Ghid complet privind serviciile primite de firme de la furnizorii din străinătate

1. Ce documente vă trebuie de la furnizorii externi

1.1 Certificatul de rezidenţă fiscală

Atunci când o companie din România achiziţionează un serviciu de la o companie dintr-o ţară străină, iar compania din străinătate trimite companiei din România certificatul de rezidenţă fiscală, se aplică prevederile convenţiei de evitare a dublei impuneri semnate între România şi ţara respectivă. În convenţiile de evitare a dublei impuneri, prestările de servicii sunt cuprinse în capitolul “Profiturile întreprinderii”, care stipulează că plătitorul serviciului nu va reţine niciun impozit.

Nerezidenţii care sunt beneficiarii veniturilor din România vor depune  la compania din România originalul sau copia legalizată a certificatului de rezidenţă fiscală, însoţită de o traducere autorizată în limba română. În situaţia în care autoritatea competentă străină emite certificatul de rezidenţă fiscală în format electronic sau online, acesta reprezintă originalul certificatului de rezidenţă fiscală.

Forma şi conţinutul certificatului de rezidenţă fiscală sunt cele emise de autoritatea din statul de rezidenţă al beneficiarului venitului. Certificatul de rezidenţă fiscală trebuie să cuprindă, în principal, elemente pentru identificarea nerezidentului, precum şi a autorităţii care a emis certificatul de rezidenţă fiscală: numele, denumirea, adresa, codul de identificare fiscală, menţiunea că este rezident fiscal în statul emitent, precum şi data emiterii certificatului.

Certificatul de rezidenţă fiscală prezentat în cursul anului pentru care se fac plăţile este valabil şi în primele 60 de zile calendaristice din anul următor.

Dacă firma din ţara străină nu prezintă certificatul de rezidenţă fiscală sau când impozitul datorat de nerezident este suportat de către compania din România, se aplică impozitul din Codul Fiscal de 16%.

Dacă certificatul de rezidenţă fiscală se prezintă după data plţăii venitului către nerezident, compania nerezidentă poate solicita restituirea impozitului plătit în plus.

Notă: Lista cu convenţiile semnate de România se gaseşte aici.

Legislaţie: art. 230 alin. 1, 2 din Codul Fiscal; convenţiile de evitare a dublei impuneri.

1.2 Contractul de prestări servicii

Serviciile trebuie să fie efectiv prestate, să fie executate în baza unui contract încheiat între părţi. Justificarea prestării efective a serviciilor se efectuează prin: situaţii de lucrări, procese-verbale de recepţie, rapoarte de lucru, studii de fezabilitate, de piaţă sau orice alte materiale corespunzătoare.

În contractul de prestări servicii este important să se treacă valoarea brută a contractului. Dacă în contract se trece valoarea ca fiind „net of tax”, în cazul în care compania din România plăteşte impozit în numele companiei nerezidente, această sumă va fi considerată nedeductibilă.

Legislaţie: art. 25 alin. 4 lit. a din Codul Fiscal.

1.3 Codul de TVA al furnizorului

Dacă furnizorul este plătitor de TVA în ţara de rezidenţă, trebuie să treacă pe factură codul său de TVA.

Notă: Pentru companiile din UE, verificarea codului de TVA se face aici.

1.4 Ce documente trebuie întocmite la cumpărarea de la firme din grup?

Când o societate cumpără de la o companie din grup, trebuie să analizeze dacă acea companie este persoană afiliată. Două companii sunt afiliate dacă una dintre ele deţine direct sau indirect peste 25% din capitalul social al celeilalte.  Aceeaşi regulă se aplică şi în relaţia de afiliere între persoane fizice şi companii.

Dacă se constată că vânzarea s-a efectuat către o persoană afiliată (companie sau persoană fizică), trebuie să întocmeacă dosarul preţurilor de transfer. În acest dosar se va prezenta modul în care s-au calculat preţurile tranzacţiilor.

Dacă nu se întocmeşte acest dosar, organele de control pot aplica o amendă între 12.000 şi 14.000 de lei şi pot să recalculeze impozitele datorate de cele două companii.

Începând cu tranzacţiile făcute în anul 2016, companiile din categoria marilor contribuabili sunt obligate să depună dosarul preţurilor de transfer la Agenţia Naţională de Adminsitrare Fiscală (ANAF) până la 25 martie, dacă tranzacţiile depăşesc 250.000 de euro. (2017 va fi primul an în care se va depune obligatoriu.)

Legislaţie: art. 7 pct. 26 din Codul Fiscal; Ordinul ANAF nr. 442/2016.

1.5 Când trebuie emisă factura?

Factura trebuie emisă la data prestării serviciului. Factura (invoice) se întocmeşte în limba engleză, urmând ca la solicitarea organelor de control să fie tradusă în limba română.

Dacă nu se primeşte factura de la furnizor până în data de 15 a lunii următoare prestării serviciului, compania din România trebuie să emită o autofactură. Pe aceasta va scrie „autofactură”.

