Ce trebuie să ştii dacă vrei să angajezi în 2016: 7 aspecte legale de care trebuie să ţii cont

Raporturile de muncă, verificarea aplicării legislaţiei muncii şi jurisdicţia muncii sunt reglementate, în momentul de faţă, de Codul muncii. Practic, în principal, prevederile acestui act normativ se aplică persoanelor încadrate cu contract individual de muncă şi angajatorilor.

Prestarea muncii de către salariaţi, în schimbul unui salariu, pentru şi sub autoritatea unui angajator, indiferent că acesta este persoană fizică sau juridică, se face în baza contractului individual de muncă (CIM). Acest document se poate încheia, între angajator şi persoana fizică în vârstă de cel puţin 15 ani, atât pentru o durată nedeterminată, cât şi pentru o durată determinată, pentru o normă întreagă sau una parţială.

Conform Codului muncii, angajatorii trebuie să respecte mai multe obligaţii atunci când vor să încadreze persoane în muncă. Din acest motiv, în cele ce urmează pot fi găsite principalele aspecte de care trebuie să se ţină cont în 2016 în procedura de angajare.

CIM este nul în lipsa certificatului medical

Codul muncii dispune în mod expres că angajările se pot face numai în baza unui certificat medical. Practic, acest document dovedeşte că viitorul salariat este apt să presteze munca pentru care este angajat.

"Competenţa şi procedura de eliberare a certificatului medical, precum şi sancţiunile aplicabile angajatorului în cazul angajării sau schimbării locului ori felului muncii fără certificat medical sunt stabilite prin legi speciale", scrie în actul normativ, unde mai este precizat că "la angajarea în domeniile sănătate, alimentaţie publică, educaţie şi în alte domenii stabilite prin acte normative se pot solicita şi teste medicale specifice".

Astfel, încadrarea în muncă în lipsa unui certificat medical care să ateste starea adecvată de sănătate a persoanei fizice este egală cu nulitatea contractului de muncă încheiat. Plus că inspectorii de muncă pot sancţiona angajatorul cu o amendă între 1.500 şi 3.000 de lei.

Atenţie! Angajatorii n-au voie să ceară la angajare teste de graviditate.

CIM se încheie numai în formă scrisă

Angajatorul este obligat să încheie contractul de muncă în formă scrisă, în limba română, în baza consimţământului părţilor, aşa cum prevede Codul muncii. Concret, încheierea valabilă a unui CIM este condiţionată de forma scrisă a acestui document.

Totodată, înaintea încheierii contractului, angajatorul trebuie să-şi informeze viitorul salariat cu privire la principalele clauze pe care vrea să le introducă în contract. Mai exact, este necesar ca informarea să vizeze aspecte esenţiale precum identitatea părţilor, locul de muncă, funcţia/ocupaţia, durata CIM, salariul de bază şi durata normală a muncii. Dacă nu este îndeplinită obligaţia de informare prealabilă a salariatului, acesta este îndreptăţit să sesizeze instanţa judecătorească şi să ceară despăgubiri pentru eventualele prejudicii cauzate din acest motiv.

În plus, se poate opta şi pentru includerea în contract a unor clauze specifice, precum cele referitoare la formarea profesională, confidenţialitate, neconcurenţă şi mobilitate.

Apoi, înainte de începerea efectivă a activităţii, angajatorul trebuie să transmită contractul la inspectoratul teritorial de muncă, prin intermediul Registrului general de evidenţă a salariaţilor, şi să înmâneze salariatului un exemplar al acestuia.

Deşi în mod obişnuit se poate opta pentru contractul de muncă pe durată nedeterminată, există şi posibilitatea angajării pe perioadă determinată. Un astfel de CIM se încheie, de asemenea, numai în formă scrisă, cu precizarea expresă a duratei.

"Între aceleaşi părţi se pot încheia succesiv cel mult 3 contracte individuale de muncă pe durată determinată. Contractele individuale de muncă pe durată determinată încheiate în termen de 3 luni de la încetarea unui contract de muncă pe durată determinată sunt considerate contracte succesive şi nu pot avea o durată mai mare de 12 luni fiecare", este subliniat în Codul muncii, unde mai scrie că CIM pe durată determinată poate fi încheiat pe o perioadă de maximum 36 de luni.

Cazurile în care angajatorul poate opta pentru un contract pe perioadă limitată sunt prevăzute în mod expres în actul normativ. Printre acestea, cele mai întâlnite pot fi considerate înlocuirea unui salariat cu CIM suspendat, creşterea temporară a structurii activităţii, desfăşurarea activităţilor sezoniere şi angajarea pensionarilor care pot cumula pensia cu salariul.

