Ghid practic: Obligatiile legale dupa infiintarea unui IMM

1. Inregistrarea fiscala

Se efectueaza la Administratia Financiara in 30 de zile de la data infiintarii IMM-ului. Pentru inregistrarea fiscala este nevoie de completarea si depunerea unui formular 010, care se obtine gratuit de la Finante sau se descarca de pe www.anaf.ro. Declaratia trebuie insotita, in general, de cateva acte doveditoare ale informatiilor inscrise in formularul 010:

• copie de pe autorizatia de functionare eliberata de autoritatea competenta sau de pe actul legal de infiintare, dupa caz;
• dovada detinerii sediului (act de proprietate, contract de inchiriere si altele asemenea);
• daca e cazul, alte acte doveditoare solicitate de organul fiscal.

Copiile de pe aceste documente se certifica pe fiecare pagina de organul fiscal competent, pentru conformitate cu originalul. In urma inregistrarii noua societate primeste  un cod de identificare fiscala. Codul de identificare fiscala va fi atribuit de ANAF.

2. Inregistrarea eventualelor puncte de lucru

Se efectueaza la Oficiul Registrului Comertului si – din nou – la Administratia Financiara. Prin „punct de lucru” intelegem de fapt sedii secundare, adica:

• sucursala
• agentie
• alte puncte unde se desfasoara activitatea.

Sfat: Daca intentionati, chiar la fondarea societatii, sa deschideti un punct de lucru, mentionati acest aspect direct in Actul constitutiv. Astfel evitati reluarea procedurilor de inregistrare a punctului de lucru, care sunt aproape la fel de laborioase ca si inregistrarea IMM-ului. (Mai exact: daca puteti sa mentionati punctul de lucru chiar de la inceput veti completa ceva mai putine acte, in paralel cu actele de infiintare si nu mai pierdeti alte cateva zile ulterior. Taxele sunt putin mai mici daca inregistrati deodata societatea si punctul de lucru).

Precizare: Nu este necesar ca sediul social sa fie declarat si punct de lucru, daca la sediul social nu exista activitate de productie, ci doar se indeplinesc activitati manageriale specifice (tinerea documentelor, intalniri cu clienti etc.). Nu este obligatorie inregistrarea vreunui punct de lucru daca activitatea se desfasoara la clienti (consultanta, spre exemplu), caz in care se va specifica “punct de lucru la clienti” in cererile de inregistrare a societatii la Oficiul Registrului Comertului.

Acte necesare la Oficiul Registrului Comertului, in caz de inregistrare ulterioara a punctului de lucru:

• cerere (formular tip eliberat gratuit la Registrul Comertului);
• contract de inchiriere, comodat, asociere etc. (orice contract care sa ateste dreptul de folosinta al spatiului pentru punctual de lucru);
• extras CF pentru spatiu;
• hotararea Adunarii Generale a asociatilor/actionarilor pentru deschiderea punctului de lucru (atentie: Hotararea va cuprinde si activitatile – cod CAEN – ce se vor desfasura la punctual de lucru);
• actul constitutive actualizat, cu mentiunea punctului de lucru;
• avizul de schimbare a destinatiei imobilelor (daca este cazul);
• declaratia pe propria raspundere a administratorilor, in sensul ca societatea cunoaste si respecta prevederile legislative in domeniile: sanitar, sanatate si securitate in munca, protectia mediului etc.;
• acte specifice pentru anumite activitati (periculoase, spre exemplu).

Inregistrarea fiscala a punctului de lucru se efectueaza la Administratia Financiara in 30 de zile de la data autorizarii punctului de lucru. Se intocmeste un formular care se obtine gratuit de la Finante sau se descarca formularul de aici.

Pentru punctele de lucru care au obligatii de plata (spre ex. punctul de lucru este in alt judet; plateste contributii si impozit pentru salarii) se completeaza si declaratia 060.

Nedeclararea punctelor de lucru si a materiei taxabile aferente acestora constituie infractiunea de evaziune fiscala.

3. Stampila

Imediat ce societatea a primit cod de identificare fiscala, aceasta isi va confectiona una sau mai multe stampile, necesare pentru declaratii, documente, contracte etc. Va reamintim ca, de cateva luni, stampilarea nu mai este obligatorie in relatia cu autoritatile statului.

4. Deschiderea contului bancar - la banca la care ati depus capitalul social sau la alta banca.

Contul de capital social nu poate sa functioneze ca si cont curent, ci trebuie transferat (prin specimen de semnatura, stampila etc.) in cont curent de operatiuni.

5. Obtinerea autorizatiilor pentru domenii speciale

Spre  exemplu: transport, coafor, cresterea animalelor, cabinet medical etc., conform legislatiei specifice (vi se indica la Oficiul Registrului Comertului).

