avocatnet.ro 
AvocatNet.ro: Care prevederi din legislatie se refera la conditiile de arhivare in ceea ce priveste IMM-urile?
Israel Horesh: Nu exista o lege care se adreseaza numai IMM-urilor privind conditiile de arhivare ci mai dregaba se adreseaza tututor creatorilor si detinatorilor de documente. Vorbim de legea Arhivelor Nationale nr 16/1996 cu modificarile si completarile din legea 138/2013 care detaliaza:
- Art.7 Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern, precum si a celor iesite, potrivit legii.
- Art.12 Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurându-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege. Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt obligate sa le pastreze in spatii special amenajate pentru arhiva. Depozitele de arhiva vor fi dotate, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.
Separat, avem Legea contabilitatii 82/1991 care in decursul timpului au suferit numeroase modificari si completari.
Spre exemplu, in Ordinul nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind normele metodologice de intocmire si utilizare a documentele financiar-contabile la litera F se specifica cateva reguli generale:
56. Arhivarea documentelor justificative sii contabile se face in conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:
56. Arhivarea documentelor justificative sii contabile se face in conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:
- documentele se grupeaza in dosare,
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea; in cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
57. Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
Din nefericire, subiectul "arhiva companiei" este pus nu de putine ori in coada listei bugetare si banii alocati sunt de cele mai multe ori insuficienti.
Din nefericire, subiectul "arhiva companiei" este pus nu de putine ori in coada listei bugetare si banii alocati sunt de cele mai multe ori insuficienti.
Din evaluarile noastra sunt foarte rare cazurile in care companiile au investit semnificativ in spatii conforme pentru depozitarea arhivei.
.jpg)
AvocatNet.ro: Ce tip de documente trebuie sa-si arhiveze IMM-urile si pe ce perioada?
Israel Horesh: Documentele arhivate de IMM-uri sunt, in principal, documente financiar-contabile, de exemplu, facturi, avize, registre de casa, bilanturi, jurnale vanzari si cumparari, registru inventar, registru jurnal, Carte mare s.a cu termen de pastrare 10 ani; chitante, dispozitii de plata, monetare, note de intrare iesire, ordine de plata, fise de cont s.a, pentru o perioada de 5 ani, role de casa, pentru respectiv 2 ani, si, nu in ultimul rand, statele de plata pentru 50 ani.
O alta categorie o reprezinta dosarele de personal cu o perioada de retentie de 70 de ani. Contractele cu clientii sau furnizorii, precum si actele aditionale rezultate din acestea reprezinta o alta categorie de documente a carui termen de pastrare este de 10 ani de la data incetarii acestora.
Nu trebuie omise si actele de infiintare, reorganizare a societatilor care se pastreaza permanent.
AvocatNet.ro: In ce conditii trebuie sa-si arhiveze IMM-urile documentele?
Israel Horesh: Motivul principal pentru care un creator si detinator de documente ar trebui sa-si arhiveze inregistrarile in bune conditii este dat de valorea lor juridica.
In practica ne lovim de cele mai multe ori de urmatoarele situatii care necesita accesarea inregistrarilor din arhiva:
- controale ale autoritatilor,
- evidenta, analiza si raportari interne,
- relatii comerciale cu tertii.
Practic nu "te doare" ca nu gasesti o inregistrare decat atunci cand ai nevoie de ea si, daca la mijloc este un control de la fisc sau un proces comercial, negasirea in timp sau deloc a documentului iti va provoca o mare durere in buzunar.
Astfel, fiecare va fi foarte interesat ca inregistrarile lui sa fie usor identificabile si sa le gaseasca repede, sa nu se degradeze in timp si sa fie protejate de evenimente nedorite (inundatii, incendii, furt).
Astfel, fiecare va fi foarte interesat ca inregistrarile lui sa fie usor identificabile si sa le gaseasca repede, sa nu se degradeze in timp si sa fie protejate de evenimente nedorite (inundatii, incendii, furt).
Sunt doua solutii, cea de externalizare catre o companie specializata in administarea inregistrarilor/documentelor sau cea de creare a unui spatiu propriu pentru arhiva si administrarea lui.
In opinia noastra un spatiu conform pentru pastrarea arhivei ar trebui sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente:
In opinia noastra un spatiu conform pentru pastrarea arhivei ar trebui sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente:
- mijloace si intalatii de prevenire si stingere a incendiilor,
- sistem antiefractie,
- un spatiu fara lumina naturala (lumina naturala accelereaza degradarea documentelor),
- un sistem de circulare a aerului (un aer inchis favorizeaza aparitia mucegaiului),
- un spatiu cu temperatura controlata (variatiile mari de temperatura acelereaza degradarea documetelor),
- spatiul nu ar trebui sa fie in subsoluri sau poduri, ar trebui sa se evite incaperile cu tevi/conducte aeriene,
- accesul in acest spatiu limitat doar personalului responsabil cu arhiva,
- evidenta stricta a intrarilor si a iesirilor,
- buna organizare a spatiului de depozitare (numerotarea rafturilor, a cutiilor),
- evidenta electronica a continutului dosarelor/cutiilor de depozitare coroborat cu pozitia lor pe raft,
- evidenta tipurilor de documente pe termene de pastrare petru a evita depozitarea inutila a arhivei expirate.
AvocatNet.ro: Ce costuri are un IMM pentru arhivarea documentelor si in functie de care factori depind aceste costuri?
Israel Horesh: Unul din primele lucruri pe care un om de vanzari il invata la noi este ca fiecare proiect este unic si ca nu ai niciodata 2 arhive la fel.
Factorii care pot influenta costul sunt : cantitatea, locatia/locatiile, frecventa predarii arhivei, nivelul de solicitari din arhiva, natura activitatii, nivelul de detaliu al bazei de date, dimensiunea cutiilor de arhiva, termenele de pastrare.
Imi este foarte greu sa dau o dimensiune de pret exact din motivele mai sus mentionate dar voi incerca.
Pentru depozitarea unui metru liniar de documente, o companie poate plati lunar intre 0,8 si 1 euro, iar, pentru serviciile initiale, insemnand cutii de arhivare, impachetare arhivei in cutii, transportul arhivei , baza de date intre 8,6 si 9 euro pe metru liniar.
AvocatNet.ro: Care au fost in ultimii doi ani tendintele de pe piata de arhivare? Care estimati ca vor fi in urmatorii doi ani tendintele pe piata de arhivare?
Israel Horesh: Fara doar si poate vorbim de o piata inca tanara intr-o continua dezvoltare. Numarul jucatorilor a crescut vertiginos in ultimii doi ani si putem vorbi deja de 45-50 de companii la nivel national.
Cresterea anuala este de aproximativ 20% si trendul va fi asemanator pe urmatorii doi ani mai ales ca nu prevedem modificari legislative care
sa duca la scaderi semnificative ale perioadelor de pastrare pentru documente. Este evident ca stocarea si transferul documentelor in suport electronic a castigat enorm in ultimii ani versus documentele fizice insa pentru justificari legale este in continuare solicitat "originalul".
Cislariu_Gica