Fisa postului: Ce elemente trebuie sa cuprinda si de ce trebuie intocmita?

Fisa postului este un document esential in relatiile de munca, iar pentru definirea sa trebuie analizat mai intai ce este postul. Astfel, postul este functia sau slujba unei persoane prezente la locul de munca pentru indeplinirea atributiilor de serviciu, a declarat pentru AvocatNet.ro Corina Neagu, Managing Partner 4Tree. De asemenea, postul indica mai multe sarcini si atributii caracteristice persoanei care ocupa o pozitie sau functie in cadrul unei companii, pentru care beneficiaza de un salariu, a continuat specialistul.

Avand in vedere aceste aspecte, fisa postului este, potrivit Corinei Neagu, un document anexa la contractul individual de munca prin care se definesc principalele sarcini ce caracterizeaza munca salariatului.

"Fisa postului este un instrument de lucru pentru orice companie si intocmirea ei este obligatorie conform legislatiei in vigoare. Este unul dintre documentele de formalizare a structurii organizatorice a unei companii. Practic, ea este un document operational important ce prezinta in detaliu elementele cerute unui salariat pentru ca acesta sa-si poata exercita in conditii normale activitatea", a explicat sursa citata. 

Mai mult decat atat, impreuna cu regulamentul intern, fisa postului este unul dintre documentele esentiale in stabilirea, derularea si incetarea raporturilor de munca, a punctat Managing Partner-ul 4Tree.

Fisa postului se intocmeste pe baza informatiilor obtinute in urma analizei postului si reprezinta un document scris care identifica, defineste si descrie postul vizand sarcinile, conditiile de munca si responsabilitatile pe care le presupune acesta, a continuat specialistul.

Elementele de baza ale fisei de post

Fisa postului trebuie sa cuprinda cateva elemente de baza, printre care se numara denumirea si descrierea postului, codul COR pentru pozitia respectiva, unde se incadreaza postul in structura organizationala, relatiile pe care le are cel care ocupa postul cu ceilalti angajati ai firmei, precum si aptitudinile necesare pentru ocuparea postului.

Astfel, Corina Neagu ne-a precizat ca descrierea postului incepe cu titlul postului si continua cu informatii referitoare la obiective, sarcini, autoritatea si responsabilitatile cerute de acesta.

Mai departe, specificarea postului cuprinde caracteristicile, din punct de vedere al trasaturilor si experientei, pe care trebuie sa le indeplineasca angajatul pentru a corespunde cerintelor postului, a continuat specialistul.

"Conditiile specifice unui anumit post se pot referi la nivelul de studii, pregatirea profesionala speciala, vechimea in domeniul respectiv, aptitudinile necesare, caracteristicile personale, cerintele fizice si conditiile de mediu", a adaugat aceeasi sursa.

De asemenea, fisa postului include denumirea postului si codul COR aferent pozitiei respective (codul din sase cifre prezentat in COR). Acest cod este necesar, a explicat Corina Neagu, pentru ca postul respectiv sa poata fi introdus intr-o ierarhie reglementata oficial a posturilor si in plus este o cerinta a inspectoratului teritorial de munca.

Mai departe, fisa postului cuprinde informatii referitoare la cui i se subordoneaza pozitia in organigrama, din punct de vedere ierarhic, precum si cate persoane are in subordine cel care ocupa postul, daca este cazul, a adaugat Managing Partner-ul 4Tree.

Pe langa aceste informatii, documentul trebuie sa mai cuprinda scopul principal al postului, departamentul (structura departamentala in care functioneaza postul), relatiile postului care vizeaza raporturile postului cu interiorul sau exteriorul organizatiei si responsabilitatile principale.

In acelasi timp, fisa postului include si date despre standardele de performanta, unde se prezinta, conform Corinei Neagu, limitele de luare a deciziilor si nivelele de performanta ce urmeaza a fi atinse de ocupantul postului respectiv.

In plus, fisa postului trebuie sa contina si competentele/abilitatile/cunostintele/aptitudinile necesare pentru nivelul pozitiei respective, precum si pe cele cu caracter obligatoriu. Astfel, specialistul ne-a precizat ca aptitudinile sunt clasificate in aptitudini de baza, aptitudini de rezolvare a problemelor complexe, aptitudini de management al resurselor, aptitudini sociale, aptitudini sistemice, aptitudini tehnice, iar abilitatile in abilitati cognitive, abilitati fizice, abilitati psihomotorii, abilitati senzoriale.

