avocatnet.ro 
In ceea ce priveste Pastrarea documentelor, de interes general sunt punctele (1), (2) si (4) ale articolului 12, care stabilesc obligativitatea asigurarii unor conditii corespunzatoare de pastrare a documentelor, inclusiv spatii special amenajate pentru arhiva si dotarea cu sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.
- Art 12 (1): Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege.
- Art 12 (2): Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt obligate sa le pastreze in spatii special amenajate pentru arhiva. Noile constructii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate de catre Arhivele Nationale sau serviciile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, numai daca au spatii prevazute pentru pastrarea documentelor.
- Art 12 (4): Depozitele de arhiva vor fi dotate, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.
Prevederile legale privind Selectia documentelor si Depunerea documentelor la Arhivele Nationale trebuie de asemenea respectate de orice firma creatoare si/sau detinatoare de documente. Mai multe informatii despre toate obligatiile legale ce va revin gasiti in textul integral al Legii Arhivelor Nationale.
Firma dvs. respecta legislatia din domeniul arhivarii?
Parcurgerea integrala a textului Legii Arhivelor Nationale arata ca responsabilitatile ce va revin in calitate de creator si detinator de documente nu sunt nici putine si nici simple. Practic, procesul arhivarii documentelor necesita cunostinte de specialitate, iar depozitarea arhivei trebuie sa respecte o serie de standarde de siguranta ce nu lasa loc improvizatiilor.
Pe de alta parte, pe langa obligatiile legale, aveti un interes strict managerial de a pastra documentele firmei organizate si in buna stare, astfel incat sa le puteti accesa usor oricand aveti nevoie de ele.
O posibila solutie este angajarea unei persoane cu pregatire in domeniul arhivistic si construirea sau amenajarea unui depozit care sa respecte standardele in vigoare. Experienta arata insa ca aceasta nu este si o solutie practica, investitia financiara, si nu numai, fiind considerabila.
In aceste conditii, externalizarea serviciilor de arhivare este o solutie ce merita analizata. O firma de arhivare autorizata are personalul de specialitate capabil sa organizeze documentele firmei in functie de termene de pastrare si alte criterii arhivistice, dar si dupa criterii specifice companiei Dvs. De retinut ca arhivarea documentelor poate varia de la o firma/institutie la alta, dar nu este recomandat sa varieze in cadrul unei companii, de la un department la altul.
Concret, specialistii in arhivistica ai unei firme de arhivare profesioniste vor indeplini pentru compania Dvs. urmatoarele activitati:
- organizarea documentelor in dosare/bibliorafturi si inscrierea de informatii pe coperta/cotor pentru usurinta in identificarea ulterioara;
- impachetare in cutii de arhivare special create pentru conservarea arhivei pe termen lung, cu respectarea Nomenclatorului arhivistic si a conditiilor impuse de lege;
- realizarea unui raport de continut prin preluarea informatiei de pe dosar si inregistrarea intr-un sistem informatic de evidenta a arhivei; acest sistem faciliteaza si luarea deciziilor de distrugere la timp a documentelor, conform legii.
In ceea ce priveste depozitarea sigura a arhivei, evident ca este mult mai simplu sa apelati la o firma de arhivare care detine spatii de depozitare autorizate, decat sa demarati propriul demers de constructie/amenajare si autorizare.
Sintetizand, beneficiile externalizarii serviciilor de arhivare si depozitare arhiva ar fi, in mare, urmatoarele:
- evaluarea gratuita a situatiei curente de catre un specialist in arhivistica;
- organizarea corecta a arhivei pentru asigurarea accesului rapid la documente;
- detinerea controlului asupra tuturor operatiunilor derulate prin delegarea reprezentantilor autorizati pe nivele de acces;
- pastrarea arhivei in spatii autorizate si avizate;
- reducerea costurilor pe termen lung.
Cum alegem furnizorul potrivit de servicii de arhivare
Criteriul de baza in alegerea unui furnizor de servicii de arhivare ar trebui sa fie detinerea autorizatiei din partea Arhivelor Nationale si a autorizatiilor PSI, pentru ca altfel nu avem nicio garantie de conformitate legala sau calitate. In afara acestei conditii de baza, criteria importante sunt experienta si reputatia in piata a furnizorului de servicii, pregatirea de specialitate a personalului, dar si infrastructura detinuta.
In vreme ce pe piata din Romania activeaza multe firme ce ofera servicii de arhivare, o cercetare atenta arata ca doar putine dintre ele fac fata onorabil unei selectii dupa toate criteriile amintite. Sugestiv in acest sens este, de exemplu, faptul ca exista o singura firma in Romania care detine un spatiu special construit pentru depozitarea arhivei! Este vorba despre depozitul firmei Archivit, singurul spatiu de depozitare a arhivelor in masura sa asigure urmatoarele facilitati:
- Temperatura si umiditate monitorizate si controlate non-stop
- Infrastructura proiectata pentru a rezista la miscari seismice cu magnitudine mai mare de 8 grade pe scara Richter
- Sisteme de alarma, paza permanenta, monitorizare CCTV non-strop
- Autorizatie PSI pentru depozitare arhiva si toate certificarile ISO
- Planificarea logistica efectuata de specialisti
- Confidentialitate
- Personal calificat pentru managementul arhivei.
Pe langa autorizari de functionare si infrastructura avansata, Archivit indeplineste cu success si criteriile experientei, reputatiei si pregatirii de specialitate a personalului. Mai multe informatii despre aceasta companie gasiti pe site-ul Archivit.
Ca o concluzie, externalizarea serviciilor de arhivare catre o firma profesionista va poate scuti de amenzile usturatoare pe care le riscati prin incalcarea prevederilor legale, dar si de bataia de cap pe care o presupune managementul volumelor mari de documente.
Cislariu_Gica