Cum arata fisa postului? Iata un model practic!

Este esential ca serviciul Resurse Umane sa reglementeze corespunzator intocmirea Fisei postului in organizatie. Mai jos gasiti prezentata fisa de post a unui Inspector Resurse Umane, model ce poate fi adaptat cu usurinta pe orice nivel ierarhic si ocupational. Ordinea elementelor si continutul acestora le puteti adapta la ceea ce este esential pentru fiecare organizatie si pentru fiecare post in parte.

Articol scris de Manuela Trusca, trainer Extreme Training (www.traininguri.ro)

Fisa postului este un document intern, oficial in cadrul companiei care defineste modul de raportare, responsabilitatile principale, cerintele postului, resursele alocate etc. Ea reglementeaza locul si rolul postului in organizatie, interfetele cu clientii interni si externi, indicatorii relevanti, responsabilitatile, cerintele si criteriile de succes.

Privita ca instrument de management, Fisa Postului:

asigura intelegerea responsabilitatilor/cerintelor postului;
faciliteaza comunicarea manager-angajat;
constituie INPUT in procesele Recrutare si Selectie / Evaluarea Postului / Evaluarea Performantei / Managementul Competentei, influentand decisiv calitatea intrarilor in organizatie, calitatea Comunitatii si Rezultatele obtinute de aceasta.

Model fisa de post pentru Inspector Resurse Umane:

Fisa postului
Anexa la CIM nr…………din data de …………..
Sau Revizia nr. 1 la fisa postului anexa la CIM…..

1. Postul: Inspector resurse umane cod COR 333304
2. Departamentul/ Compartimentul din care face parte: Resurse umane
3. Nivelul ierarhic: 4
4. Numele angajatului: Maria Costache

Nota: organigrama companiei are mai multe niveluri ierarhice, managerul general va avea nivelul ierarhic 1.

5. SFERA RELATIONALA a titularului postului:
5.1. Sfera relationala interna:
a) Relatii ierarhice:

subordonat fata de: Managerul de resurse umane
superior pentru: nu este cazul
relatii functionale: cumembrii organizatiei
relatii de cooperare: cu departamentele contabilitate, administrativ si IT

b) Relatii de control: nu este cazul
c) Relatii de reprezentare: nu este cazul

5.2 Sfera relationala externa:
a) cu autoritati si institutii publice: in limita responsabilitatii impuse de post
b) cu organizatii internationale: nu este cazul
c) cu persoane juridice private: furnizorii de servicii RU

6. Responsabilitatile postului:
Raspunde de:

respectarea normelor legale privind secretul si confidentialitatea datelor si informatiilor;
de exactitatea datelor furnizate;
intocmirea si gestionarea documentelor de evidenta a personalului;
inregistrarea si transmiterea corecta si la termen a datelor in REVISAL;
organizarea recrutarii si selectiei personalului, astfel incat sa fie ocupate la timp toate pozitiile libere din firma;
organizarea evaluarii performatei angajatilor, in functie de planul stabilit in firma;
intocmirea corecta si gestionarea documentelor de angajare a personalului;
intocmirea dosarului de pensionare;
intocmirea pontajelor si a statului de plata pentru personalul incadrat;
intocmirea si depunerea declaratiilor privind contributiile la bugetul de stat;
oferirea informatiilor privind problemele de personal;
administrarea bazei de date de evidenta a personalului utilizand PC-ul;
gestionarea eficienta a resurselor financiare alocate;
gestionarea eficienta a aparaturii din dotare;
comunicarea eficienta cu angajatii companiei si eliberarea la termen a tuturor documentelor solicitate de acestia;
comunicarea eficienta cu ITM, AJOFM, ANAF etc. in functie de solicitarile companiei;
modul in care respecta reglementarile: Procedurile si Instructiunile de lucru, Regulamentului intern, Codul de conduita, Codului etic etc.

Nota:

responsabilul SSM va include in aceasta fisa de post si responsabilitatile legate de domeniul sanatatii si securitatii in munca;
responsabilul cu sistemele de calitate certificate in firma va include in aceasta fisa de post si responsabilitatile legate de domeniile de certificare.

