Citarea si comunicarea actelor notariale. Procedurile care trebuie aplicate au intrat deja in vigoare

Metodologia privind citarea, notificarea si comunicarea actelor de procedura in materie notariala a fost aprobata recent, prin Hotararea Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania nr. 76/2013, publicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 531, din 22 august 2013 si intrata in vigoare la aceeasi data.

Conform acestui act normativ, "notarul public va instrumenta actul notarial pentru care legea dispune ca partile sa fie prezente sau a caror prezenta o considera necesara si va solutiona cauza succesorala numai daca partile sau, dupa caz, mostenitorii s-au prezentat personal ori prin reprezentant".

Atentie! In caz contrar, notarul va amana luarea unei decizii si va dispune citarea celor care nu s-au prezentat.

Documentul citat stabileste, de asemenea, ca pentru indeplinirea procedurii notariale, prezentarea partilor sau a mostenitorilor la biroul notarial nu este obligatorie, insa este necesar ca acestea/acestia sa fi fost legal citate/citati.

Comunicarea citatiilor si a actelor de procedura notariala

Potrivit hotararii publicate recent, comunicarea citatiilor, notificarilor si a tuturor actelor de procedura notariala se poate face de notarul public personal sau prin alte mijloace. 

Astfel, comunicarea se poate realiza prin telefax, posta electronica sau prin alte mijloace ce asigura transmiterea textului actului de procedura si confirmarea primirii acestuia, daca partea sau succesibilul a comunicat in acest scop notarului public datele corespunzatoare la care poate fi contactata/contactat. 

De asemenea, actele pot fi transmise prin posta. In acest caz, comunicarea se va face prin scrisoare recomandata cu continut declarat si confirmare de primire, in plic inchis. La cererea partii interesate si pe cheltuiala sa, comunicarea actelor de procedura se face prin factor postal, folosirea serviciului de curierat rapid sau, daca notarul public apreciaza, prin intermediul unui executor judecatoresc.

Conform dispozitiilor, notarul poate transmite documentele si prin intermediul agentilor procedurali, care au calitatea de angajati ai Camerei Notarilor Publici. Agentii procedurali au competenta sa comunice orice act de procedura notariala, pe teritoriul Camerei ai carei angajati sunt, catre orice persoana al carui domiciliu/sediu se afla pe raza acelei Camere. In schimb, daca domiciliul/sediul persoanei este in afara circumscriptiei teritoriale a Camerei, procedura se va indeplini de catre un agent procedural al Camerei pe teritoriul careia domiciliaza/isi are sediul respectiva persoana.

In oricare dintre cazuri, comunicarea se face in plic inchis ce va purta mentiunea "contine un act de procedura notariala", la care se va atasa procesul-verbal privind indeplinirea procedurii.

Comunicarea catre o persoana fizica domiciliata in Romania

Comunicarea catre o persoana fizica al carei domiciliu se afla in Romania si este cunoscut de catre notarul public se poate face in una dintre urmatoarele modalitati:

• in faciem, catre persoana fizica insasi, prin inmanarea directa si nemijlocita a citatiei oriunde se afla cel citat, la domiciliu, la serviciu, pe strada sau in alt spatiu public, cu conditia sa i se poata stabili identitatea, adica daca agentul procedural atesta ca o cunoaste personal sau a identificat-o;
• ad domo, la domiciliul cunoscut al persoanei, ceea ce implica si lasarea actului de procedura altei persoane sau afisarea lui;
• in alt loc decat domiciliul persoanei.

Comunicarea catre o persoana fizica domiciliata in strainatate

O astfel de comunicare se va face, conform regulilor, diferentiat, daca aceasta se gaseste in interes de serviciu sau cu alt scop, dupa cum urmeaza:

1. Daca persoana se afla in interes de serviciu, sunt aplicabile urmatoarele dispozitii:

• personalul misiunilor diplomatice, al oficiilor consulare si cetatenii romani trimisi sa lucreze in cadrul personalului organizatiilor internationale, precum si membrii de familie care locuiesc cu ei, cat timp se afla in strainatate, se citeaza prin Ministerul Afacerilor Externe;
• alti cetateni romani, aflati in strainatate in interes de serviciu, inclusiv membrii familiilor care ii insotesc, se citeaza prin organele centrale care i-au trimis sau in subordinea carora se afla unitatea care i-a trimis in strainatate;

2. Daca persoana se afla in strainatate in alt scop decat cel de serviciu, se va proceda dupa cum urmeaza:

• daca are mandatar cunoscut in tara, va fi citat numai acesta;
• daca are domiciliul sau resedinta cunoscuta, printr-o citatie scrisa trimisa cu scrisoare recomandata cu continut declarat si confirmare de primire, recipisa de predare a scrisorii la Compania Nationala Posta Romana - S.A., in cuprinsul careia vor fi mentionate actele ce se expediaza, tinand loc de dovada a indeplinirii procedurii;
• daca prin tratate sau conventii internationale la care Romania este parte ori prin acte normative speciale se prevede altfel, potrivit acestor prevederi;

Citarea prin publicitate

Citarea prin publicitate se dispune doar in cazul in care notarul nu cunoaste domiciliul partii sau mostenitorului si, in ciuda tuturor eforturilor depuse, nu a reusit sa ii afle domiciliul sau sa determine alt loc unde ar putea fi citat.

