Afacerea ta si internetul. Ce aspecte juridice e bine sa cunosti despre campaniile de e-mail marketing?

Pot sa trimit e-mail-uri nesolicitate cu scop comercial? 

De regula, nu. Pentru a trimite un e-mail cu scop comercial (de exemplu, pentru publicitate), trebuie sa ai acordul persoanei fizice care detine acea adresa de e-mail.

Exceptie face situatia in care ai obtinut deja adresa de e-mail, direct de la acea persoana, cu ocazia vanzarii catre aceasta a unui bun sau a unui serviciu, si vrei sa-i trimiti un e-mail privind un produs sau serviciu similar pe care il comercializezi. Totusi, ai grija sa oferi in e-mail optiunea de dezabonare  - functionala si gratuita (daca acea persoana nu s-a opus initial).

Asadar, trimite e-mail-uri cu scop comercial doar celor care au acceptat sa primeasca comunicari din partea ta – clientii tai si abonatii la newsletter. Nu si acelor persoane ale caror adrese de e-mail le-ai «preluat» din social media sau din alte surse publice. Faptul ca adresele de e-mail sunt publice nu inseamna ca detinatorii lor accepta sa primeasca oferte comerciale pe care nu le-au cerut.

Ce tip de acord e necesar pentru a trimite astfel de email-uri?

Destinatarul trebuie sa-si dea, in prealabil, acordul expres pentru a primi e-mail-uri comerciale din partea ta. Acest acord implica o actiune afirmativa (sa raspunda la e-mail, sa bifeze o casuta intr-un formular, etc.). Dar nu este in regula sa trimiti un e-mail initial la care destinatarul trebuie sa se dezaboneze daca nu mai vrea sa primeasca astfel de e-mail-uri pe viitor.

Atunci cand este dat prin intermediul e-mail-ului, acordul este valid daca este expediat de abonat de pe adresa de e-mail la care vrea sa primeasca mesajele publicitare in viitor, iar subiectul include textul "ACCEPT COMUNICARI COMERCIALE DIN PARTEA", scris cu majuscule, urmat de numele persoanei in numele careia se transmit mesajele publicitare.

Ce informatii personale sa colectez despre abonatii mei? Trebuie sa le colectez pe toate de la inceput?

Stii deja ca baza de date a abonatilor - persoane fizice reprezinta punctul de inceput al intregii activitati de e-mail marketing. De aceea, trebuie sa stabilesti ce tip de date personale ale acestora iti sunt necesare. In afara de adresa de e-mail, poate colectezi si numele complet sau doar prenumele (pentru a personaliza comunicarea) sau data nasterii (pentru a-i spune «La multi ani»), etc.

Poti sa le colectezi pe toate de la inceput sau pe parcurs - dar nu uita ca ai nevoie de acordul abonatului pentru folosirea fiecarei date personale ce ii apartine (completarea unui formular suplimentar este o posibilitate).

Iar daca iti propui sa implementezi un sistem de colectare a datelor in functie de comportamentul abonatului in e-mail (observand ce continut a accesat) – tehnica “progressive profiling“, este bine sa stii ca implica riscuri juridice. Se recomanda ca, atunci cand ii soliciti acordul pentru folosirea adresei de e-mail, sa pui la dispozitia abonatului si politica privind protectia datelor personale (privacy policy) in care sa oferi, printre altele, detalii clare despre informatiile pe care le vei folosi pe parcurs prin aceasta tehnica, modul in care vei face acest lucru, in ce scop, dreptul abonatului de a se opune oricand, etc.

In plus, va trebui sa te inregistrezi ca operator de date cu caracter personal la autoritatea competenta (www.dataprotection.ro) si sa notifici orice prelucrare noua.

Ce inseamna optiunea de dezabonare?

Orice e-mail/newsletter pe care il trimiti trebuie sa includa o modalitate de dezabonare pe care abonatul sa o foloseasca atunci cand nu mai vrea sa primeasca mesajele tale. Aceasta se poate realiza in diverse moduri: printr-un link pe care abonatii il pot accesa, printr-un raspuns la un e-mail automat cu textul «dezaboneaza-ma» in linia de subiect, etc.

Trebuie sa faci publica modalitatea de dezabonare atat in e-mail-ul trimis, cat si pe website. Termenul in care trebuie sa realizezi tehnic dezanobarea este de 48 de ore de la actiunea abonatului. 

Continutul e-mail-ului/newsletter-ului trebuie sa includa anumite informatii?

Da, legislatia aplicabila impune anumite cerinte, precum:

• E-mail-ul sa fie clar identificabil ca publicitate; subiectul trebuie sa inceapa cu cuvantul “PUBLICITATE” scris cu majuscule;
• Sa fie vizibila identitatea reala a persoanei in numele si pe seama careia e trimis e-mail-ul (nume, cod unic de inregistrare fiscala sau CNP, sediu, numar de telefon, fax, adresa de e-mail);
• Reducerile, premiile, cadourile, concursurile sa fie clar identificabile;
• Sa existe o adresa valabila la care destinatarul sa poata notifica dorinta de a nu primi e-mail-uri;
• Sa existe posibilitatea gratuita de dezabonare;

Pot sa includ in e-mail/newsletter o imagine pe care am gasit-o pe Internet?

In general, imaginile de pe Internet sunt protejate prin drept de autor, iar folosirea lor fara permisiunea titularului dreptului de autor este interzisa.  Totusi, multe website-uri pun la dispozitie imagini ce se afla in domeniul public (adica cele care nu mai sunt protejate prin drept de autor si pe care le poti folosi liber) sau imagini cu licenta Creative Commons. Pe acestea din urma le poti folosi liber, in modalitatile stabilite de autor.  Website-ul http://search.creativecommons.org/ iti poate fi util in acest sens.

Pot cumpara o baza de date cu adrese de e-mail? Pot vinde propria baza de date cu adresele de e-mail ale abonatilor mei?

Cumpararea unei baze de date cu adrese de e-mail este riscanta. Nu ai garantia ca fiecare peroana a carei adresa de e-mail apare in acea baza de date si-a dat acordul expres atat pentru folosirea initiala, de catre vanzator, cat si pentru o folosire ulterioara a datelor sale (de exemplu, transmiterea unui e-mail publicitar prin campania de e-mail marketing a cumparatorului bazei de date). Inainte de a lua o hotarare, incearca sa afli cum au fost colectate initial acele adrese de e-mail.

Iar inainte de a decide sa vinzi propria baza de date, e bine sa ai in vedere doua aspecte legate de abonatii ale caror date personale le ai stocate in acea baza de date: pe de o parte, ca acestia sa-si fi dat acordul expres pentru a fi inclusi in baza ta de date si a primi e-mail-uri din partea ta si, pe de alta parte, sa-ti fi permis sa le dezvalui datele catre terte persoane (de exemplu, catre cumparatorul bazei de date).

In caz contrar, risti sa fii sanctionat pentru nerespectarea prevederilor privind protectia datelor cu caracter personal.

Prin ce modalitati imi pot creste, in mod legal, baza de date?

Poti realiza acest lucru in orice mod care implica obtinerea acordului personelor fizice, de exemplu:

• Prin e-mail – respectand conditiile legale;
• Printr-un formular de abonare pe website, pe blog, sau poate chiar printr-o aplicatie Facebook;
• Printr-o campanie telefonica;
• La momentul achizitionarii unui produs sau serviciu;
• Prin participarea la concursuri, conferinte si alte evenimente, prin oferirea de catre participanti a propriilor carti de vizita la intrarea la aceste evenimente, etc.