Firma îţi poate fi declarată inactivă dacă îţi expiră sediul social. Cum previi această situaţie?

Expirarea sediului social se traduce prin declararea inactivității fiscale și, în consecință, prin înscrierea acestui fapt în cazierul fiscal. Concret, firmele aflate în această situație nu mai pot să realizeze activitate economică.

Potrivit art. 92 alin (1) lit. g din Codul de procedură fiscală, orice contribuabil/plătitor persoană juridică sau orice entitate fără personalitate juridică este declarat inactiv dacă se află în situația în care durata deținerii spațiului cu destinația de sediu social este expirată (această durată poate fi determinată de perioada de valabilitate înscrisă în contractul de închiriere sau în contractul de comodat depus la Oficiul Registrului Comerțului).

La ora actuală, pentru a evita ca Fiscul să declare inactivă o persoană juridică, există, potrivit ONRC, două variante:

1. Schimbarea sediului social la o nouă adresă, ce are loc atunci când durata unui sediu social a expirat, iar prelungirea sa nu poate avea loc. Conform sursei citate, pentru această procedură se depun mai multe documente, după cum urmează:

• Cererea de înregistrare;
• Declaraţia-tip pe propria răspundere, semnată de asociaţi sau de administratori din care să rezulte, după caz, că:
  • persoana juridică nu desfăşoară, la sediul social, la sediile secundare sau în afara acestora, activităţile declarate, o perioadă de maximum trei ani;
  • persoana juridică îndeplineşte condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii pentru activităţile precizate în declaraţia-tip;
• Hotărârea adunării generale a asociaţilor/ acţionarilor sau decizia asociatului unic/ CA/ directoratului sau, după caz, actul adiţional la actul constitutiv;
• Documentul care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social;
• Cererea adresată Fiscului în vederea obţinerii certificatului emis de administraţia financiară competentă, care certifică faptul că pentru imobilul cu destinaţie de sediu social nu a fost înregistrat un alt document pentru înstrăinarea dreptului de folosinţă asupra aceluiaşi imobil, cu titlu oneros sau gratuit;
• Declaraţia pe propria răspundere în formă autentică privind respectarea condiţiilor referitoare la sediul social, în cazul în care, din certificatul emis rezultă că sunt deja înregistrate la administraţia financiară alte documente care atestă înstrăinarea dreptului de folosinţă asupra aceluiaşi imobil cu destinaţie de sediu social;
• Certificatul de înregistrare;
• Actul constitutiv actualizat;
• Dacă este cazul:
  • avizul privind schimbarea destinaţiei imobilelor colective cu regim de locuinţă;
  • alte avize;
  • împuternicire specială, avocaţială sau delegaţie pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalităţile legale;
• Dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale legale:
  • 45 lei - taxele de registru;
  • 27 lei - un procent aplicat taxei de registru - 50% Fondul de lichidare şi 10% Fondul de buletin prevăzute de Legea nr. 85/2014;
  • 72 lei pentru fiecare sediu autorizat pe baza declaraţiei pe proprie răspundere;
  • tariful de publicare în Monitorul Oficial, Partea a IV-a.

2. Prelungirea valabilității sediului social. Procedura se realizează prin depunerea la Oficiul Registrului Comerțului a unui act adițional de prelungire a contractului inițial sau a unui nou act de prelungire a duratei sediului social și a unei cereri de înregistrare a mențiunilor și de depunere acte.

În altă ordine de idei, în afară de situaţia expirării sediului social, declararea inactivităţii de către Fisc mai poate interveni şi în următoarele cazuri:

• contribuabilul nu îndeplineşte, pe parcursul unui semestru calendaristic, nicio obligaţie declarativă prevăzută de lege (mai exact este vorba de depunerea declaraţiilor 100, 101, 112, 300, 301, 390 VIES, 394);
• contribuabilul se sustrage controalelor efectuate de organul fiscal central prin declararea unor date de identificare a domiciliului fiscal care nu permit organului fiscal identificarea acestuia;
• organul fiscal central constatată că nu funcţionează la domiciliul fiscal declarat;
• inactivitatea temporară înscrisă la registrul comerţului;
• durata de funcţionare a societăţii este expirată;
• societatea nu mai are organe statutare.

Cum se declară o firmă drept inactivă

Procedura privind declararea ca inactivi a contribuabililor/plătitorilor, potrivit art. 92 alin  (1) din Codul de procedură fiscală a fost aprobată la începutul anului prin intermediul Ordinului ANAF nr. 3846/2015, despre care AvocatNet.ro a scris pe larg AICI.

Astfel, compartimentul de specialitate din cadrul organului fiscal central în a cărui evidență sunt înregistrați contribuabilii întocmește lunar, în termen de cinci zile de la primirea informațiilor de la Oficiul Național al Registrului Comerțului, o listă care cuprinde firmele ce au sediul expirat.