Totodata, in fisa postului sunt incluse si cerintele privind experienta necesara ocuparii pozitiei respective. Corina Neagu ne-a declarat ca experienta poate fi experienta in munca (indiferent de posturile ocupate si organizatiile in care a activat), experienta in specialitate (pe acelasi post sau posturi asimilate, indiferent de organizatiile in care a activat), experienta in domenii conexe (pe posturi comparabile, indiferent de organizatiile in care a activat, pe posturi de conducere, in cadrul organizatiei), la care se adauga perioada de acomodare la cerintele postului (durata normala de acomodare).

Tot pe lista elementelor de baza ale fisei postului figureaza si responsabilitatile si obligatiile privind siguranta si sanatatea muncii si conditiile de munca. Acestea din urma reprezinta totalitatea factorilor care influenteaza natura si calitatea muncii, a explicat Corina Neagu.

"Conditiile de munca tin de statutul angajatului, locul desfasurarii muncii, resursele disponibile, timpul de munca, contextul muncii, conditiile de instruire si perfectionare, precum si sistemul de promovare", a continuat aceasta.

De asemenea, fisa postului include si cateva elemente temporale. Potrivit specialistului, acestea sunt:

• data intocmirii fisei de post - data, numele si prenumele angajatului responsabil cu intocmirea, functia acestuia si semnatura;
• data luarii la cunostinta de catre angajat - se trece data, numele si prenumele angajatului precum si semnatura acestuia;
• data avizarii - data la care a fost aprobata fisa postului de catre departamentul juridic/resurse umane, de catre superiorul celui care a intocmit fisa ori de catre o alta persoana desemnata prin acte oficiale ale organizatiei. Se trece data, numele si prenumele persoanei care avizeaza, functia acesteia, semnatura si stampila companiei.

Angajatul trebuie sa semneze fisa postului

Fisa de post este documentul de management al resurselor umane care sintetizeaza elementele caracteristice ale unui post, pentru a putea fi intelese si insusite de catre ocupantul postului, ne-a declarat Corina Neagu.

"Fisa postului este adusa la cunostinta angajatului preferabil inainte de angajare si trebuie semnata de catre acesta pentru luare la cunostinta, devenind anexa la contractul individual de munca. Orice modificare sau actualizare a fisei de post trebuie adusa la cunostinta acestuia, sub o noua semnatura si anexare la contractul de munca", a subliniat aceasta.

Codul muncii prevede la art. 39, alin. (2), lit. a) ca salariatul are obligatia precisa de a respecta fisa postului, astfel ca existenta acesteia devine, potrivit sursei citate, si o lege a postului.

De cealalta parte, legislatia in vigoare stabileste cateva obligatii si drepturi si pentru angajatori, referitoare la fisa postului. Astfel, art. 17 alin. 2 lit. d) din Codul muncii prevede ca anterior incheierii sau modificarii contractului individual de munca, angajatorul are obligatia de a informa persoana selectata in vederea angajarii, respectiv salariatul, cu privire la (…) functia/ocupatia ce urmeaza a o detine, conform COR sau altor acte normative, precum si atributiile postului.

Totodata, angajatorul are dreptul sa stabileasca atributiile corespunzatoare pentru fiecare salariat (art. 40 alin. 1 lit. b) din Codul muncii), iar in completarea sarcinilor trasate prin fisa postului, angajatorul are dreptul sa dea dispozitii cu caracter obligatoriu sub rezerva legalitatii (art. 40 alin. 1 lit. c) din Codul muncii).

Si in modelul cadru al contractului individual de munca se precizeaza ca atributiile postului sunt prevazute in fisa postului, anexa la contractul de munca.

"Reglementata de catre legislatia muncii, fisa postului nu este cunoscuta sau este ignorata, in multe cazuri, atat de catre angajator, cat si de salariat. Lipsa acesteia poate conduce la abuzuri exercitate asupra salariatilor, prin incarcarea lor cu sarcini care nu au facut obiectul ofertei de angajare sau care nu fac parte din atributiile specifice postului ocupat. Sunt elemente care trebuie cunoscute de catre salariati, deoarece acestea ii pot feri pe viitor de multe probleme, cu care, in mod curent, se confrunta la locul de munca", considera Corina Neagu.

