avocatnet.ro 
Articol scris de George Barcun, General Manager
Usurinta in utilizare
Achizitionarea celei mai complete si performante solutii software nu va ajuta daca pentru a o utiliza aveti nevoie de o diploma in programare. Si asta mai ales pentru ca un pas important in implementarea solutiei este sa va convingeti colegii sa-l foloseasca. Cu cat utilizatorii aplicatiei reusesc sa se familiarizeze mai repede cu modul de lucru, cu atat il vor utiliza pentru a-si imbunatati propria activitate, rezultand in beneficii imediate pentru firma.
Usurinta in utilizare inseamna interfata intuitiva si modalitate rapida de introducere a datelor.
Interfata ar trebui sa fie “curata”, cu meniu clar evidentiat, butoane si texte aranjate corect in pagina, culori care nu obosesc, informatie usor de citit si disponibila la cateva click-uri distanta. O astfel de interfata poate permite utilizatorului sa-si insuseasca modul de functionare in maxim cateva ore.
Modalitate de introducere a datelor este la fel de importanta, putand limita semnificativ efortul de utilizare. De exemplu, clientul, odata introdus in aplicatie, ar trebui sa devina imediat disponibil atat pentru inregistrarea activitatilor derulate pentru el, cat si la facturare sau raportare. Ca o caracteristica generala, informatia ar trebui introdusa in mod centralizat pentru a fi ulterior disponibila in toate celelalte sectiuni.
De multe ori, chiar website-ul de prezentare al furnizorului poate spune multe despre calitatea si modul de abordare a solutiei software. Daca acesta vi se pare prietenos, sunt sanse mari sa aveti aceeasi parere si despre aplicatie.
Functionalitatile care fac diferenta
O solutie software care include foarte multe functionalitati nu este neaparat cea mai buna optiune. Important este sa le regasiti pe cele fac diferenta pentru firma voastra si care pot aduce beneficii concrete. Nu va lasati descurajati de lipsa unui simplu buton care pe viitor s-ar putea dovedi neimportant sau, dimpotriva, nu va lasati impresionati de zeci de optiuni pe care poate nu le veti folosi niciodata.
Insa este foarte important sa gasiti un furnizor care are un plan de dezvoltare bine definit, stabilit in functie de feedback-ul clientilor. Astfel, pe de-o parte veti beneficia de know-how-ul obtinut din interactiunea cu alte firme similare, si, pe de alta parte, veti avea siguranta ca produsul poate fi adaptat pentru a acoperi nevoile viitoare ale firmei.
O atentie deosebita puteti acorda modalitatii de facturare. Aceasta este foarte specifica pentru domeniul avocaturii si consultantei si este important sa verificati ca aplicatia asigura toate functionalitatile necesare. In plus, documentele rezultate in urma facturarii sunt de obicei transmise clientului si trebuie sa arate profesionist.
Va poate aduce bani?
Scopul final al implementarii unei solutii software este sa va aduca bani prin cresterea eficientei si a productivitatii, urmarirea clara a neincasatelor si restantelor sau evidenta corecta a cheltuielilor care se refactureaza clientilor. Punerea in balanta a costurilor de achizitionare cu aceste beneficii pe termen lung este un punct de luat in calcul.
De altfel, optiunea de a “inchiria” aplicatia presupune costuri lunare atractive si poate inclina balanta in favoarea voastra. O puteti inclina si mai mult, cautand furnizori care ofera upgrade-uri gratuite sau discount-uri pentru plati anticipate.
Utilizarea eficienta a infrastructurii IT
Nu neglijati cheltuielile aditionale de infrastructura. Implementarea traditionala, pe serverul beneficiarului, presupune costuri de achizitionare si de intretinere a echipamentului hardware, plus un efort suplimentar pentru asigurarea backup-urilor si a securitatii. Inainte de a lua decizia finala, verificati necesarul de infrastructura pentru implementarea solutiei.
O optiune larg raspandita este achizitionarea solutiilor online deoarece elimina orice cheltuieli de infrastructura. Mai mult, securitatea si backup-urile de aplicatie vor intra in responsabilitatea furnizorului.
Merita sa discutam despre suport?
Cu siguranta vor fi momente in care, sub presiunea timpului, veti avea nevoie de suport pentru a gestiona rapid o anumita situatie in soft-ul achizitionat. Recomandarea este sa va asigurati ca furnizorul ofera suport constant, inclusiv telefonic, si sa verificati conditiile in care aceste servicii sunt oferite.
Flexibilitate si adaptabilitate
Odata cu evolutia firmei, vor creste exigentele si vor aparea noi cerinte si nevoi pe care aplicatia va trebui sa le reflecte. Din acest motiv, este indicat sa selectati de la inceput o solutie care permite adaugarea de noi functionalitati sau modificarea celor existente. Mai exact, sa fie adaptabila si flexibila la nevoile viitoare ale firmei. Pe termen lung, acest criteriu este foarte important deoarece este mult mai costisitor sa achizitionati noi aplicatii de fiecare data cand apar alte nevoi, decat sa investiti intr-o solutie care permite adaptari si adaugiri.
Implementarea unei solutii software ar trebui vazuta mai degraba ca un parteneriat pe termen lung si nu ca o simpla achizitie. De aceea, este bine sa va acordati mai mult timp pentru a analiza toate informatiile legate de produs si sa testati cat mai bine aplicatia inainte de achizitionare.
alinescoo