Concret, citarea prin publicitate consta in afisare la usa biroului notarial, la sediul Camerei sau, dupa caz, al primariei localitatii unde persoana decedata, ai carei mostenitori nu sunt cunoscuti, a avut ultimul domiciliu, pe site-ul/portalul Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania, precum si la ultimul domiciliu cunoscut al celui citat. In plus, daca apreciaza ca este necesar, notarul poate dispune publicarea citatiei si in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a III-a, sau intr-un ziar central.

"In aceasta situatie, termenul fixat pentru dezbatere va fi mai mare de 15 zile, intrucat procedura se socoteste indeplinita in a 15-a zi de la publicarea citatiei; nerespectarea termenului pentru indeplinirea citarii prin publicitate atrage nulitatea procedurii", se precizeaza in actul normativ publicat recent.

Citatia: Ce elemente obligatorii trebuie sa contina?

Potrivit prevederilor aplicabile deja, citatia trebuie sa contina urmatoarele informatii:

• denumirea biroului notarial si sediul lui;
• data emiterii citatiei;
• numarul dosarului succesoral sau al inregistrarii notariale din Registrul general notarial in baza careia s-a dispus citarea;
• anul, luna, ziua si ora infatisarii;
• numele si prenumele sau denumirea, dupa caz, ale/a celui citat, precum si locul unde se citeaza;
• calitatea celui citat;
• obiectul cererii si, daca este cazul, numele si prenumele sau denumirea partii pentru indeplinirea cererii careia s-a dispus citarea;
• mentiunea ca, prin inmanarea citatiei, sub semnatura de primire, personal ori prin reprezentant legal sau conventional ori prin functionarul sau persoana desemnata cu primirea corespondentei, cel citat este considerat ca are cunostinta si de termenele ulterioare aceluia pentru care citatia i-a fost inmanata;
• alte mentiuni prevazute de lege considerate necesare de notar;
• sigiliul biroului notarial si semnatura notarului public

In citatie se pot mentiona, de asemenea, orice date necesare pentru stabilirea adresei celui citat, precum si daca cel citat este obligat sa prezinte anumite inscrisuri ori daca, odata cu citatia, i se comunica si alte acte de procedura.

Vezi in fisierele atasate cum arata o citatie care se refera la o cauza succesorala sau una valabila pentru toate celelalte situatii.

Important! Citatia trebuie sa contina, in mod obligatoriu, denumirea biroului notarial si sediul lui, numarul dosarului succesoral sau al inregistrarii notariale din Registrul general notarial in baza careia s-a dispus citarea, anul, luna, ziua si ora infatisarii, numele si prenumele sau denumirea, dupa caz, ale celui citat, precum si locul unde se citeaza, sigiliul biroului notarial si semnatura notarului public. In caz contrat, citatia va fi declarata nula.

Mai mult, tot sub sanctiunea nulitatii, citatia si celelalte acte de procedura trebuie sa fie inmanate celui citat cu cel putin 5 zile inaintea termenului fixat pentru indeplinirea procedurii notariale. 

Inmanarea citatiei

Inmanarea se face personal celui citat, cu urmatoarele exceptii:

• pentru cei care locuiesc in hotel sau camin, citatia se preda, in lipsa lor, administratorului hotelului ori asezamantului, iar, in lipsa acestuia, portarului ori celui care in mod obisnuit il inlocuieste;
• pentru cei care se gasesc sub arme, citatia se inmaneaza la unitatea din care fac parte;
• pentru cei care alcatuiesc echipajul unei nave maritime sau fluviale, in lipsa unui domiciliu cunoscut, inmanarea se face la capitania portului unde se gaseste inregistrata nava;
• pentru detinuti, inmanarea se face la administratia inchisorii;
• pentru bolnavii aflati in spitale, sanatorii sau in alte asemenea asezaminte de asistenta medicala ori sociala, inmanarea se face la administratia acestora;
• incapabilii sunt citati prin reprezentantii lor legali;
• pana la identificarea mostenitorului legal, curatorului special numit de notarul public.