În fine, părţile pot opta fie pentru o normă întreagă de lucru (opt ore de muncă pe zi şi 40 de ore de muncă pe săptămână), fie pentru o normă parţială de lucru (numărul de ore normale de lucru, calculate săptămânal sau ca medie lunară, este mai mic decât numărul de ore normale de lucru al unui salariat cu normă întreagă).

Important! Angajatorii care încadrează în muncă până la cinci persoane fără să încheie cu acestea CIM pot fi sancţionaţi cu o amendă între 10.000 şi 20.000 de lei pentru fiecare persoană. Primirea la muncă a peste cinci persoane fără încheierea CIM este pedepsită cu închisoare de la trei luni la doi ani sau cu amendă.

Notă: AvocatNet.ro vă pune la dispoziţie un model de CIM pe care îl puteţi folosi în 2016 la angajare. Acesta este disponibil aici.

Contractul de muncă trebuie transmis la ITM înainte de începerea activităţii

Registrul general de evidenţă a salariaţilor, ce trebuie înfiinţat şi transmis obligatoriu la inspectoratul teritorial de muncă (ITM), se întocmeşte în formă electronică, potrivit Hotărârii Guvernului nr. 500/2011.

La angajarea unui nou salariat, înscrierea elementelor principale ale CIM (datele de identificare, data angajării, funcţia/ocupaţia, tipul CIM, durata muncii şi salariul de bază) se face în Registru cel târziu în ultima zi lucrătoare de dinaintea începerii activităţii persoanei în cauză. Netransmiterea acestor informaţii în termenul legal este echivalentă cu o amendă de 10.000 de lei.

Registrul se transmite la ITM în format electronic, fie prin completarea online a bazei de date de pe site-ul Inspecţiei Muncii, fie prin e-mail, în baza unei semnături electronice. De asemenea, mai există şi varianta depunerii (în format electronic) Registrului la sediul ITM, împreună cu o adresă de înaintare semnată de angajator.

Aptitudinile profesionale şi personale se verifică înainte şi după încheierea CIM

Aptitudinile profesionale şi personale ale viitorului salariat trebuie verificate înainte de semnarea de către părţi a contractului de muncă. În principiu, modalităţile de verificare trebuie stabilite, conform Codului muncii, în contractul colectiv de muncă aplicabil, în statutul de personal şi în regulamentul intern.

"Informaţiile cerute, sub orice formă, de către angajator persoanei care solicită angajarea cu ocazia verificării prealabile a aptitudinilor nu pot avea un alt scop decât acela de a aprecia capacitatea de a ocupa postul respectiv, precum şi aptitudinile profesionale", este punctat în document. De asemenea, există şi posibilitatea ca angajatorul să ceară informaţii despre viitorul salariat de la foştii săi angajatori, însă doar cu privire la activităţile îndeplinite şi durata încadrării în muncă.

Atunci când este vorba de instituţii şi autorităţi publice, precum şi de alte unităţi bugetare, încadrarea în muncă se faxe exclusiv prin concurs sau examen. Mai precis, posturile vacante sunt scoase la concurs, iar dacă la acesta nu se prezintă mai multe persoane, angajarea se face în baza unui examen.

În altă ordine de idei, legislaţia muncii oferă posibilitatea verificării aptitudinilor şi după încheierea contractului de muncă, în cadrul perioadei de probă. Astfel, angajatorul poate stabili o singură perioadă de probă, cu o durată "de cel mult 90 de zile calendaristice pentru funcţiile de execuţie şi de cel mult 120 de zile calendaristice pentru funcţiile de conducere", după cum dispune Codul muncii.

În timpul perioadei de probă, ce constituie vechime efectivă în muncă, salariatul se bucură de toate drepturile şi obligaţiile din legislaţia muncii, contractul colectiv de muncă aplicabil, CIM şi regulamentul intern. Totuşi, pe durata sau la sfârşitul celor 90 sau 120 de zile, CIM poate înceta exclusiv printr-o notificare scrisă a oricăreia dintre părţi, fără să fie necesare preavizul şi motivarea deciziei.

Important! În cazul contractelor încheiate pe durată limitată, perioada de probă poate fi de cel mult cinci zile lucrătoare (CIM cu o durată de maximum trei luni), 15 zile lucrătoare (CIM cu o durată între trei şi şase luni), 30 de zile lucrătoare (CIM cu o durată de peste şase luni) sau 45 de zile lucrătoare (CIM pentru funcţii de conducere, pentru o durată de peste şase luni).

