Cele mai intalnite greseli in elaborarea unei oferte in achizitii publice

Articol scris de Diana Spinciu, Trainer Extreme Training (www.traininguri.ro) 

Citim des ca elaborarea unei oferte in achizitii publice presupune atentie, rigurozitate, minutiozitate. Ca, in fapt, elementele enumerate fac diferenta. Adevarat!

In cele ce urmeaza aduc in atentie principalele categorii de greseli, fara sa pot, insa, afirma ca ordinea tratarii lor e data de frecventa cu care acestea se intalnesc in practica. In egala masura, este foarte posibil ca aceste greseli sa nu mai faca parte din ofertele cititorilor, asa cum pentru unii identificarea si prezentarea acestora poate sa-i aduca mai aproape de o oferta admisibila.

Cum stau, practic, lucrurile?

In mod normal, intr-o oferta, informatiile trebuie sa derive unele din altele, documentele sa nu se contrazica, documentele sa se completeze, sa se intrepatrunda. Si, daca acesta e dezideratul, atunci atentia trebuie sa se indrepte asupra modului in care raspundem, concret, fiecarei cerinte ce se solicita a fi indeplinita.

Greseala 1. Ignorarea posiblitatii de a clarifica o documentatie de atribuire

Exemplu:
Se solicita, intr-o fisa de date a achizitiei, urmatoarele:

“Ofertantul va prezenta o lista a principalelor contracte de executie realizate in ultimii 5 ani in domeniul contractului. Se vor prezenta minim 2 contracte de natura si complexitatea prezentului contract a caror valoare cumulata sa fie de X lei. Se vor prezenta documente care sa confirme realizarea lucrarilor: copii / parti relevante ale contractului de executie, procese verbale de receptie (finale sau partiale), recomandari.”

Domeniul contractului: constructie cladire P+5, inclusiv parcare subterana P–2

Niciun ofertant nu adreseaza nicio solicitare de clarificari in legatura cu cerinta referitoare la “natura si complexitatea lucrarii”. Implicit, se oferteaza dupa intelegerea fiecaruia.

Consecinta: autoritatea contractanta considera, la evaluarea ofertelor, ca “natura si complexitatea” inseamna “lucrari de suprastructura si infrastructura civila” in valoare de minim X lei.

Analiza comisiei de evaluare are in vedere faptul ca, prin caietul de sarcini, s-au solicitat lucrari de structura si infrastructura. Insa, o lucrare de nivelul celei pentru care se oferteaza, nu presupune numai infrastructura si suprastructura, ci si arhitectura, instalatii electrice, termice etc. 

Autoritatea a considerat, totusi, ca “natura si complexitatea” are in vedere partea cea mai complicata a lucrarii fara sa precizeze, insa, acest lucru in Fisa de date a achizitiei. E adevarat ca nici ofertantii nu s-au grabit sa clarifice.

Consecinta: oferta este respinsa pentru ca nu indeplineste cerinta referitoare la ”experienta similara”.

CNSC se pronunta prin respingerea contestatiei motivand ca, atat timp cat s-a ofertat pe cerintele din fisa de date a achizitiei, ofertantul si-a asumat o astfel de analiza si evaluare. Decizia este criticabila. Insa, nu se elimina greseala ofertantului de a nu clarifica, inainte de depunerea ofertei, sintagma “natura si complexitatea”.

Greseala 2. Un expert nominalizat nu mai poate fi schimbat in urma clarificarilor

Exemplu:

Prin Fisa de date a achizitiei se solicita: “Prezentarea unui Responsabil tehnic cu exectia (RTE) Atestat de MDRT in domeniile: II-cai ferate, drumuri si poduri, tunele, conform Legii. “

Cum atestatele se obtin pentru fiecare subdomeniu in parte, respectiv pentru cai ferate sau drumuri, sau poduri, sau tunele, sau orice combinatie intre acestea, un ofertant care va prezenta Atestatul eliberat de MDTR in domeniul II – cai ferate, drumuri si poduri, fara tunele, urmeaza a fi eliminat pentru ca expertul prezentat initial in oferta nu poate fi schimbat, iar cel prezentat, desi atestat, nu este atestat in toate domeniile.

Greseala 3. Zeci, sute de clarificari asupra documentatiei de atribuire. Una ratata

O alta greseala sanctionabila cu respingerea ofertei o reprezinta “ratarea unei clarificari”. De exemplu, in caietul de sarcini se solicita, printre altele, furnizarea a 100 ml teava de tip X.

Ulterior, printr-o clarificare postata in SEAP, corespunzator anuntului - o clarificare dintre alte cateva clarificari -  se precizeaza ca se solicita furnizarea a 115 ml teava de tip X.