6. Casa de marcat

Sunteti obligati sa aveti casa de marcat numai daca:

• efectuati livrari de bunuri cu amanuntul
• prestati servicii direct catre populatie.

Precizare: Prin cele de mai sus intelegem activitatile desfasurate cu caracter permanent. Nu intra in aceasta categorie eventualele livrari de bunuri si prestari de servicii direct catre persoane fizice efectuate intamplator de catre agentii economici, altii decat comerciantii cu amanuntul. In aceste situatii, este suficienta completarea unui chitante.

7. Intocmirea registrelor comerciale

Este vorba de registrele obligatorii pentru orice societate comerciala: Registrul-jurnal, in care sunt trecute incasarile si platile, Registrul-inventar, pentru consemnarea rezultatelor inventarierii (anual si, daca e cazul, la incetarea activitatii), Cartea mare.

Registrul unic de control este de asemenea obligatoriu. Trebuie achizitionat, in maxim 30 de zile de la infiintare, de catre Directiile Generale ale Finantelor Publice, contra cost.

Daca sunteti inregistrati ca platitor de impozit pe profit (deci nu si daca sunteti inregistrat ca platitor de impozit pe veniturile microintreprinderilor) aveti obligatia de a achizitiona si tine Registrul de evidenta fiscala. Acesta poate fi tinut si in forma electronica, iar operatiunile consemnate sunt la latitudinea contribuabilului; registrul trebuie prezentat organelor de inspectie fiscala.

Despre aceste registre obligatorii puteti citi mai multe informatii in acest articol.

8. Procurarea formularelor – tipizate sau nu

Este vorba de:

• Facturier
• Chitantier (in lipsa casei de marcat fiscale)
• Fisa de magazie pentru imprimate cu regim special - se utilizeaza pentru a tine evidenta imprimatelor cu regim special
• Registru de Casa
• Jurnal de Vanzari
• Jurnal de Cumparari
• Aviz de insotire a marfii – numai daca activitatea IMM-ului presupune livrarea de marfuri

Cum sa evitati problemele: Recomandarea este sa apelati la un contabil, datorita multitudinii de operatiuni, declaratii, a schimbarilor fiscale, ca si a imposibilitatii pentru contribuabilii fara studii economice de a tine contabilitatea. Acestui contabil cereti-i sa intocmeasca si sa tina la zi registrele si jurnalele, deoarece programele informatice le permit sa faca foarte usor acest lucru (sau mult mai usor decat puteti dvs.). In plus, ei nu sunt in pericol sa omita vreun registru (iar daca omit raspund).

9. Stabilirea regimului de impozitare – microintreprindere sau platitor de impozit pe profit?

Statul va considera automat microintreprindere daca:

• realizati venituri, altele decat:
• cele specifice domeniului bancar;
• cele specifice domeniilor asigurarilor si reasigurarilor, al pietei de capital, cu exceptia persoanelor juridice care desfasoara activitati de intermediere in aceste domenii;
• jocuri de noroc, consultanta si management.
• realizati venituri, altele decat cele din consultanta si management, in proportie de peste 80% din veniturile totale;
• nivelul veniturilor prognozate la infiintare nu depaseste echivalentul in lei a 65.000 euro;
• capitalul social al societatii este detinut de persoane, altele decat statul si autoritatile locale.

10. Obligatia de tinere a contabilitatii

Am recomandat sa apelati la serviciile unui contabil, deoarece este o “sursa” de solutii contabile si fiscale. Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii la IMM-uri revine administratorului. In schimb, documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.

11. Decizie: platitor sau neplatitor de TVA?

De fapt, decizia se ia in general inainte de fondarea societatii, ca sa primiti de la inceput cod de inregistrare fiscala cu TVA („RO”) sau fara TVA. Decizia se poate lua si dupa fondarea firmei, caz in care se reiau actele de solicitare, drumurile la Fisc etc.

Deci, platitor sau neplatitor de TVA?

Dincolo de aspectele tehnice pe care acelasi contabil vi le poate spune, as vrea sa sintetizez avantajele si dezavantajele inscrierii ca platitor de TVA.

12. Desemnarea unui reprezentant la Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor

In general, IMM-urile nu finanteaza acte de terorism, dar omiterea desemnarii unui reprezentant se sanctioneaza drastic, cu amenzi de la 15.000 la 50.000 de lei.

In practica, reprezentantul este adesea chiar administratorul societatii, ceea ce nu e foarte logic, cata vreme acesta trebuie sa raporteze tranzactiile suspecte savarsite… de el insusi. Dar, dincolo de logica, legea permite desemnarea administratorului ca reprezentant la Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor, iar formularul se gaseste in anexa HG nr. 594/2008.

