UPDATE: Legea facturilor electronice a fost abrogata printr-o ordonanta publicata joi

Legea nr. 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice care stabilea ca firmele pot utiliza din 1 ianuarie 2014 facturi in forma electronica a fost abrogata prin OUG nr. 111/2013 pentru reglementarea unor masuri fiscale si pentru modificarea unor acte normative, publicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 809 din 19 decembrie 2013.

Ordonanta de urgenta care abroga legea facturilor electronice a fost aprobata de Guvern in sedinta din 18 decembrie 2013. Decizia Executivului vine in conditiile in care Legea nr. 148/2013 s-a aflat in vigoare aproximativ o luna, dupa care aplicarea acesteia a fost suspendata de doua ori.

Mai exact, Legea nr. 148/2012 a intrat in vigoare la sfarsitul lunii iulie 2012, insa la aproximativ o luna de la acea data, Guvernul a decis sa suspende aplicarea documentului pana la 1 ianuarie 2013.

Totusi, intr-o sedinta din 12 decembrie 2012, Executivul a hotarat sa amane inca o data intrarea in vigoare a Legii nr. 148/2012, prevederile acestui act normativ urmand sa se aplice de la 1 ianuarie 2014.

Insa Legea nr. 148/2012 nu va intra in vigoare nici la 1 ianuarie 2014, pentru ca Guvernul a abrogat actul normativ printr-o ordonanta de urgenta aprobata in sedinta de miercuri.

Actul normativ recent aborgat stabilea ca factura in forma electronica era acel document semnat cu semnatura electronica si care purta marca temporala, care continea datele cuprinse in formularul facturii si care era emis si gestionat utilizand sisteme informatice.

De asemenea, Legea nr. 148/2012 aducea completari importante fata de prevederile existente la momentul respectiv in Codul Fiscal, stabilind ce caracteristici trebuiau sa indeplineasca persoanele impozabile pentru a emite facturi electronice, dar si cum trebuiau transmise acestea.

In perioada in care actul normativ care reglementa in mod expres facturile electronice a fost suspendat, Guvernul a modificat, prin OG nr. 15/2012, Codul fiscal, introducand reglementari noi privind factura electronica, care s-au aplicat din 1 ianuarie 2013. In plus, prin HG nr. 1071/2012, Guvernul a modificat si Normele de aplicare a Codului fiscal, acest act normativ aducand si mai multe clarificari referitoare la facturarea electronica.

Noutatile introduse in Codul fiscal privind factura electronica nu s-au suprapus si nici nu s-au contrazis cu cele existente in Legea nr. 148/2012, ci au aduc un plus de claritate in ceea ce priveste aceasta metoda de facturare.

Ce prevede Codul fiscal referitor la factura electronica?

Odata cu abrogarea Legii privind factura electronica, singurele dispozitii care reglementeaza aceasta metoda de facturare raman cele din Codul fiscal.

Potrivit prevederilor din Normele Codului fiscal, pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile.

Mai mult decat atat noile reguli precizeaza ca facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice. In schimb, facturile create in format electronic prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice.

Prevederile introduse in Codul fiscal, aplicabile de la 1 ianuarie 2013, stipuleaza ca utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar. Aceasta operatiune include orice acord scris, formal sau informal, precum si un accept tacit, cum ar fi faptul ca a procedat la procesarea ori plata facturii electronice.

De asemenea, Codul fiscal mai prevede ca autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea unei facturi, indiferent ca este pe suport hartie sau in format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare a facturii.

Potrivit normelor de aplicare a prevederii, aceasta obligatie apartine atat prestatorului, cat si beneficiarului, iar acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia ca detine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii.

"Fiecare persoana impozabila stabileste modul de garantare a autenticitatii originii, a integritatii continutului si a lizibilitatii facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pista fiabila de audit intre o factura si o livrare de bunuri sau prestare de servicii", se mai prevede in OG nr. 15/2012.

Prin HG nr. 1071/2012, Guvernul stabileste ca prin control de gestiune se intelege procesul prin care persoana impozabila garanteaza in mod rezonabil identitatea furnizorului/prestatorului facturii, integritatea continutului facturii si lizibilitatea facturii din momentul emiterii/primirii pana la sfarsitul perioadei de stocare. 

