţiilor stocate;
- înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de calcul, cu aceleaşi caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locaţie.
67. Trebuie să se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control".
Astfel, registrele de încasări şi plăţi şi cel de inventar pot fi ţinute electronic cu condiţia respectării prevederilor de mai sus. Registrele se vor lista/tipări pe hârtie, deoarece acestea trebuie să fie şnuruite, sigilate şi parafate.
În condiţiile conducerii evidenţei contabile în partidă simplă, cu ajutorul tehnicii de calcul, Registrul-jurnal de încasări şi plăţi, parafat şi înregistrat la organul fiscal teritorial se va completa lunar, prin preluarea totalului sumelor din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi obţinut cu ajutorul tehnicii de calcul.
În Registrul-inventar se înregistrează toate bunurile şi drepturile aferente desfăşurării activităţii şi serveşte ca document de înregistrare a bunurilor achiziţionate sau realizate, pe baza documentelor justificative.
Înscrierea datelor în documente justificative şi în cele contabile se face cu cerneală, cu pix cu pastă, la maşina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul şi nu sunt admise ştersături sau alte asemenea procedee ori lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea.
Aşadar, registrele nu trebuie ţinute obligatoriu manual, ci pot fi completate cu ajutorul tehnicii de calcul.
Referitor la registrul unic de control, persoanele fizice autorizate nu au obligaţia ţinerii acestui document, dar pot ţine acest registru dacă doresc.

Cred ca @mariamadalina s-a referit la registrele pentru o asociatie de proprietari. Ceea ce spuneti si descrieti aici, modul in care se tin registrele si unde se depun, cred ca faceti referire la SRL- uri. Din cate stiu eu, asoc de prop nu sunt obligate sa isi cumpere un soft,iar daca au admin mai competenti, acesta isi poate crea singuri acel soft, de exemplu, in excel.

Registru de intrari - iesiri nu se poate tine si in format electronic, ptr ca registru ar trebui sa aiba toate paginile numerotate ( ceea ce in format electronic nu aveti cum!) sa aiba toate numerele de inregistrare scrise consecutiv, sa nu aiba stersaturi cu corector... ci maxim taiat cu o linie, etc. Iar daca dvs il tineti in format electronic inseamna ca puteti modifica, adauga sau sterge oricand...ceea ce nu aveti voie.
Si nu treb inregistrat la finante cum ziceau alte pers mai sus. Sper ca v-am ajutat.

va salut,

am citit cu atentie cele mai sus expuse.

inclin spre a crede ca registrele de intrare-iesire nu pot fi tinute in format electronic, decat pentru o mai usoara gestionare a informatiilor, in paralel cu registrul in forma tiparita. avand invedere ca serveste ca proba in instanta impotriva celui care il tine, este evident ca acesta trebuie sa se regaseaqsca intr-o forma in care nimeni sa nu-l poata "manarii".

si totusi, nu vad reglementarea exacta. ne ajuta cineva?