din Legea de functionare a Arhivelor Statului. sper sa fie de folos.
CAPITOLUL III
Obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente
Secţiunea I
Evidenta documentelor
Art. 7. - Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern, precum si a celor iesite, potrivit legii.
Art. 8. - Anual, documentele se grupeaza in unitati arhivistice, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul documentelor de arhiva, care se intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele proprii.
Nomenclatoarele intocmite de creatori la nivel central se aproba de catre Arhivele Nationale, iar cele ale celorlalti creatori, de catre directiile judetene ale Arhivelor Nationale, potrivit anexei nr. 1.
Art. 9. - Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire, intocmite potrivit anexelor nr. 2 si 3.
Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.
Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul Arhivelor Nationale sau al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, in functie de creatorii la nivel central sau local, in urma selectionarii, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat.
Secţiunea a II-a
Selectionarea documentelor
Art. 10. - In cadrul Arhivelor Nationale functioneaza comisia centrala de selectionare a documentelor, care coordoneaza activitatea de selectionare a documentelor intocmite si detinute de creatorii la nivel central, iar in cadrul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale functioneaza cate o comisie de selectionare a documentelor, care coordoneaza activitatea de selectionare a documentelor intocmite si detinute de ceilalti creatori.
Modul de organizare si atributiile comisiilor prevazute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistica, aprobate de directorul general al Arhivelor Nationale.
Art. 11. - In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit potrivit anexei nr. 5.
Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.
Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. 2.
In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate.
Secţiunea a III-a
Pastrarea documentelor
Art. 12. - Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege.
Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt obligate sa le pastreze in spatii special amenajate pentru arhiva. Noile constructii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate de catre Arhivele Nationale sau directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, numai daca au spatii prevazute pentru pastrarea documentelor.
Arhivele Nationale si directiile judetene ale Arhivelor Nationale pot prelungi termenul de pastrare a documentelor la detinatori pana la asigurarea spatiilor necesare preluarii lor.
Depozitele de arhiva vor fi dotate, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.
Secţiunea a IV-a
Depunerea documentelor la Arhivele Nationale
Art. 13. - Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente depun spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale si la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa cum urmeaza:
a) documentele fotografice, precum si peliculele cinematografice, dupa 20 de ani de la crearea lor;
b) documentele scrise, cu exceptia actelor de stare civila si a documentelor tehnice, dupa 30 de ani de la crearea lor;
c) documentele tehnice, dupa 50 de ani de la crearea lor;
d) actele de stare civila, dupa 100 de ani de la intocmirea lor;
e) matricele sigilare confectionate din metal, avand inscrise toate insemnele legale si denumirea completa a unitatii, dupa scoaterea lor din uz.
Art. 14. - Creatorii si detinatorii de arhiva pot detine documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si dupa expirarea termenului de depunere, daca sunt necesare in desfasurarea activitatii lor, pe baza aprobarii directorului general al Arhivelor Nationale, in cazul creatorilor si detinatorilor la nivel central, si a directorilor directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, pentru ceilalti creatori si detinatori, in conditiile respectarii prevederilor prezentei legi.
Ministerul Apararii Nationale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Roman de Informatii, Serviciul de Informatii Externe, Serviciul de Protectie si Paza, alte organe cu atributii in domeniul sigurantei nationale, precum si Academia Romana isi pastreaza documentele proprii in conditiile prezentei legi si dupa expirarea termenelor prevazute la art. 13.
Art. 15. - Organizatiile particulare si persoanele fizice care detin documente din Fondul Arhivistic National al Romaniei le pot depune la Arhivele Nationale sub forma de custodie sau donatie, scutite de taxe si impozite.
Detinatorul care doreste sa vanda documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei este obligat sa comunice aceasta Arhivelor Nationale sau, dupa caz, directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, care au prioritate la cumpararea oricaror documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si care trebuie sa se pronunte in termen de 60 de zile de la data inregistrarii comunicarii.
Art. 16. - Documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale cetatenilor, vor fi pastrate de catre creatorii si detinatorii de documente.
Art. 17. - Creatorii si detinatorii de documente, prevazuti la art. 14 si 15, sunt obligati sa depuna la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, cate un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le detin, la expirarea termenelor de depunere a acestora.
Art. 18. - In cazul desfiintarii, in conditiile legii, a unui creator de documente, persoana juridica, fara ca activitatea acestuia sa fie continuata de altul, documentele cu valoare istorica, in sensul art. 2, vor fi preluate de catre Arhivele Nationale sau de directiile judetene ale Arhivelor Nationale, iar cele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, vor fi preluate de casele judetene de pensii sau ale sectoarelor municipiului Bucuresti, dupa caz.
Art. 181. - Creatorii si/sau detinatorii de documente, persoane juridice, care isi schimba regimul de proprietate sau isi modifica obiectul de activitate, precum si noii detinatori care preiau patrimoniul au obligatia sa dispuna masuri pentru pastrarea, conservarea si evidenta arhivei, in conditiile prevazute de lege.
Unitatile prevazute la alin. 1 sunt obligate sa ia masuri impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii fara drept a documentelor din arhiva.
Documentele mentionate la alin. 2 se depoziteaza in conditii si in locuri stabilite prin acte bilaterale incheiate cu reprezentantii Arhivelor Nationale sau ai directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, cu exceptia celor cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurari sociale ale cetatenilor, care se depoziteaza la casele judetene de pensii sau ale sectoarelor municipiului Bucuresti.
Carnetele de munca se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, dupa caz
Art. 19. - Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei o data intrate, potrivit legii, in depozitele Arhivelor Nationale si/sau ale directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu exceptia celor predate in custodie.
avocatnet.ro explicăm legislația
Cislariu_Gica