Care sunt pașii pentru întocmirea fișei de post?

Articol scris de Manuela Trusca, trainer Extreme Training (www.traininguri.ro)

Pentru mine, existenta unui plan flexibil repetabil in activitatea mea de consultant si trainer in domeniul resurselor umane reprezinta un avantaj extraordinar.

Imi sunt neprietenoase exprimarile de tipul: ,,Stim noi cum sa facem!”, ,,Am idei, de ce sa le mai pun si pe hartie?”, ,,Degeaba avem proceduri pentru ca oricum nu le aplicam” etc. In cadrul tuturor cursurilor de resurse umane se dezvolta un modul legat de structura si realizarea unei fise de post. Si tinand cont de cat de important este acest document atat din punctul de vedere al legislatiei, cat mai ales din punctul de vedere al derularii tuturor celorlalte activitati de resurse umane din companie, m-am decis ca acest articol sa trateze importanta si rolul fisei de post intr-o organizatie.

In acest fel, promisiunea facuta de mine multor cursanti pe parcursul acestui an se transforma in realitate: a venit timpul sa ne ocupam cu maxima seriozitate de acest document simplu, dar extrem de important pentru orice angajat din Romania, indiferent de forma de organizare (institutie publica, organizatie privata, ONG-uri, asociatii etc.).

Va propun o procedura simpla de Analiza postului pe care o puteti adapta la modul vostru real de lucru din firma/ organizatie.

Procedura Analiza postului:

Scopul procedurii

Stabileste activitatile ce trebuie derulate pentru colectarea, analiza si organizarea datelor cu privire la continutul unui post in scopul de a redacta fise de post si de a obtine informatii necesare proceselor de: recrutare interna sau externa, selectie – indiferent de metoda, instruire, evaluare a posturilor si apreciere periodica  a performantei angajatilor.

Domeniul de aplicare

Procedura se aplica pentru toate posturile din cadrul companiei/organizatiei.
Procedura se utilizeaza:

• atunci cand se infiinteaza un post nou, indiferent de departament/echipa/sectie/compartiment;
• atunci cand au loc modificari ale continutului si/sau naturii posturilor ca urmare a unor reorganizari, retehnologizari, certificari, schimbari legislative, proceduri, activitati;
• atunci cand se solicita in mod justificat reanalizarea de catre managerul direct sau salariat.

Definitii si abrevieri

CAP – Chestionarul de Analiza a Postului
AP – analiza postului
DRU – departament Resurse Umane
OG – organigrama generala
FP – fisa de post
MD – manager departament
Post – ansamblu de activitati, sarcini si responsabilitati alocate unei pozitii din structura organizatiei.
Analiza postului – procesul de descriere si inregistrare a scopului unui post, a responsabilitatilor si activitatilor pe care le presupune acesta, a conditiilor de lucru si a competentelor, cunostintelor si abilitatilor necesare.
Fisa postului – document intern, oficial in cadrul companiei care defineste modul de raportare, responsabilitatile principale, cerintele postului, resursele alocate.
Specificatia postului - document intern, oficial in cadrul companiei in care sunt specificate conditiile de studii, calificare, instruiri, experienta, competente si atribute personale cerute detinatorului de post pentru indeplinirea corespunzatoare a responsabilitatilor postului.

Documente de referinta

Regulamentul de organizare si functionare (ROF)
Organigrama companiei
Chestionarul de analiza a postului/Interviul de analiza postului/Raportul realizat de catre consultant/angajat RU in urma utilizarii metodei ,,observarii” – in functie de metoda selectionata de catre cei mentionati anterior
Fisa de post existenta sau revizia anterioara daca analiza postului vizeaza un post deja existent, urmand sa se realizeze revizia postului (revizia 1, revizia 2 s.a.m.d.)
Proceduri de lucru, instructiuni specifice postului vizat
Orice alte inregistrari ce contin date si informatii referitoare la postul asupra caruia se realizeaza analiza
Standardul ocupational (www.anc.edu.ro) pentru functia respectiva daca acesta exista si descrierile aferente functiei in COR (codul ocupatiilor din Romania)

Date de intrare

1. Chestionar de analiza a postului/Formularul de intervievare/Descrierea modului in care se va implementa metoda observarii activitatii angajatului/angajatilor
2. Structura standard a fisei de post