7. Atributii:

Zilnice

Atributii	Rezultate
realizarea si eliberarea adeverintelor pentru medicul de familie sau spital; realizarea si eliberarea adeverintelor de venit; primirea si arhivarea cererilor de concedii (de odihna, pentru evenimente speciale, fara plata, de formare profesionala); primirea, analiza si arhivarea formularelor de concedii medicale.	Adeverintele Dosar cu cererile CO Dosar cu formularele de concediu medical

Saptamanale

Atributii

Rezultate

transmiterea catre AMOFM / AJOFM a tuturor documentelor necesare anuntarii acestora asupra pozitiilor libere din firma si a ocuparii acestora;
realizarea anuntului de recrutare pentru un post nou in organizatie;
postarea anuntului de recrutare in firma (avizier, intranet, site) daca se organizeaza un proces de recrutare interna;
postarea anuntului de recrutare pe surse externe firmei daca se organizeaza un proces de recrutare externa (site-uri recrutare, retele socializare, site-ul firmei, presa, reviste de profil in format fizic sau electronic etc.);
organizarea procesului de selectie – stabileste zilele si orele pentru interviu, invita candidatii la sediul firmei;
participarea la procesul de selectie in functie de solicitarile managerilor de departament (evaluarea CV-urilor, sustine interviuri);
completeaza documentele specifice procesului de selectie si le arhiveaza conform procedurilor interne;
comunicarea telefonica sau pe e-mail cu candidatii respinsi la selectie sau admisi la selectie;
intocmirea si pastrarea bazei de date cu rezultatele recrutarii si selectiei;
solicitarea de la noii angajati a tuturor documentelor necesare angajarii, verificarea acestora in raport cu cele originale;
planificarea controlulul de medicina muncii pentru noii angajati la furnizorul acreditat de firma;
completarea CIM-urilor in format electronic si printarea acestora;
completarea Fisei de post ca anexa la CIM si printarea acesteia;
inregistrarea si transmiterea noilor contracte individuale de munca in REVISAL;
participarea la integrarea noilor angajati in limitele stabilite la nivel de organizatie;
intocmirea actelor aditionale la CIM-uri;
inregistrarea si transmiterea modificarilor din actele aditionale in REVISAL;
realizarea deciziilor de suspendare;
inregistrarea si transmiterea suspendarilor de activitate in REVISAL;
realizarea deciziilor de detasare;
inregistrarea si transmiterea detasarii activitatii angajatilor in REVISAL;
realizarea deciziilor de incetare, a notelor de lichidare si a adeverintelor de vechime;
inregistrarea si transmiterea incetarii activitatii angajatilor in REVISAL.

Anuntul de recrutare
Rapoartele interviurilor
Baze de date in format electronic
Dosarul personal
CIM
Fisa de post
Decizii
Acte aditionale
Inregistrarile in REVISAL
Rapoartele din REVISAL
Note de lichidare
Adeverinte de vechime

Periodice

Atributii

Rezultate

organizarea procesului de evaluarea performatelor distribuind chestionarele de evaluare evaluatorilor si chestionarele de autoevaluare angajatilor;
planificarea intalnirilor de feedback in urma evaluarii, intre evaluatori si evaluati;
arhivarea documentelor rezultate in urma evaluarii performantelor angajatilor;
realizarea pontajului lunar, pe baza informatiilor primite de la managerii de departamente;
intocmirea statului de plata pentru intreg personalul;
intocmirea si depunerea declaratiilor la bugetul de stat;
realizarea dosarelor prin care se solicita recuperarea sumelor aferente concediilor medicale de la FNUASS;
planificarea controlului periodic de medicina muncii pentru vechii angajati la furnizorul acreditat de firma;
comunicarea permanenta cu furnizorul de servicii medicale in vederea obtinerii la timp a documentelor aferente (certificate Apt de munca);
participarea la procesele de analiza si revizie a fiselor de post oferind suport managerilor de departament sau consultantilor externi;
completarea si eliberarea adeverintei de somaj;
participarea la Targuri de joburi atunci cand i se solicita;
completarea si eliberarea adeverintei pentru mamele care intra in concediul de crestere si ingrijire copil;
realizarea documentelor necesare in vederea pensionarii (limita de varsta sau in caz de imbolnaviri);
realizarea planificarii concediilor anuale, la sfarsitul unui an calendaristic;
revizuirea Regulamentului intern la solicitarea managerului general;
participarea la controalele ITM atunci cand i se solicita de catre conducerea firmei;
depunerea sau ridicarea la/ de la sediul ITM a unor documente specifice activitatii de resurse umane.