Inmanarea citatiilor si a tuturor actelor de procedura catre un avocat, notar public ori executor judecatoresc se poate face personal sau catre functionarul ori persoana insarcinata cu primirea corespondentei, care va semna dovada. In lipsa acestora, inmanarea citatiei sau a actelor de procedura se va face administratorului cladirii, iar, in lipsa, paznicului sau agentului de paza, care va semna procesul-verbal intocmit in acest scop de catre agentul procedural, dupa ce acesta din urma a certificat in prealabil identitatea si calitatea persoanei.

"Comunicarea citatiei se va face persoanei in drept sa o primeasca, care va semna dovada de inmanare, certificata de agentul procedural insarcinat cu inmanarea", se mentioneaza in actul normativ citat.

Potrivit dispozitiilor, daca destinatarul primeste citatia, dar refuza sa semneze dovada de inmanare ori, din motive intemeiate, nu o poate semna, agentul procedural va intocmi un proces-verbal in care va arata aceste imprejurari.

Pe de alta parte, daca destinatarul refuza sa primeasca citatia, agentul procedural o va depune in cutia postala. In lipsa cutiei postale, va afisa pe usa locuintei destinatarului o instiintare care trebuie sa cuprinda urmatoarele date:

• anul, luna, ziua si ora cand depunerea sau, dupa caz, afisarea a fost facuta;
• numele si prenumele celui care a facut depunerea sau, dupa caz, afisarea si functia acestuia;
• numele, prenumele si domiciliul sau, dupa caz, resedinta, respectiv sediul celui instiintat;
• numarul dosarului succesoral in legatura cu care se face instiintarea sau numarul din Registrul de corespondenta si denumirea biroului notarial in cadrul caruia se va indeplini, cu indicarea sediului acestuia;
• mentionarea actelor de procedura despre a caror comunicare este vorba;
• mentiunea ca dupa o zi, dar nu mai tarziu de 7 zile de la afisarea instiintarii ori, cand exista urgenta, nu mai tarziu de 3 zile, destinatarul este in drept sa se prezinte la sediul biroului notarial pentru a i se comunica citatia. Cand domiciliul sau resedinta ori, dupa caz, sediul acestuia nu se afla in localitatea unde biroul notarial isi are sediul, instiintarea va cuprinde mentiunea ca, pentru a i se comunica citatia, destinatarul este in drept sa se prezinte la sediul primariei in a carei raza teritoriala locuieste sau isi are sediul;
• mentiunea ca, in cazul in care, fara motive temeinice, destinatarul nu se prezinta pentru comunicarea citatiei in interiorul termenului de 7 zile sau, dupa caz, al termenului de 3 zile, prevazut la lit. f), citatia se considera comunicata la implinirea acestui termen;
• semnatura celui care a depus sau a afisat instiintarea

Daca destinatarul nu este gasit la domiciliu ori resedinta sau, dupa caz, la sediu, agentul procedural ii va inmana citatia unei persoane majore din familie sau, in lipsa, oricarei altei persoane majore care locuieste cu destinatarul ori care, in mod obisnuit, ii primeste corespondenta

Totodata, daca destinatarul locuieste intr-un hotel sau intr-o cladire compusa din mai multe apartamente si nu este gasit la aceasta locuinta, agentul procedural ii va comunica citatia administratorului, portarului sau celui care, in mod obisnuit, il inlocuieste.

Important! In aceste cazuri, persoana care primeste citatia va semna dovada de primire, agentul procedural certificandu-i identitatea si semnatura si incheind un proces-verbal cu privire la aceste imprejurari.

Dovada de inmanare a citatiei sau a altui act de procedura va cuprinde:

• anul, luna, ziua si ora cand dovada a fost luata sau procesul-verbal a fost intocmit;
• numele, prenumele si functia agentului procedural, precum si, daca este cazul, ale functionarului de la primarie;
• numele si prenumele sau denumirea, dupa caz, si domiciliul ori sediul destinatarului, cu indicarea numarului etajului, apartamentului sau camerei, daca cel citat locuieste intr-o cladire cu mai multe etaje ori apartamente sau in hotel, precum si daca actul de procedura a fost inmanat la locuinta sa, depus in cutia postala ori afisat pe usa locuintei. Daca actul de procedura a fost inmanat in alt loc, se va face mentiune despre aceasta;
• numele, prenumele si calitatea celui caruia i s-a facut inmanarea, in cazul in care actul de procedura a fost inmanat altei persoane decat destinatarului;
• denumirea biroului notarial de la care emana citatia ori alt act de procedura si numarul dosarului;
• semnatura celui care a primit citatia sau alt act de procedura, precum si semnatura agentului procedural sau, dupa caz, functionarului de la primarie care o certifica.

Procedura de comunicare se considera indeplinita la data semnarii dovezii de inmanare, indiferent daca partea a primit sau nu citatia ori alt act de procedura. 
 

---

Metodologia privind citarea, notificarea si comunicarea actelor de procedura in materie notariala poate fi consultata in sectiunea noastra de Legislatie sau direct accesand acest link.