Certificatele de nastere sau de casatorie, recunoscute in alte state fara a fi necesara traducerea si legalizarea lor. Vezi cum poti obtine extrasele multilingve!

Conventia nr. 16 a Comisiei internationale Stare Civila referitoare la eliberarea Extraselor multilingve ale actelor de stare civila a fost semnata la Viena la 8  Septembrie 1976, in scopul instituirii unui cadru Reglementar comun privind eliberarea unor extrase de pe actele de stare civila destinate utilizarii in strainatate si eliminarii conditiei de legalizare a actelor de stare civila. Mai exact, documentul ofera posibilitatea eliberarii extraselor multilingve care produc efecte juridice pe teritoriul statului strain (domeniul teritorial al Conventiei), fara a necesita o procedura suplimentara de traducere si legalizare.

Conventia are aplicabilitate in Romania incepand cu 5 iunie 2013, in baza Legii nr. 65/2012, data de la care cetatenii romani isi pot folosi certificatele de nastere sau de casatorie, fara a fi necesara traducerea si legalizarea lor, pe teritoriul a 21 de tari europene.

Recent, au fost aprobate prin hotarare de guvern si normele de aplicare a dispozitiilor, prin care sunt stabilite o serie de detalii procedurale privind eliberarea extraselor multilingve. Este vorba de HG nr. 727/2013 privind aprobarea Normelor metodologice de punere in aplicare a prevederilor Conventiei nr. 16, publicata in Monitorul Oficial, nr. 608, din 30 septembrie, ce va intra in vigoare la 30 de zile de la publicare, adica in 30 octombrie.

Recunoasterea extraselor multilingve ale actelor de stare civila

Conform documentului publicat recent, extrasele multilingve ale actelor de stare civila eliberate in conditiile Conventiei nr. 16 de catre autoritatile competente ale statelor parti la aceasta conventie, altele decat Romania, sunt recunoscute de catre autoritatile si institutiile publice romane fara traducere, legalizare sau alta formalitate echivalenta si se utilizeaza in aceleasi conditii ca si certificatele de stare civila.

In acelasi timp, extrasele multilingve ale actelor de stare civila eliberate in Romania vor fi recunoscute de catre toate statele parti la conventia nr.16:

"Extrasele multilingve ale actelor de stare civila privind nasterea, casatoria sau decesul, denumite in continuare extrase multilingve, eliberate de autoritatile romane, sunt documente cu aceeasi putere doveditoare ca si certificatele de stare civila si se folosesc de catre titulari si persoanele indreptatite exclusiv in fata autoritatilor straine din statele parti la Conventia nr. 16", se precizeaza in norme.

* Modelele extraselor multilingve ale actelor de stare civila (nastere, casatorie, deces) ce vor fi eliberate de autoritatile romane pot fi consultate in fisierele atasate.

Extrasele multilingve eliberate in conformitate stricta cu normele internationale vor produce efecte juridice pe teritoriul urmatoarelor state: Austria, Belgia, Bosnia si Hertegovina, Croatia, Elvetia, Franta, Germania, Grecia, Italia, Luxemburg, Lituania, Macedonia, Muntenegru, Republica Moldova, Olanda, Polonia, Portugalia, Spania, Slovenia, Serbia si Turcia.

Procedura de eliberare a extraselor multilingve

Conform normelor metodologice, extrasele multilingve se elibereaza in baza actelor de stare civila, aflate in arhiva, sau pe baza registrelor intocmite de parohii. Pentru a putea obtine extrasul, solicitantul trebuie sa completeze o cerere timbrata pe care o va adresa fie SPCLEP, fie primariei de la locul de domiciliu/resedinta. Cererea este disponibila in fisierul atasat.

In plus, la cerere, pot fi eliberate concomitent mai multe extrase multilingve completate in baza aceluiasi act de stare civila.

Extrasele multilingve ale actelor de stare civila privind nasterea si/sau casatoria se vor elibera titularilor sau reprezentantilor legali ai acestora, in timp ce extrasele multilingve ale actelor de stare civila privind decesul se elibereaza membrilor familiei sau altor persoane indreptatite. In plus, in documentul citat se arata ca extrasele se pot elibera si altor persoane, insa acestea trebuie imputernicite prin procura speciala.

In ceea ce priveste documentele pe care solicitantii trebuie sa le prezinte pentru a le fi eliberate extrasele, normele prevad urmatoarele:

• Cetatenii romani cu domiciliul in Romania se legitimeaza cu actul de identitate aflat in termen de valabilitate;
• Minorii in varsta de peste 14 ani, detinatori sau nu ai unui act de identitate, au dreptul sa solicite si sa primeasca extrase multilingve de nastere sau de casatorie in nume propriu, asistati, dupa caz, de unul dintre parinti sau de tutore;
• Cetatenii statelor membre ale Uniunii Europene si ai confederatiei elvetiene ale caror acte de stare civila sunt inregistrate in Romania se legitimeaza cu documente de identitate eliberate de statele ai caror cetateni sunt sau cu Pasaport, aflate in termen de valabilitate;
• Cetatenii romani cu domiciliul in strainatate si strainii, ale caror acte de stare civila sunt inregistrate in Romania se legitimeaza cu pasaport valabil;
• Apatrizii, ale caror acte de stare civila sunt inregistrate in Romania se legitimeaza cu permis de sedere temporar sau pe termen lung ori, dupa caz, cu pasaport emis in baza conventiei privind statutul apatrizilor din anul 1954, aflat in termen de valabilitate.