Formulare, rapoarte, evaluare
Pontajul
Statul de plata
Declaratiile
Fisele de post
Dosar FNUASS
Adeverinta de somaj
Adeverinta pentru mame
Documente pensionare
Regulament intern revizuit
Planificarea concediilor

Executa si alte sarcini in interesul firmei trasate de seful ierarhic si in limita competentelor profesionale si a fisei postului.

Nota:

responsabilul SSM va transmite si atributiile legate de domeniul sanatatii si securitatii in munca;
responsabilul cu sistemele de calitate certificate in firma va transmite si atributiile legate de domeniile de certificare.

8. Locatia in care isi desfasoara activitatea: sediul central, biroul departamentului de resurse umane
9. Resurse utilizate: laptop cu programul REVISAL instalat si programul de salarii, soft legislatia muncii, telefon fix, telefon mobil
10. Cunostintele necesare ocupantului acestui post sunt in domeniile: legislatia muncii (Codul muncii, Legea 53/ 2003 revizuita), legislatia REVISAL, utilizare soft salarii, implementare procese de recrutare si selectie, metode de evaluarea performantei, metode de integrare, legea somajului, legea dialogului social, legea pensiilor, realizarea documentelor de evidenta a personalului, utilizare PC, realizare PPT
11. Studii/cursuri absolvite/ calificari/autorizari/atestari necesare ocupantului acestui post:

studii medii sau superioare (domeniile sunt stabilite in fiecare firma);
curs de formare - Inspector resurse umane.

12. Limbi straine cunoscute: engleza, nivel mediu – utilizata la nivel conversational si in comunicarea scrisa, pe e-mail
13. Capacitatea de:

analiza si sinteza si de identificare a unor solutii;
adaptare la oameni si situatii noi;
a lucra independent;
a lucra in conditii de stres;
organizare;

14. Criteriile de evaluare (daca acestea nu se regasesc in CIM sau intr-o anexa la CIM, se vor trece in Fisa postului):

criterii comportamentale in domeniile: comunicare, gestionarea timpului, luarea deciziilor, dorinta de dezvoltare personala, lucrul in echipa, inovatie, punctualitate si respectarea termenelor, respectarea regulilor interne
obiective SMART/KPI (key performance indicators - exemple: numar maxim de zile necesar pentru realizarea unor activitati, numar de CV-uri intrate in firma, numar de clienti interni multumiti de activitatea angajatului, numar maxim de erori identificate in documentele realizate, numar maxim de erori in REVISAL, sume maxime platite ca amenzi din vina angajatului).

Fisa individuala a postului a fost stabilita in conformitate cu prevederile legislatiei muncii in vigoare – respectiv, Legea nr. 53/2003, cu modificarile si completarile ulterioare.

Angajat …………………………………………
Data………………………………………………
Manager general………………………………
Intocmit…………………………………………

---

"In copilarie am visat sa devin MEDIC, sa fiu alaturi de oameni, sa-i sustin in atingerea imposibilului, sa aduc speranta in viata lor. Sa fie mai frumosi, mai buni in ceea ce fac, sa se oglindeasca in ochii semenilor si sa zambeasca fericiti, multumiti de imaginea reflectata … Am atins partial acest vis,<<retetele mele>> sunt ideile pe care le dezvolt in curs, <<medicamentele>> sunt informatiile pe care cei din sala le primesc cu multa placere, instrumentele mele sunt laptopul, videoproiectorul, flipchartul, markerul. Si ma mandresc cu faptul ca am sute de <<pacienti>> multumiti. Acestia sunt manageri de companii, manageri de departamente, angajatii departamentelor de resurse umane si toti cei care doresc sa-si construiasca o cariera in domeniul resurselor umane".