Fiecare salariat trebuie să aibă un dosar personal

Angajatorul este obligat să întocmească un dosar personal pentru fiecare dintre persoanele pe care le încadrează în muncă. Aşa cum scrie în HG nr. 500/2011, dosarul trebuie păstrat la sediu în condiţii bune şi trebuie prezentat, la cerere, inspectorilor de muncă.

"Registrul electronic şi dosarele personale ale fiecărui salariat se vor păstra în condiţii care să asigure securitatea datelor, precum şi păstrarea lor îndelungată şi corespunzătoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificările şi completările ulterioare. Angajatorul răspunde pentru asigurarea acestor condiţii, precum şi pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricărei alte persoane fizice sau juridice, prin încălcarea acestor obligaţii", este subliniat în hotărâre.

Dosarul personal al salariatului trebuie să includă cel puţin următoarele documente:

• actele necesare angajării;
• contractul individual de muncă;
• actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă;
• acte de studii/certificate de calificare;
• orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în Registru.

Atenţie! Angajatorul este obligat să elibereze, la cererea scrisă a salariatului sau a fostului salariat, copii certificate ale documentelor existente în dosarul personal şi copii certificate ale paginilor din Registru ce cuprind înscrierile referitoare la persoana sa şi/sau un document care să ateste activitatea desfăşurată, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă, în meserie şi în specialitate, astfel cum rezultă din Registru şi din dosarul personal. Eliberarea documentelor se face în maximum 15 zile de la data solicitării, în caz contrar sancţiunea aplicabilă fiind amenda de la 300 la 1.000 de lei.

Notă: Angajatorii sunt obligaţi să notifice autorităţilor faptul că prelucrează date personale ale salariaţilor precum cele legate de convingerile politice sau religioase, cele biometrice ori cele care permit localizarea persoanelor încadrate în muncă. Informaţii pe larg despre acest aspect sunt aici.

Salariul minim ce trebuie acordat la angajare

Salariul reprezintă, conform legislaţiei muncii, contraprestaţia muncii depuse în baza CIM, acesta fiind exprimat în bani. Salariul include atât salariul de bază, cât şi indemnizaţii, sporuri şi alte adaosuri şi se plăteşte înaintea oricăror alte obligaţii băneşti ale angajatorului.

Angajatorul nu are voie să negocieze şi să stabilească salarii de bază sub salariul de bază minim brut orar pe ţară. În momentul de faţă, conform Hotărârii Guvernului nr. 1091/2014, salariul minim este de 1.050 de lei pe lună, însă, potrivit Hotărârii Guvernului nr. 1017/2015, acesta va creşte de la 1 mai la 1.250 de lei pe lună.

Angajatorii care nu respectă această limită minimă pot fi sancţionaţi de inspectorii de muncă, după cum scrie în hotărârile de Guvern amintite, cu amendă de la 1.000 la 2.000 de lei pentru fiecare CIM cu salariu stabilit sub nivelul salariului minim brut pe ţară. Totodată, Codul muncii dispune că nerespectarea dispoziţiilor privind garantarea în plată a salariului minim brut pe ţară se sancţionează cu amendă de la 300 lei la 2.000 de lei.

De reţinut este că persoanele care stabilesc în mod repetat salarii mai mici decât salariul minim brut pe ţară riscă să fie pedepsite cu închisoare de la o lună la un an sau cu amendă penală.

Aşa cum prevede Codul muncii, salariul se plăteşte direct salariatului, cel puţin o dată pe lună, fie în numerar, fie prin virament într-un cont bancar.

Notă: Cotele de contribuţii sociale ce trebuie plătite de angajatori în anul 2016 pot fi consultate în acest articol.

Ce persoane n-ai voie să angajezi

Prevederile Codului muncii stabilesc o serie întreagă de limitări cu privire la persoanele care pot fi încadrate în muncă. Astfel, angajatorii trebuie să ţină cont de mai multe interdicţii ce ţin, printre altele, de vârstă sau de starea medicală.

Cele mai multe interdicţii fac referire la angajarea minorilor. Concret, persoanele fizice pot fi angajate în baza unui contract de muncă numai după împlinirea vârstei de 15 ani. În acelaşi timp, este interzisă angajarea minorilor pentru munca de noapte sau în locurile de muncă periculoase.

De asemenea, încadrarea în muncă nu este posibilă în lipsa certificatului medical sau, în unele cazuri, a studiilor necesare ocupării funcţiei în discuţie. Nici persoanele cărora li s-a interzis, prin hotărâre judecătorească rămasă definitivă, exercitarea unei profesii sau a unei funcţii nu pot fi încadrate în muncă.

Notă: Informaţii mai multe despre interdicţiile la angajare sunt disponibile în acest articol.