Actiuni si metode de implementare

Fluxul activitatilor/etapelor procesului:

*Observatie: vom prezenta mai jos etapele comune acestui proces indiferent de metoda utilizata si vom diferentia etapele specifice fiecarei metode.
Etapele comune:

• DRU identifica necesitatea efectuarii analizei postului la sesizarea managerului de departament, a angajatului/angajatilor sau din motive obiective la nivel operational.
• DRU si managerii stabilesc complexitatea procesului de analiza postului – se va desfasura pentru unul sau mai multe posturi dintr-un departament sau se va desfasura la nivelul intregii organizatii.
• DRU si managerul de departament stabilesc metodele procesului de analiza postului realizand un grafic in timp cu toate activitatile ce se vor desfasura, cu riscurile aferente si solutiile posibile reducerii efectelor acestor riscuri.
• DRU si managerul de departament stabilesc costurile directe si indirecte ale acestui proces in functie de cati angajati sunt implicati in proces si in functie de interventia unui consultant RU (sursa externa).
• DRU anunta angajatii implicati referitor la: scopul real al analizei postului, obiectivele SMART, metodele utilizate, durata procesului, rezultate urmarite si implicarea fiecarei persoane.

In functie de metoda utilizata urmeaza etapele specifice:

• DRU multiplica chestionarele de analiza postului (CAP-uri) sau le transmite pe e-mail angajatilor implicati; aceste chestionare vor putea fi completate de catre angajati atat in format hartie, cat si in format electronic, in functie de postul vizat si de abilitatile de comunicare in scris ale ocupantilor acestuia.
• Anagajatii completeaza CAP-urile si le transmit departamentului de resurse umane.
• MRU sau IRU vor redacta noua fisa de post (numita si revizia fisei de post) si o vor trimite managerului de departament in vederea aprobarii continutului acesteia.
• DRU redacteaza propunerea finala de FP.
• Fisa de post printata in doua exemplare este discutata cu angajatii care ocupa postul respectiv; daca acestia agreeaza continutul acestui document il vor semna dupa ce reprezentantul legal al firmei il va semna anterior angajatilor.

Sau

• Managerul sau Inspectorul de resurse umane se va intalni cu angajatii ale caror posturi vor fi analizate si utilizand intrebarile stabilite pentru interviul de analiza postului, vor derula intalnirea prestabilita.
• Raspunsurile vor fi inregistrate de catre MRU sau IRU.
• MRU sau IRU vor redacta noua fisa de post (numita si revizia fisei de post) si o vor trimite managerului de departament in vederea aprobarii continutului acesteia; inainte, FP este supusa analizei si altor persoane responsabile din firma (reprezentantul SSM, PM, alti manageri, director general etc.); se va tine cont si de alte documente in care se face referire la acest post, dar si la legislatia aplicabila in domeniul de activitate a postului.
• DRU redacteaza propunerea finala de FP.
• Fisa de post printata in doua exemplare este discutata cu angajatul care ocupa postul respectiv; daca acesta agreeaza continutul acestui document il va semna dupa ce reprezentantul legal al firmei il va semna anterior angajatului.

Sau

• Managerul sau Inspectorul de resurse umane va observa munca angajatilor si va completa rapoartele aferente.
• Observatiile vor fi inregistrate de catre MRU sau IRU intr-un raport cronometrand si durata acestor activitati; timpii aferenti vor fi si ei inregistrati, la fel si documentele, instrumentele, softurile utilizate.
• MRU sau IRU vor redacta noua fisa de post (numita si revizia fisei de post) si o vor trimite managerului de departament in vederea aprobarii continutului acesteia.
• DRU redacteaza propunerea finala de FP.
• Fisa de post printata in doua exemplare este discutata cu angajatul care ocupa postul respectiv; daca acesta agreeaza continutul acestui document il va semna dupa ce reprezentantul legal al firmei il va semna anterior angajatului.

Pentru o mai mare corectitudine a modului in care se desfasoara acest proces va recomand aplicarea a minim doua metode in paralel deoarece, prin observare, puteti fotografia aspecte noi, nedescrise de catre angajati in interviu sau CAP; prin interviu veti putea confirma corectitudinea informatiillor din CAP sau de la observarea muncii.

Date de iesire

Fisele de post revizuite - una pentru angajat, una ramane la dosarul personal al acestuia.