Oferta se elaboreaza. Se coteaza pentru 100 ml teava de tip X caci “s-a ratat clarificarea”, urmand ca cei 15 ml, diferenta, sa se considere ca nu s-au cotat, deci ca pretul nu contine intreaga cantitate de materiale solicitata. 

De regula, pentru o astfel de neconcordanta, se solicita clarificari, iar ofertantii raspund prin invocarea unei erori sau a unei abateri tehnice minore care nu este de natura a influenta pretul final, mentionand, totodata, ca diferenta de pret urmeaza a fi suportata din profitul calculat de ofertant pentru respectivul contract.

Ma mentin rezervata fata de astfel de aprecieri pentru ca nu putem discuta de abatere tehnica minora sau de eroare, ci de o cantitate – mai mica sau mai mare – dintr-un articol ce nu a fost ofertat.

Greseala 4. In propunerea tehnica “A” + “A” = “A”

Frecvent intalnim la capitolul “modul de prezentare a propunerii tehnice” din Fisa de date  a achizitiei cerinte de genul:

“Propunerea tehnica va respecta cerintele tehnice din caietul de sarcini (proiectul tehnic) si va cuprinde:
1. Fisele tehnice pentru echipamentele solicitate conform caietelor de sarcini;
2. Specificatii tehnice pentru principalele materiale si echipamente care intra in componenta lucrarilor.”

De regula, in fisele tehnice se reiau copy-paste solicitarile din caietul de sarcini. Cerinta se considera indeplinita, insa trebuie si dovedita, fapt pentru care se prezinta alaturat fisei tehnice si “specificatiile tehnice” asa cum sunt acestea realizate de producator. Greseala survine in momentul in care in fisa tehnica afirmam ca indeplinim cerinta din caietul de sarcini, respectiv ca echipamentul propus de noi “face” ceea ce se solicita prin caietul de sarcini, la parametrii solicitati, insa, in specificatiile tehnice, parametrii sunt mai mici decat cei solicitati.

Capcana e intinsa - ce modificam? Fisa tehnica, producatorul, produsul ofertat? Cum raspundem unei solicitari de clarificari adresate de autoritatea contractanta? Invocand abatere tehnica minora?

Practic, orice raspuns am oferi, ajungem in final tot la o modificare a propunerii tehnice pentru ca, asa cum am aratat, trebuie schimbat ceva:
- ori fisa tehnica - imposibil caci prin ea raspundem cerintei din caietul de sarcini; schimbarea ei inseamna ca nu mai respectam caietul de sarcini;
- schimbam produsul - modificam oferta, schimbam producatorul - modificam oferta caci l-am indicat (si produsul, si producatorul) in fisa tehnica pe care, asa cum spuneam, nu o putem modifica.

Greseala 5. Contestam cand ne bazam

O alta greseala o reprezinta, de exemplu, si situatia din urmatoarea ipoteza: Suntem declarati respinsi dintr-o procedura de achizitie pentru ca oferta noastra este neconforma.  Exista si ni se comunica si numele ofertantului castigator.

Atacam solutia autoritatii contractante in ceea ce priveste respingerea ofertei noastre si consideram ca oferta declarata castigatoare nu poate fi admisa pentru ca nu indeplineste unul sau mai multe criterii de calificare. Solicitam si acces la dosarul achizitiei.

In urma studierii dosarului achizitiei publice, format in fata CNSC constatam ca ofertantul declarat castigator nu are probleme din punct de vedere al criteriilor de claificare, indeplinindu-le pe toate, insa constatam ca propunerea tehnica nu este realizata intocmai cerintelor din caietul de sarcini.

Depunem note scrise in urma studierii dosarului achizitiei si, prin intermediul acestora, schimbam practic motivarea contestatiei initiale; nu mai insistam asupra necesitatii eliminarii ofertantului castigator pentru neindeplinirea cerintelor de calificare, ci pentru aspecte din propunerea sa tehnica.

Evident ca noile motive vor fi respinse si, in principiu, contestatia indreptata asupra ofertantului declarat castigator va fi respinsa ca nemotivata, avand in vedere ca, prin notele scrise, nu pot fi aduse capete noi de cerere, ci doar intarite, completate, dezvoltate cele ce au facut parte initial din contestatia noastra.

--

Ofertarea, prin urmare, ramane, dincolo de afirmatiile de la inceputul textului, inclusiv o chestiune de asumare. Cred cu convingere ca e destinata exclusiv celor ce fac numai asta si nu “si asta”. Oameni dedicati, care sa-si asume realizarea in intergalitate a unei oferte, pot face diferenta intre o oferta buna si una in care s-a ratat o clarificare sau s-au ratat “tunelele RTE-istului”.