La primirea facturii, compania va înscrie pe factură o referire la autofactură, iar pe autofactură o referire la factură.

Dacă contractul presupune mai multe etape de execuţie, se poate stipula în contract ca fiecare etapă de execuţie să se considere îndeplinită doar după aprobarea beneficiarului. În acest fel, companiile pot să emită facturi proforme şi să emită facturi fiscale după ce au încasat contravaloarea facturii proforme.

Legislaţie: art. 281 alin. 1, art. 281 alin. 7 din Codul Fiscal.

2. Ce condiţii trebuie să îndeplinească prestările de servicii pentru a fi deductibile

2.1 Cheltuielile sunt facute în scopul desfăşurarii activităţii?

Din punct de vedere fiscal, sunt cheltuieli deductibile doar cheltuielile efectuate în scopul desfăşurării activităţii. Cheltuielile înregistrate trebuie să aibă legătură cu activitatea companiei.

Organele fiscale pot să reclasifice o cheltuială deductibilă în cheltuială nedeductibilă, dacă societatea nu reuşeşte să demonstreze utilitatea acesteia.
Companiile din cadrul unui grup de firme pot deduce cheltuieli de administrare, management, consultanţă de la compania-mamă, doar dacă aceste servicii sunt efectiv prestate şi dacă compania demonstrează că a avut nevoie de aceste servicii.

Legislaţie: art. 25 alin. 1 din Codul Fiscal.

2.2 Serviciile au fost prestate?

Serviciile trebuie să fie efectiv prestate, să fie executate în baza unui contract încheiat între părţi. Justificarea prestării efective a serviciilor se efectuează prin: situaţii de lucrări, procese-verbale de recepţie, rapoarte de lucru, studii de fezabilitate, de piaţă sau orice alte materiale corespunzătoare.

3. Cum se emite factura de către furnizorul extern? Implicaţii din punct de vedere al TVA-ului

Modalitatea de facturare a furnizorului extern depinde de tipul companiei din România (plătitoare sau neplătitoare de TVA) şi de tipul companiei externe (din UE sau non-UE, plătitoare de TVA sau neplătitoare de TVA).

3.1 Companii scutite de la plata TVA şi companii publice din România

Pentru serviciile achiziţionate de companiile scutite de la plata TVA şi companiile publice de la companiile din UE plătitoare de TVA care au un cod valid de TVA, companiile din România  trebuie să se înregistreze din punct de vedere TVA pentru tranzacţiile intracomunitare prin declaraţia 091. De asemenea, trebuie să se înregistreze în Registrul operatorilor intracomunitari (ROI) şi să completeze declaraţia 390 VIES în lunile în care sunt tranzacţii cu companii din UE. Factura se va face de către furnizorul din UE fără TVA.

Compania din România trebuie să depună decontul special de TVA cod 301 şi să plătească TVA-ul aferent către ANAF. Înregistrarea va rămâne valabilă pentru perioada până la sfârşitul anului calendaristic şi cel puţin pentru anul calendaristic următor. Compania din România va utiliza codul de TVA doar pentru tranzacţiile cu companii din UE, nu şi pentru tranzacţiile interne sau companiile din afara UE. Compania din România trebuie să plătească TVA-ul calculat aplicând cota de TVA din România (20% începând din 2016). Compania din România va reflecta plata TVA-ului în contul 446 „Alte impozite şi taxe”şi va depune declaraţia 390 VIES.

Pentru serviciile achiziţionate de la companii din UE neplătitoare de TVA, nu sunt obligate să se înregistreze din punct de vedere al TVA prin declaraţia 091. Tanzacţiile nu se vor înregistra în declaraţia 390 VIES, iar doar pentru aceste tranzacţii compania din România nu trebuie să se înregistreze în ROI.

Pentru achiziţiile de servicii efectuate de companiile scutite de la plata TVA şi companiile publice de la companiile din afara UE nu există obligaţia înregistrării din punct de vedere al TVA. De asemenea, pentru tranzacţiile cu furnizori din afara UE, nu trebuie să se înregistreze în Registrul operatorilor intracomunitari (ROI) şi nu va întocmi declaraţia 390 VIES. Factura se va face de către furnizorul din afara UE cu TVA-ul ţării respective. Valoarea TVA-ului se va include în valoarea serviciului, cheltuiala cu TVA-ul fiind deductibilă.

Legislaţie: art. 278 alin. 2, art. 317 alin. 1 lit. c, art. 317 alin. 10; art. 324 alin. 1; art. 325 alin. 1; art. 317 norme metodologice pct. 4 Codul fiscal.

3.2 Companii plătitoare de TVA din România

O companie plătitoare de TVA din UE, care livrează servicii către o companie din România care este plătitoare de TVA, va emite o factură fără TVA, indiferent dacă serviciul este efectuat în România sau în altă ţară. Compania din România trebuie să verifice valabilitatea codului de TVA al furnizorului aici.