Extrasele multilingve se vor completa in limba romana, cu majuscule, avandu-se in vedere atat datele care rezulta din cuprinsul actului din registrul de stare civila, cat si de modificarile intervenite potrivit mentiunilor inscrise ulterior intocmirii acestuia. Extrasele multilingve pot fi completate atat de mana, cu cerneala neagra, cat si in sistem informatic.

Atentie! Extrasul multilingv gresit completat sau deteriorat se retrage de catre institutia care l-a eliberat si se anuleaza.

Extrasul multilingv se elibereaza solicitantului de catre SPCLEP ori, dupa caz, de catre ofiterii de stare civila din cadrul primariilor unitatilor administrativ-teritoriale in care nu functioneaza aceste servicii, in termen de maximum 30 de zile de la data depunerii cererii.

Normele de aplicare a Conventiei nr. 16 stabilesc, de asemenea, ca cererea de eliberare a extraselor multilingve ale actelor de stare civila va fi supusa taxelor de timbru.

Transmiterea in strainatate a extraselor de pe actele de stare civila

Potrivit documentului citat, Directia pentru Evidenta Persoanelor si Administrarea Bazelor de Date din Ministerul Afacerilor Interne (DEPABD), prin Serviciul Central de Stare Civila, intreprinde masuri pentru procurarea extraselor multilingve la cererea urmatoarelor categorii de persoane fizice:

• straini care s-au adresat misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare straine acreditate in Romania si ale caror acte si fapte de stare civila s-au produs si s-au inregistrat in Romania;
• cetateni romani cu domiciliul sau resedinta in strainatate, care s-au adresat misiunilor diplomatice si oficiilor consulare ale Romaniei sau Ministerului Afacerilor Interne;
• apatrizi care s-au adresat misiunilor diplomatice si oficiilor consulare ale Romaniei sau Ministerului Afacerilor Interne si ale caror acte si fapte de stare civila s-au produs si s-au inregistrat in Romania.

Totodata, institutia poate primi, la randul ei, cereri de procurare a extraselor multilingve prin intermediul misiunilor diplomatice si al oficiilor consulare straine acreditate in Romania (pentru cetatenii statelor pe care le reprezinta) sau prin misiunile diplomatice si oficiile consulare ale Romaniei, pentru cetatenii romani cu domiciliul sau resedinta in strainatate si pentru apatrizi. Cererile pot fi primite inclusiv prin Ministerul Afacerilor Interne, in cazul acelor cetateni romani cu domiciliul sau resedinta in strainatate si apatrizi care s-au adresat direct acestei institutii.

Conform reglementarilor, transmiterea extraselor multilingve catre solicitanti se poate face prin adresa scrisa, daca eliberarea extraselor multilingve a fost solicitata prin intermediul misiunilor diplomatice si oficiilor consulare ale Romaniei sau Ministerului Afacerilor Interne, de catre cetateni romani cu domiciliul sau resedinta in strainatate sau de catre apatrizi. 

Extrasele pot fi transmise si cu nota verbala, daca eliberarea extraselor multilingve a fost solicitata prin intermediul misiunilor diplomatice si oficiilor consulare straine acreditate in Romania, potrivit conventiilor la care tara noastra este parte, de catre cetateni straini ale caror acte si fapte de stare civila s-au produs si s-au inregistrat in Romania.

Concret, iata pasii urmati in cazul cererilor de procurare si transmitere in strainatate a extraselor multilingve:

1. DEPABD intreprinde demersurile necesare la primaria unitatii administrativ-teritoriale in pastrarea careia se afla actul de stare civila, in vederea procurarii extrasului multilingv 

• in cazul in care registrele de stare civila au fost predate serviciilor Arhivelor Nationale, primaria solicita acestor institutii eliberarea extrasului de pe actul respectiv, completeaza extrasul multilingv si il inainteaza la Serviciul Central de Stare Civila din cadrul D.E.P.A.B.D.;
• in situatia in care se constata lipsa registrului de stare civila - exemplarul I sau a unor acte din cuprinsul acestuia, primaria va solicita extras de pe actul aflat in pastrarea structurilor de stare civila din cadrul serviciului public comunitar judetean de evidenta a persoanelor, respectiv al Directiei de stare civila din cadrul Directiei Generale de Evidenta a Persoanelor a Municipiului Bucuresti;
• in cazul in care actul de stare civila nu a fost identificat, DEPBAD solicita Directiei Generale de Pasapoarte din cadrul MAI efectuarea de verificari in evidentele pe care le detine;

2. DEPABD redacteaza nota verbala/adresa de transmitere a extrasului multilingv catre misiunea diplomatica sau oficiul consular strain acreditat in Romania ori, dupa caz, catre Ministerul Afacerilor Externe care a primit cererea de procurare a extraselor multilingve.

Important! Reglementarile tratate in acest material vor intra in vigoare in 30 octombrie 2013.

--

Normele de aplicare a Conventiei nr. 16 sunt disponibile in sectiunea noastra de Legislatie.