"Controlul de gestiune trebuie sa corespunda volumului/tipului de activitate a persoanei impozabile, sa ia in considerare numarul si valoarea tranzactiilor, precum si numarul si tipul de furnizori/clienti si, dupa caz, orice alti factori relevanti. Un exemplu de control de gestiune este reprezentat de corelarea documentelor justificative", explica normele Codului fiscal.

De asemenea, pista fiabila de audit mentionata de Codul fiscal trebuie, conform reglementarilor din Norme, sa ofere o legatura verificabila intre factura si livrarea de bunuri sau prestarea de servicii. Persoana impozabila poate alege metoda prin care demonstreaza legatura dintre o factura si o livrare/prestare.

In afara de controalele de gestiune, Codul fiscal numeste si alte tehnologii care asigura autenticitatea originii si integritatii continutului facturii electronice:

• o semnatura electronica avansata in sensul art. 2 alin. (2) din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru comunitar pentru semnaturile electronice, bazata pe un certificat calificat si creata de un dispozitiv securizat de creare a semnaturii in sensul art. 2 alin. (6) si (10) din Directiva 1999/93/CE;
• un schimb electronic de date (electronic data interchange - EDI), astfel cum a fost definit la art. 2 din anexa I la Recomandarile Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 privind aspectele juridice ale schimbului electronic de date, in cazul in care acordul privind schimbul prevede utilizarea unor proceduri prin care se garanteaza autenticitatea originii si integritatea datelor.

Normele Codului fiscal subliniaza ca aceste tehnologii sunt doar exemple, nu si cerinte obligatorii. Singurul caz in care ele devin obligatorii este cel al facturilor emise prin mijloace electronice de furnizori/prestatori care sunt stabiliti in tari cu care nu exista niciun instrument juridic privind asistenta reciproca pentru livrari de bunuri sau prestari de servicii care au locul in Romania.

Atentie! «Autenticitatea originii» inseamna asigurarea identitatii furnizorului sau a emitentului facturii, iar «integritatea continutului» inseamna ca nu a fost modificat continutul impus al facturii. Nu uitati ca modificarile recente ale Codului fiscal au stabilit ca din 2013 facturile vor contine noi informatii obligatorii.

Clarificari privind stocarea facturilor electronice

Ordonanta care a modificat Codul fiscal la inceputul lunii septembrie 2012 a stabilit o serie de reguli si pentru stocarea facturilor emise in format electronic.

"Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice", se prevede in Codul fiscal.

Potrivit noilor reglementari, persoana impozabila are obligatia sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite. In plus, mai trebuie stocate si datele ce garanteaza autenticitatea originii si integritatea continutului facturilor.

Contribuabilul are posibilitatea sa aleaga locul de stocare a facturilor emise si primite si a celorlalte informatii, atata timp cat acestea pot sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru. Daca locul de stocare ales nu se afla pe teritoriul Romaniei, persoanele impozabile stabilite in Romania au obligatia sa comunice organelor fiscale competente unde sunt stocate facturile.

Totusi, normele legale contin si o limitare, precizand ca "locul de stocare a facturilor ales de persoana impozabila nu poate fi situat pe teritoriul unei tari cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca avand o sfera de aplicare similara celei prevazute de Directiva 2010/24/UE si de Regulamentul (UE) 904/2010".

OG nr. 15/2012 mai stabileste ca, in scopuri de control, in cazul stocarii prin mijloace electronice a facturilor emise sau primite in alt stat, garantand accesul online la date, persoana impozabila stabilita in Romania are obligatia de a permite organelor fiscale competente din Romania accesarea, descarcarea si utilizarea respectivelor facturi.

Aceeasi obligatie o au si persoanele impozabile nestabilite in Romania care stocheaza prin mijloace electronice facturi emise sau primite pentru livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii impozabile, indiferent de statul in care se afla locul de stocare pentru care au optat.
Normele Codului fiscal vin cu cateva completari stabilind ca facturile emise/primite in forma electronica pot fi convertite pe suport hartie in vederea stocarii.