Actele de stare civila, recunoscute de alte state fara a fi necesara apostila. Vezi cum vor arata extrasele multilingve!

Conventia nr.16 a Comisiei internationale Stare Civila referitoare la eliberarea Extraselor multilingve ale actelor de stare civila a fost semnata la Viena la 8  Septembrie 1976, in scopul instituirii unui cadru Reglementar comun privind eliberarea unor extrase de pe actele de stare civila destinate utilizarii in strainatate si eliminarii conditiei de legalizare a actelor de stare civila. (puteti citi AICI textul Conventiei, n.red.)

Mai exact, Conventia ofera posibilitatea eliberarii extraselor multilingve care produc efecte juridice pe teritoriul statului strain (domeniul teritorial al Conventiei), fara a necesita o procedura suplimentara de traducere si legalizare.

Romania a aderat la Conventia nr. 16 in anul 2012, atunci cand Parlamentul Romaniei a adoptat Legea nr. 65/2012, ce a fost apoi publicata in Monitorul Oficial si a intrat in vigoare in 24 august 2012. Scopul adoptarii  actului normativ a fost de a imbunatati cadrul legislativ si institutional dedicat interactiunii cu romanii din afara granitelor, astfel incat romanii stabiliti in statele care au aderat la conventie sa beneficieze in totalitate de drepturile si oportunitatile aferente statutului lor de cetateni europeni. 

Recent, in baza prevederilor Legii nr. 65/2012, Ministerul Afacerilor Interne a supus dezbaterii publice Hotararea de Guvern privind aprobarea normelor metodologice de punere in aplicare a Conventiei nr. 16 in Romania, documentul putand fi consultat pe site-ul propriu al institutiei timp de 20 de zile. 

Recunoasterea extraselor multilingve ale actelor de stare civila

Conform documentului supus consultarii publice, extrasele multilingve ale actelor de stare civila eliberate in conditiile Conventiei nr.16, de catre autoritatile competente ale statelor parti la aceasta conventie, altele decat Romania, sunt recunoscute de catre autoritatile si institutiile publice romane fara traducere, legalizare sau alta formalitate echivalenta si se utilizeaza in aceleasi conditii ca si certificatele de stare civila.

In acelasi timp, extrasele multilingve ale actelor de stare civila eliberate in Romania vor fi recunoscute de catre toate statele parti la conventia nr.16: "Extrasele multilingve ale actelor de stare civila privind nasterea, casatoria sau decesul, denumite in continuare extrase multilingve, eliberate de autoritatile romane, sunt documente cu aceeasi putere doveditoare ca si certificatele de stare civila si se folosesc de catre titulari si persoanele indreptatite exclusiv in fata autoritatilor straine din statele parti la Conventia nr. 16", se precizeaza in norme.

Modelele extraselor multilingve ale actelor de stare civila (nastere, casatorie, deces) ce vor fi eliberate de autoritatile romane pot fi consultate in fisier atasat.

Extrasele multilingve eliberate in conformitate stricta cu normele internationale vor produce efecte juridice pe teritoriul urmatoarelor state: Austria, Belgia, Bosnia si Hertegovina, Croatia, Elvetia, Franta, Germania, Grecia, Italia, Luxemburg, Lituania, Macedonia, Muntenegru, Republica Moldova, Olanda, Polonia, Portugalia, Spania, Slovenia, Serbia si Turcia.

"Cresterea calitatii serviciilor de eliberare a documentelor de stare civila, prin eliberarea extraselor multilingve destinate sa serveasca in strainatate, urmeaza sa conduca la promovarea si protejarea intereselor cetatenilor romani si a romanilor de pretutindeni, prin simplificarea formalitatilor administrative", se precizeaza in nota de fundamentare a proiectului de HG.

Procedura de eliberare a extraselor multilingve

Conform normelor metodologice, extrasele multilingve se elibereaza in baza actelor de stare civila, aflate in arhiva, sau pe baza registrelor intocmite de parohii. Pentru a putea obtine extrasul, solicitantul trebuie sa completeze o cerere timbrata pe care o va adresa fie SPCLEP, fie primariei de la locul de domiciliu/resedinta. Modelul cererii poate fi vizualizat in fisierul atasat.