13. Intocmirea Registrului de evidenta al salariatilor

Este obligatoriu numai daca aveti salariati, mai exact cel tarziu din ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat. Registrul este in forma electronica (datele se transmit centralizat pe serverul Ministerului Muncii), iar accesul se obtine pe baza de parola.

Este necesar sa desemnati prin decizie o persoana care sa completeze acest registru sau sa subcontractati serviciul.

Alternativa: In cazul in care veti infiinta sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica (asadar si puncte de lucru), carora le delegati competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, puteti delega acestora (nu e obligatoriu) si competenta infiintarii registrului.

Registrul se completeaza in ordinea angajarii si cuprinde urmatoarele elemente:

•  elementele de identificare a tuturor salariatilor: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetatenia si tara de provenienta - Uniunea Europeana - UE, non-UE, Spatiul Economic European - SEE;
•  data angajarii;
•  perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea;
•  functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative;
•  tipul contractului individual de munca;
•  durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia;
•  salariul, sporurile si cuantumul acestora;
•  perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale;
•  data incetarii contractului individual de munca.

14. Regulamentul intern

Este obligatoriu de intocmit in 60 de zile de la data inmatricularii societatii, indiferent daca aveti sau nu salariati. Regulamentul intern are continut minim stabilit legal, despre care am scris mai multe informatii aici. 

Precizare: Neintocmirea Regulamentului intern nu este contraventie sau infractiune, dar, daca la un control ITM se constata ca nu aveti Regulament intern la societate, pot dispune ca masura sa intocmiti de urgenta acest Regulament, iar daca nu va conformati in termenul fixat, fapta este contraventie.

15. Afisarea la loc vizibil a plachetei cu Telefonul Consumatorilor

Firmele trebuie sa afiseze atat la sediul social, cat si la punctele de lucru, o  placheta cu Telefonul Consumatorilor, pe care o impune legislatia cu privire la protectia consumatorilor. Va reamintim ca, la inceputul acestui an modelul plachetei a fost actualizat. Il puteti gasi aici. 

16. Depunerea declaratiilor fiscale aferente activitatii

Si aici este de mare ajutor un contabil, deoarece atat declaratiile cat si modul de completare si programele IT aferente se modifica permanent.

17. Instruirea salariatilor privind sanatate si securitatea in munca, situatii de urgenta etc.

Legea are o formulare simpla, dar generatoare de multe obligatii: aveti obligatia de a asigura securitatea si sanatatea lucratorilor in toate aspectele legate de munca si de situatii de urgenta.

Aici puteti sa alegeti intre doua variante, valabile pana cand atingeti un numar de 49 de salariati inclusiv:

• fie efectuati toate procedurile singur, ca administrator, caz in care este necesar sa urmati un curs in domeniu.
• fie angajati o firma specializata in acest sens (fara sa puteti arunca insa raspunderea asupra prestatorului).

18. Asigurarea serviciilor de medicina a muncii – servicii obligatorii

Incheiati un contract cu un medic de medicina muncii sau cu o clinica specializata si apelati la medic atat la angajarea salariatilor, cat si in situatiile prevazute de art. 28 Codul muncii sau in situatii deosebite.

Despre examenele medicale ale salariatilor si obligatiilor angajatorilor din acest punct de vedere am scris deja in acest articol.

19. Intocmirea fiselor de post ale salariatilor – daca aveti salariati

De fapt, e nevoie sa le intocmiti chiar inainte sa aveti salariati, deoarece trebuie sa le comunicati fisa postului inainte de angajare, in cadrul procedurii de informare prealabila. Aveti in acest articol mai multe informatii despre ce elemente trebuie sa contina acest document. 

Nu uitati ca in Superlege exista peste 200 de fise de post pe care le puteti accesa oricand.

20. Intocmirea dosarului personal al fiecarui salariat

Odata ce ati incheiat contracte de munca, indiferent daca sunt pe perioada determinata/nedeterminata, cu norma intreaga sau partiala, la domiciliu etc. aveti obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
Despre dosarul personal al salariatului, am scris un ghid util aici. 

21. Mentionarea obligatorie a datelor de identificare ale societatii

Trebuie facuta:

• in actele societatii:, conform art. 74 alin. (1)-(4) Legea societatilor nr. 31/1990;
• pe site, conform art. 74 alin. (5) Legea societatilor nr. 31/1990;
• pe facturi, conform art. 155 alin. (19)lit. d) Cod fiscal;

22. Inventarierea – este obligatorie anual si, daca e cazul, la incetarea activitatii

Regulile privind inventarierea patrimoniului sunt cuprinse in nu mai putin de patru acte normative, ceea ce face ca operatiunea sa fie complexa si greu de stapanit fara o munca serioasa de documentare. In conditiile in care amenzile pentru nerespectarea reglementarilor privind inventarierea pot ajunge si la 5000 de lei, va prezentam aici cele mai importante aspecte pe care trebuie sa le stiti despre realizarea unui inventar. 

