avocatnet.ro 
Pana la data 1 ianuarie 2013, pentru a emite facturi prin mijloace electronice, persoanele impozabile aveau obligatia de a garanta autenticitatea sursei si integritatea continutului facturii prin mijloace precum semnatura electronica, schimb de date EDI sau alte metode de garantare, a declarat pentru AvocatNet.ro Mihaela Mitroi, Partner PricewaterhouseCoopers (PwC).
Aceasta a adaugat ca incepand cu aceasta data insa, facturarea electronica este subiectul indeplinirii unui cumul de trei conditii, ce constau in autenticitatea originii, integritatea sursei, precum si lizibilitatea facturii.
Mai exact, legislatia fiscala prevede ca facturile electronice au trei elemente specifice:
- Autenticitatea originii – respectiv identitatea furnizorului sau a emitentului facturii;
- Integritatea continutului – respectiv faptul ca elementele obligatorii din continutul facturii nu au suferit modificari din momentul in care factura a plecat de la furnizor si pana la expirarea celor 10 ani in care trebuie pastrata factura;
- Lizibilitatea facturii – respectiv formatul facturii asigura citirea acesteia de catre om; astfel, in cazul in care avem o factura criptata, exista si o cheie de decriptare pe toata perioada in care trebuie pastrata factura.
"Aceste conditii pot fi indeplinite prin controale de gestiune care stabilesc o pista fiabila de audit intre factura emisa de societate si livrarea de bunuri sau servicii aferenta. Astfel, pentru indeplinirea celor trei conditii de facturare, legislatia nu impune implementarea unei proceduri interne la nivelul societatii, ci lasa la alegerea fiecarui contribuabil metodele prin care sa se garanteze indeplinirea conditiilor, in functie de natura activitatii sale si de volumul tranzactiilor", a mai spus sursa citata.
Totusi, Mihaela Mitroi considera ca punctul de pornire pentru un sistem de facturare electronica poate fi implementarea unei proceduri interne care sa reglementeze controalele de gestiune utilizate in practica pentru indeplinirea conditiilor de facturare electronica.
"O astfel de procedura se poate dovedi un instrument foarte folositor pentru societate atat la nivel intern, cat si in relatia cu autoritatile fiscale", a subliniat specialistul.
>> Testeaza aplicatie de facturare online
Procedura interna poate cuprinde informatii despre responsabilitatile angajatilor implicati in procesul de facturare
Procedura interna prin care pot fi reglementate controalele de gestiune ar trebui aprobata la nivelul managementului societatii, a explicat Mihaela Mitroi.
Potrivit sursei citate, informatiile continute de aceasta trebuie sa clarifice modalitatile prin care se garanteaza:
- identitatea furnizorului (autenticitatea originii),
- continutul nealterat al facturii (integritatea continutului),
- lizibilitatea facturii din momentul emiterii si pana la sfarsitul perioadei de stocare.
Astfel, a continuat specialistul PwC, procedura interna poate reglementa modalitatile prin care se realizeaza la nivelul societatii legatura intre factura emisa si livrarea de bunuri sau servicii aferenta, prin corelarea documentelor justificative.
"De exemplu, pentru furnizor, factura poate fi corelata cu documente precum: contracte, ordine de cumparare, documente de iesire din gestiune, documentele de transport, dovada incasarii platii, etc. Pe de cealalta parte, clientul poate corela factura cu contracte, ordine de cumparare, cu instiintarea de livrare, copii ale documentelor de transport, documente de intrare in gestiune, ordine de plata etc", a detaliat aceeasi sursa.
De asemenea, procedura interna poate sa contina, potrivit Mihaelei Mitroi, informatii cu privire la responsabilitatile angajatilor implicati in procesul de facturare. Concret aceste informatii ar trebui sa faca referire la:
- cine sunt factorii responsabili de emiterea/aprobarea/plata/stocarea facturilor, precum si de crearea comenzilor de vanzare/cumparare, corelarea documentelor, verificarea inregistrarilor contabile,
- drepturile de editare/citire ale acestora (de exemplu daca accesul la un anumit document/proces este sau nu limitat in functie de utilizator/parola/departamentul si functia utilizatorului).
Procedura interna reglementeaza la nivelul societatii controalele de gestiune utilizate in cadrul sistemului de facturare electronica, insa daca este privita separat, atunci procedura nu poate reprezenta o certificare a punerii in practica in mod corespunzator a acestor controale de gestiune, a atentionat Mihaela Mitroi.
"Prin urmare, desi procedura interna se poate dovedi a fi un instrument important in relatia cu autoritatile fiscale, societatile care utilizeaza facturarea electronica trebuie sa faca dovada in cadrul unei inspectii fiscale ca toate controalele de gestiune mentionate de procedura interna sunt implementate in practica in mod corespunzator si sunt suficiente pentru indeplinirea conditiilor de facturare electronica", a explicat specialistul.
gabriellbelu 
delphi
Comentarii articol (0)