La cerere, pot fi eliberate concomitent mai multe extrase multilingve completate in baza aceluiasi act de stare civila.

Extrasele multilingve ale actelor de stare civila privind nasterea si/sau casatoria se vor elibera titularilor sau reprezentantilor legali ai acestora, in timp ce extrasele multilingve ale actelor de stare civila privind decesul se elibereaza membrilor familiei sau altor persoane indreptatite. In plus, in documentul citat se arata ca extrasele se pot elibera si altor persoane, insa acestea trebuie imputernicite prin procura speciala.

In ceea ce priveste documentele pe care solicitantii trebuie sa le prezinte pentru a le fi eliberate extrasele, normele prevad urmatoarele:

• Cetatenii romani cu domiciliul in Romania se legitimeaza cu actul de identitate aflat in termen de valabilitate;
• Minorii in varsta de peste 14 ani, detinatori sau nu ai unui act de identitate, au dreptul sa solicite si sa primeasca extrase multilingve de nastere sau de casatorie in nume propriu, asistati, dupa caz, de unul dintre parinti sau de tutore;
• Cetatenii statelor membre ale Uniunii Europene si ai confederatiei elvetiene ale caror acte de stare civila sunt inregistrate in Romania se legitimeaza cu documente de identitate eliberate de statele ai caror cetateni sunt sau cu Pasaport, aflate in termen de valabilitate;
• Cetatenii romani cu domiciliul in strainatate si strainii, ale caror acte de stare civila sunt inregistrate in Romania se legitimeaza cu pasaport valabil;
• Apatrizii, ale caror acte de stare civila sunt inregistrate in Romania se legitimeaza cu permis de sedere temporar sau pe termen lung ori, dupa caz, cu pasaport emis in baza conventiei privind statutul apatrizilor din anul 1954, aflat in termen de valabilitate.

Extrasele multilingve se vor completa in limba romana, cu majuscule, avandu-se in vedere atat datele care rezulta din cuprinsul actului din registrul de stare civila, cat si de modificarile intervenite potrivit mentiunilor inscrise ulterior intocmirii acestuia. Extrasele multilingve pot fi completate atat de mana, cu cerneala neagra, cat si in sistem informatic.

Atentie! Extrasul multilingv gresit completat sau deteriorat se retrage de catre institutia care l-a eliberat si se anuleaza.

Normele de aplicare a Conventiei nr. 16 stabilesc, de asemenea, ca eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civila va fi supusa taxelor extrajudiciare de timbru.

De cand se aplica noile reguli?

Potrivit notei de fundamentare a proiectului supus dezbaterii publice, instrumentul de aderare la Conventia nr. 16 a fost depus la Consiliul Federal Elvetian, depozitar al tratatului, la data de 6 mai 2013, in vederea intrarii in vigoare pentru Romania.

"Potrivit art. 17 din Conventia nr.16, acest tratat intra in vigoare, pentru statul aderant, din a treizecea zi de la data depunerii instrumentului de aderare. In acest context, Conventia nr.m16 va intra in vigoare pentru Romania la data de 5 iunie 2013", se precizeaza in nota de fundamentare.

Pe de alta parte, in cuprinsul documentului lansat in consultare publica se precizeaza ca normele metodologice vor intra in vigoare in termen de 30 de zile de la data publicarii in Monitorul Oficial al Romaniei, pentru a se putea asigura un interval de timp suficient tiparirii si distribuirii tipizatelor necesare desfasurarii activitatii de eliberare a extraselor multilingve ale actelor de stare civila. 

Acest lucru inseamna ca, desi prevederile Conventiei intra in vigoare incepand cu data de 5 iunie 2013, normele metodologice se vor aplica mult mai tarziu. 

Momentan, dispozitiile tratate in material se afla in stadiul de proiect, ce poate fi consultat pe site-ul MAI. Vom reveni cu informatii actualizate la momentul publicarii normelor metodologice in Monitorul Oficial.