23. Obligatii generate de prelucrarea datelor cu caracter personal

Procedurile specifice privind protectia datelor cu caracter personal sunt cerute in cazul entitatilor care, prin natura activitatii, prelucreaza astfel de date (magazine care emit carduri de fidelitate, entitati care emit abonamente nominale etc.).

Prin date cu caracter personal intelegem orice informatii referitoare la o persoana fizic ca de exemplu: nume, prenume, adresa, data nasterii, cod numeric personal – date care sunt adesea utilizate de catre prestatorii de servicii. In consecinta, prelucrarea datelor cu caracter personal reprezinta orice operatiune sau set de operatiuni care se efectueaza asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate. cum ar fi: colectarea, inregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvaluirea catre terti prin transmitere, diseminare sau in orice alt mod, alaturarea ori combinarea, blocarea, stergerea sau distrugerea datelor.

Prelucrarea datelor personale poate fi efectuata numai de catre ori sub supravegherea unei persoane autorizate, cu conditia respectarii secretului profesional si a cerintelor de securitate a prelucrarii datelor. In acest sens legea obliga la intocmirea unor norme de protectie a datelor sau un regulament intern de protectie a datelor cu caracter personal.

Exceptie fac urmatoarele situatii:

• cand persoana vizata si-a dat in scris si in mod neechivoc consimtamantul, iar consimtamantul nu a fost retras,
• cand prelucrarea este necesara pentru prevenirea unui pericol iminent, pentru prevenirea savarsirii unei fapte penale, pentru impiedicarea producerii rezultatului unei asemenea fapte sau pentru inlaturarea urmarilor sale prejudiciabile.

Daca prelucreaza date cu caracter personal necesare pentru emiterea unor acte, societatea trebuie sa devina operator de date cu caracter personal, care trebuie sa respecte procedurile de mai jos.

A. Trimiterea unei notificari catre Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal. De regula, notificarea se completeaza si se transmite on-line, dupa care urmeaza sa trimiteti o declaratie pe  proprie raspundere printata catre Autoritate. Declaratia va fi insotita de numarul de inregistrare in Registrul General al Autoritatii, numar de inregistrare trimis automat de Autoritatii catre adresa de e-mail specificata de dumneavoastra in declaratia pe propria raspundere.

In mod exceptional (cand posibilitatile tehnice ale solicitantului nu permit inregistrarea online), formularul va fi completat pe suport hartie.

Pentru a fi siguri ca formularul dumneavoastra a ajuns la destinatie, cel mai bine este sa-l trimiteti cu confirmare de primire.

B. Obtinerea numarului de inregistrare de la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal

Daca formularul a fost completat corect, Autoritatea transmite prin posta  o adresa de raspuns prin care se indica numarul de operator.
Daca formularul trebuie completat cu alte date, veti primi o notificare de la Autoritate in acest sens.

C. Furnizarea de date suplimentarea la cererea Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal

Daca considera necesar, Autoritatea va solicita si alte date (in aceeasi adresa prin care se transmite numarul de inregistrare al operatorului sau intr-o adresa diferita).

D. Controlul efectuat de Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal

Tot daca considera necesar, Autoritatea poate efectua un control preliminar, anuntat.

E. Inceperea prelucrarii datelor cu caracter personal

Daca nu s-a anuntat controlul, in 5 zile de la notificare se poate incepe prelucrarea datelor cu caracter personal.

Inainte de efectuarea oricarei prelucrari ori a oricarui ansamblu de prelucrari avand acelasi scop sau scopuri corelate, operatorul este obligat sa notifice autoritatii de supraveghere, personal sau prin reprezentant.

Atentie! Prelucrarea datelor cu caracter personal in afara limitelor prevazute in autorizatie este interzisa.

24. Alte obligatii

Conform specificului activitatii, exista obligatii diverse:

• achitarea taxei TV si radio indiferent daca firma poseda sau nu aparatele TV radio.
• acordul pentru exercitarea activitatii de comercializare in zone publice
• obtinerea unui aviz metrologic anual pentru cantarele electronice (unde este cazul)
• verificarile periodice ale mijloacelor de transport etc

Recomandare: Daca nu aveti experienta in domeniul in care va desfasurati noua activitate este de dorit sa solicitati ajutorul uneia sau mai multor persoane care au o experienta cat mai vasta in domeniu.