Totul despre procedura de integrare a noilor angajați

Articol scris de Manuela Trusca – Trainer Extreme Training (www.traininguri.ro)

La nivel de organizație se stabilește acest lucru în funcție de:

• post;
• caracteristicile postului;
• experiența într-o activitate similară a noului angajat;
• complexitatea sistemului informatic;
• totalitatea procedurilor aplicabile în cadrul organizației;
• potențialul noului angajat.

Mai jos vă propun, la nivel general, o procedură de realizare a procesului de integrare în organizație a noului angajat. Integarea reprezintă una dintre temele dezvoltate în cadrul cursului Manager resurse umane. Nu trebuie neglijat faptul că o mare parte dintre etapele regăsite în această procedură este aplicabilă și angajaților care au fost recrutați intern (promovarea, schimbarea funcției pe același nivel ierarhic).

1. Scopul și domeniul de aplicare.

Scopul îl reprezintă  crearea unui sistem unitar și coerent care să:

a. faciliteze adaptarea persoanelor nou angajate la cerințele posturilor pe care acestea urmează să le ocupe;

b. faciliteze adaptarea angajaților care și-au schimbat locul de muncă în organizație sau care trebuie să se acomodeze cu noile caracteristici ale locului de muncă pe care îl ocupă.

Această procedură se aplică în cadrul tuturor departamentelor din companie, indiferent de funcție, durata contractului de muncă, experiența noului angajat și caracteristicile postului.

2. Definiții, prescurtări, simboluri.

Integrarea
 
În perioada de integrare, noii angajați primesc informații despre sarcinile și responsabilitățile  postului pe care-l ocupă, despre mediul de lucru, echipă, manageri, departamente cu care vor colabora, subalterni, beneficii, proceduri de lucru, programele de formare etc. Este cunoscut faptul că această integrare profesională are implicații de ordin psihologic, social, organizatoric și pedagogic. Scopul organizării și implementării acestui proces de integrare îl reprezintă sprijinirea noilor candidați în familiarizarea cu noile condiții de muncă, facilitarea acomodării noului angajat cu grupul de muncă și crearea unei atmosfere de siguranță, confidențialitate.

P.I. - procedura integrării
R.I. - regulament intern

3. Documente de referință

• fișa postului;
• organigramă, regulamentul intern, proceduri de lucru din departamentul în cadrul căruia își desfășoară noul angajat activitatea, proceduri de resurse umane, proceduri la nivel de organizație;
• planul procesului de integrare.

4. Procedura

4.1. Etapele de urmat in P.I.:

1. planificarea P.I.;

2. prezentarea  organizației prin stabilirea unor metode specifice;

3. prezentarea regulilor generale aplicabile și a documentelor în cadrul cărora acestea sunt reglementate;

4. desfășurarea activității noului angajat și stabilirea primelor sarcini; 

5. desemnarea unui mentor pentru noul angajat din cadrul departamentului căruia îi aparține;

6. coordonarea angajatului pe parcursul procesului de integrare;

7. instruirea angajatului pe partea tehnică, dar și comportamentală;

8. evaluarea procesului de integrare pe parcursul etapelor planificate și la finalul întregului proces.

4.2. Descrierea etapelor procedurii:

1. Planificarea PI:

• se va face de catre departamentul de resurse umane în colaborare cu managerul angajatului înaintea începerii procesului de recrutare și selecție.

2. Prezentarea organizației:

• în primele zile de muncă, noului angajat i se va face un tur al organizației (de către persoana stabilită prin graficul integrării, un angajat al departamentului resurse umane, un coleg sau managerul său);
• în prima săptămână de lucru, noului angajat îi sunt stabilite întalniri cu persoanele cu care va colabora în cadrul cărora se vor da detalii legate de procedurile de lucru, i se vor prezenta problemele existente etc.;

3. Prezentarea regulilor generale aplicabile in firmă:

• RI, program de lucru, pauze, proceduri IT - va fi începută în cadrul procesului de selecție și va fi definivată în prima zi de lucru a noului angajat (resurse umane, administrator rețea);

4. Primele sarcini:

• stabilite de către manager - trebuie să nu fie foarte complexe, dar să îl implice cât mai mult în activitatea firmei, să îi ocupe timpul pentru a se simți util.

5. Desemnarea unui îndrumător (mentor) pentru noul angajat:

• managerul are obligația de a numi un mentor pentru noul angajat;

6. Coordonarea angajatului

Este important ca noul angajat să înțeleagă corect următoarele aspecte:

• strategia și obiectivele organizației;
• responsabilitățile sale de bază;
• obiectivele personale, KPI-urile;
• comportamentul solicitat pentru a-și îndeplini obiectivele;
• regulile pe care trebuie să le respecte;

7. Instruirea angajatului:

• instruirea noului angajat - la locul de muncă (managerul, mentorul, trainerul intern) sau în alte domenii: IT, resurse umane, financiar;

8. Evaluarea procesului de integrare se face prin:

• realizarea unor interviuri periodice cu noii angajați (resurse umane), punctându-se fiecare dintre etapele stabilite în graficul integrarii;
• stabilirea încă de la angajare a unor obiective de performanță și criterii de evaluare; la finalul perioadei de probă, noul angajat va fi evaluat pe baza elementelor de mai sus.

5. Responsabilități

Managerul - atribuții (direct sau prin delegare):

• adresează urările de bun venit în organizație;
• prezintă departamentul în care noul angajat urmează să-și desfășoare activitatea;
• prezintă echipa în cadrul căreia noul angajat urmează să-și desfășoare activitatea;
• prezintă și explică regulile și procedurile specifice de lucru la care se adaugă bazele de date cu clienți, respectiv furnizori;
• prezintă și explică fișa postului;
• prezintă echipamentele cu care va lucra noul angajat și fișele tehnice ale acestuia dacă este cazul;
• oferă informații privind colaborarea cu alte departamente;
• prezintă listele de telefoane și adresele de email pentru întreaga organizație;
• prezintă formularele uzuale de lucru în format fizic sau pe intranet;
• desemnează persoana responsabilă cu instruirea la locul de muncă a noului angajat și stabilește împreună cu acesta modalitatea și timpul alocat instruirii;
• stabilește sarcinile și obiectivele noului angajat pentru perioada de probă.

Departamentele resurse umane, financiar:

• prezintă procedura de evaluare a performanțelor, inclusiv chestionarul de evaluare și obiectivele evaluării;
• prezintă procedura de formare profesională;
• realizează evaluarea periodică a procesului de integrare a noului angajat;
• prezintă organizația (istoric, obiective strategice, structură, funcții, organigramă, reguli generale, codul de vestimantatie etc.);
• prezintă RI;
• oferă noului angajat informații privind facilitățile de care poate beneficia;
• prezintă noului angajat informații cu privire la programul de lucru, pauzele de masă, transport, acordarea concediilor de odihnă, fără plată etc.;
• comunică noului angajat modalitatea de plată a salariului.

Administrator rețea - dacă este cazul:

• îi pregătește stația de lucru - calculatorul;
• îi creează adresă de email;
• îl instruiește cu privire la politicile IT din societate;
• îl instruiește cu privire la softul de lucru utilizat în departamentul său.

 
Responsabilul cu PM și PSI:

a) prezintă specificul organizației din punctul de vedere al protecției și securității muncii;

b) prezintă prevederile legale generale privind protecția și securitatea muncii;

c) îl asistă pe angajat pe durata însușirii acestor prevederi;

d) verifică și testează modul în care noul angajat și-a însușit prevederile cu privire la PM și PSI;

e) certifică însușirea de către noul angajat a prevederilor cu privire la PM și PSI.