Fisa postului poate fi contestata de salariati

Fisa Postului este un document obligatoriu, impus prin Codul Muncii si standardul SR EN ISO 9001/2008:"Cerintele Sistemului de Management al Calitatii", a precizat Managing Partner-ul 4Tree. Orice post din organizatie implica o fisa de post, iar fisa se intocmeste atat pentru pozitiile noi, cat si pentru cele existente devenite vacante/existente si schimbate semnificativ in continut, a adaugat aceasta.

Semnarea fisei postului de catre angajat semnifica, potrivit specialistului, luarea la cunostinta, acceptarea, intelegerea responsabilitatilor si angajamentul acestuia de a le indeplini si respecta. Mai mult decat atat, angajatul are dreptul sa conteste aspecte cuprinse in fisa postului, asa cum are dreptul sa conteste orice aspect care tine de munca sa sau de obligatiile si drepturile sale ca angajat, sustine Managing Partner-ul 4Tree.

Avand in vedere importanta fisei postului, Corina Neagu este de parere ca departamentul resurse umane impreuna cu sefii de departamente au obligatia de a dezvolta si de a instrui managerii in utilizarea unui Standard de elaborare a fisei postului, prin care sa reglementeze continutul, modelul cadru, responsabilitatile persoanelor implicate, regulile de intocmire/actualizare/revizuire si gestionare a fiselor de post.

De ce este importanta fisa postului?

Dat fiind caracterul obligatoriu al fisei postului, angajatorii care nu intocmesc acest document se supun riscului de a fi amendati de catre inspectoratul teritorial de munca pentru absenta acestora din dosarele de personal ale angajatilor, a declarat Corina Neagu.

"In prima faza se primeste un avertisment si un termen in cadrul caruia aceste fise trebuie elaborate, iar in cazul in care acesta nu este respectat, compania este amendata conform legislatiei in vigoare", a adaugat sursa citata.

Potrivit specialistului, importanta existentei si continutului fisei postului reies cel putin din urmatoarele:

• eventualele sanctiuni disciplinare pot fi aplicate numai in masura in care, salariatul incalca, nu exercita sau exercita in mod defectuos atributiile ce ii revin;
• fidelitatea fata de angajator se raporteaza la felul exercitarii atributiilor de serviciu;
• indeplinirea dispozitiilor de serviciu - sub aspectul legalitatii lor; salariatul este obligat sa indeplineasca dispozitiile date de superiorii lui, numai in masura in care acestea sunt legale;
• cunoasterea modului de exercitare a controlului ierarhic asupra modului de indeplinire a atributiilor de serviciu;
• in cazul in care contractul individual de munca este nul, din diferite motive, salariatul are dreptul la remunerarea muncii sale corespunzator modului de indeplinire a atributiilor de serviciu. Astfel, in masura in care salariatul, al carui contract de munca nu este valid, si-a indeplinit atributiile inscrise in fisa postului, poate solicita sa fie remunerat in consecinta.
• prin raportarea la cerintele angajatorului, se poate stabili eventuala necorespundere profesionala a salariatului (nu da dovada ca ar avea insusite cunostintele si/sau abilitatile necesare postului);
• pierderea neculpabila a abilitatilor speciale poate conduce la stabilirea necorespunderii profesionale a angajatului;
• stabilirea nivelului de competenta, prin evaluarea modului de executare a sarcinilor ce ii revin;
• in perioada programelor de calificare sau adaptare profesionala, formatorul este obligat sa supravegheze indeplinirea, de catre salariatul aflat in perioada de formare profesionala, a atributiilor de serviciu, in conformitate cu cerintele postului;
• angajatorul trebuie sa il despagubeasca pe salariat, atunci cand acesta a suferit un prejudiciu material, din culpa angajatorului, in timpul indeplinirii obligatiilor de serviciu sau in legatura cu serviciul;
• stabilirea relatiei cu alte posturi este importanta atunci cand se stabileste nivelul de responsabilitate, in cazul producerii unor pagube;
• ierarhizarea stabileste o cale coerenta de adresare ierarhica.

Angajatorul, in perioada in care un anumit salariat lipseste de la locul de munca, din diverse motive, poate delega sarcinile sale de serviciu catre un alt salariat, dar aceasta delegare se face sub conditia existentei unei compatibilitati de atributii si a unui nivel de instruire corespunzator responsabilitatilor postului, a mai spus sursa citata.