Compania din România trebuie să colecteze TVA şi în acelaşi timp să deducă TVA. Se face nota contabilă 4426 = 4427 cu valoarea TVA aplicând 20% (începând din 2016) la valoarea serviciilor achiziţionate. Per total tranzacţie TVA colectat se compensează cu TVA-ul deductibil, iar compania nu trebuie să plătească TVA-ul. Se va înregistra în decontul de TVA cod 300 la rândul 7 valoarea TVA colectat, iar la rândul 20 se trece TVA-ul deductibil.

Achiziţiile de servicii intracomunitare se reflectă doar în jurnalul de cumpărări.

Compania din România trebuie să fie înregistrată în Registrul Operatorilor Intracomunitari (ROI) şi să declare tranzacţia în declaraţia 390 VIES în luna în care s-a efectuat tranzacţia.

Pentru serviciile achiziţionate de la companii din UE neplătitoare de TVA, compania nu este obligată să se înregistreze în Registrul Operatorilor Intracomunitari. Tranzacţiile nu se vor înregistra în declaraţia 390 VIES. Nu se va face nota 4426 = 4427. Totuşi, în general, legislaţia din UE prevede obligativitatea înregistrării din punct de vedere al TVA pentru companiile care prestează servicii către o companie plătitoare de TVA dintr-o alta ţară membră UE.

O companie plătitoare de TVA din afara UE, care livrează servicii către o companie din România care este plătitoare de TVA, va emite o factură fără TVA, indiferent dacă serviciul este efectuat în România sau în altă ţară. Compania din România trebuie să verifice valabilitatea codului de TVA al furnizorului.

Compania din România trebuie să colecteze TVA şi în acelaşi timp să deducă TVA. Se face nota 4426 = 4427 cu valoarea TVA aplicând 20% (începând din 2016) la valoarea serviciilor achiziţionate. Per total tranzacţie TVA colectat se compensează cu TVA-ul deductibil, iar compania nu trebuie să plătească TVA-ul. Se va înregistra în decontul de TVA cod 300 la rândul 7 valoarea TVA colectat, iar la rândul  20 se trece TVA-ul deductibil. Achiziţiile de servicii din afara Comunităţii se reflectă doar în jurnalul de cumpărări.

Pentru serviciile achiziţionate de la companii din afara UE neplătitoare de TVA nu se va face nota 4426 = 4427. Achiziţia se reflectă în declaraţia 300 la rândul 26, iar în jurnalul de cumpărări la rândul destinat achiziţiilor de servicii.

Legislaţie: art. 278 alin. 2, art. 307 alin. 2, art. 325 alin. 1, art. 326 alin. 2 din Codul fiscal.

4. Ce documente trebuie depuse la ANAF

4.1 Servcii efectuate pe teritoriul României

Pentru serviciile efectuate pe teritoriul României, compania din România are obligaţia înregistrării contractului la ANAF. Dacă prestarea de serviciu se face pe o perioadă cumulată mai mare de şase luni , compania nerezidentă trebuie să înregistreze sediu permanent în România şi să plătească impozit pe profit aferent sediului permanent.

4.2 Înregistrarea în Registrul Operatorilor Intracomunitari

Companiile care desfăşoară activităţi intracomunitare (livrări/achiziţii/servicii intracomunitare) trebuie să se înregistreze în Registrul operatorilor intracomunitari (ROI) înainte de efectuarea respectivelor operaţiuni.

În ROI se înregistrează doar persoanele înregistrate din punct de vedere al TVA.

Compania trebuie să depună formularul (095) "Cerere de înregistrare în/radiere din Registrul operatorilor intracomunitari" şi certificatul de cazier judiciar propriu eliberat de autoritatea competentă din România, precum şi pe cele ale  asociaţilor şi ale administratorilor.

Compania trebuie să depună şi declaraţia recapitulativă 390, până în data de 25 a lunii următoare prestării serviciului. Această declaraţie se depune doar pentru lunile în care compania a avut o tranzacţie cu o companie din UE, care are cod de TVA valid.

Legislaţie: art. 329 din Codul Fiscal.

4.3 Declaraţii depuse de către companiile din România care au efectuat plăţi către nerezidenţi

Companiile din România care reţin şi virează impozitul pe venit aferent nerezidenţilor trebuie să plătească la ANAF impozitul reţinut până în data de 25 a lunii următoare reţinerii. De asemenea, impozitul reţinut se declară în declaraţia 100.

Companiile din România care plătesc venituri către companiile externe au obligaţia să depună o declaraţie privind calcularea şi reţinerea impozitului pentru fiecare beneficiar de venit la organul fiscal competent, până în ultima zi a lunii februarie inclusiv a anului curent, pentru anul anterior.

Legislaţie: art. 231 din Codul Fiscal.

Orice utilizator al site-ului CFO Network va primi gratis răspunsuri la cinci întrebări financiare/lună. Puteți beneficia de expertiză profesională în diverse arii financiare: contabilitate, fiscalitate, audit, management financiar.