În continuare, procedura stabilește că în maximum cinci zile lucrătoare de la completarea acestei liste, Fiscul întocmește o "Decizie de declarare în inactivitate". De asemenea, în cinci zile lucrătoare, compartimentul de specialitate trebuie să transmită contribuabilului o notificare în vederea clarificării situației pentru care a fost propus pentru a fi declarat inactiv.

Contribuabilii care, în termen de 30 de zile de la data comunicării notificării, fac dovada faptului că nu se află în situația de a avea sediul social expirat, sunt eliminați din lista contribuabililor care îndeplinesc condițiile pentru a fi declarați inactivi.

Notă: Potrivit procedurii în vigoare, dovada că respectivul contribuabil nu se mai află în situaţia pentru care a fost inclus în lista contribuabililor care îndeplinesc condiţiile pentru a fi declaraţi inactivi o reprezintă: informaţia transmisă de ONRC sau certificatul constatator eliberat de ONRC cu privire la clarificarea situaţiei în cauză, depus de contribuabil la organul fiscal competent.

Concret, declararea în inactivitate se face de către organul fiscal central, printr-o decizie, conform legislației în vigoare, după împlinirea termenului de 30 de zile de la comunicarea către contribuabil/plătitor a notificării menționate anterior.

După expirarea acestui termen, pentru fiecare contribuabil înscris în listă, care îndeplinește condiția pentru a fi declarat inactiv, Fiscul întocmește o "Decizie de declarare în inactivitate".

Notă: Decizia de declarare în inactivitate/reactivare produce efecte față de terți din ziua următoare datei înscrierii în registru.

Inactivitatea fiscală se înscrie în cazierul fiscal

Cazierul fiscal, reglementat prin Ordonanța nr. 39/2015, este un mijloc de evidență și urmărire a respectării disciplinei fiscale, contabile și financiare de către contribuabili. La ora actuală, în cazierul fiscal se înscriu și informații referitoare la inactivitatea fiscală, declarată potrivit legii, cu excepția inactivității fiscale declarate ca urmare a înscrierii inactivității temporare la registrul comerțului.

Concret, inactivitatea fiscală se înscrie atât în cazierul fiscal al persoanei juridice sau entității fără personalitate juridică declarate inactivă, cât și al reprezentanților legali sau reprezentanților desemnați ai acestora.

Înscrierea inactivităţii fiscale se face în cazierul fiscal al reprezentanţilor legali ai persoanei juridice, precum şi al reprezentanţilor legali sau desemnaţi ai entităţilor fără personalitate juridică existenţi în perioada în care au intervenit situaţiile de declarare a inactivităţii fiscale.

În cazul în care sunt desemnaţi noi reprezentanţi/reprezentanţi legali şi se menţine starea de inactivitate fiscală pe o perioadă mai mare de un semestru calendaristic de la data înscrierii menţiunilor privind desemnarea noilor reprezentanţi legali în registrul comerţului sau în evidenţele autorităţilor şi instituţiilor publice la care sunt înregistrate celelalte persoane juridice şi entităţi fără personalitate juridică care nu se înregistrează la registrul comerţului, inactivitatea fiscală se înscrie şi în cazierul fiscal al acestora.

Atenție! Contribuabilii care au înscrise informații în cazierul fiscal se scot din evidență dacă firma declarată inactivă a fost reactivată. Astfel, potrivit Ordonanței nr. 39/2015, data scoaterii din evidenţă este data împlinirii unui termen de 3 luni de la data reactivării contribuabilului, în situaţia în care acesta a fost declarat inactiv din cauza sediului social expirat.

De asemenea, în cazul în care persoana nu mai deține calitatea de reprezentant legal sau reprezentant desemnal al contribuabilului aflat în stare de inactivitate, inactivitatea fiscală este eliminată din cazierul fiscal al persoanei la data împlinirii unui termen de un an de la data înscrierii menţiunii privind schimbarea reprezentantului legal în registrul comerţului sau în evidenţele autorităţilor şi instituţiilor publice la care sunt înregistrate celelalte persoane juridice şi entităţi fără personalitate juridică care nu se înregistrează la registrul comerţului sau de la data expirării mandatului, în situaţia în care acesta este limitat în timp şi nu a fost reînnoit.

Totodată, în situația în care contribuabilul decedează sau este radiat, inactivitatea fiscală înscrisă în cazierul fiscal al reprezentanţilor legali sau al reprezentanţilor desemnaţi se scoate din evidenţa acestora la data împlinirii unui termen de un an de la data radierii contribuabilului.

Informaţiile care se scot din oficiu din evidenţa cazierului fiscal se pot scoate din evidenţă şi la cererea contribuabilului, însoţită de documentele doveditoare.