Cum să comunici o factură pentru a fi sigur că o încasezi

Mulți manageri și antreprenori emit facturile şi le comunică prin poștă sau curierat considerând că, în cazul în care clientul nu plătește, este treaba avocatului să recupereze banii. Până la un punct, acest demers poate fi unul just, însă, pentru a fi și eficient, stabilirea strategiei de comunicare a facturilor trebuie să țină cont de următoarele aspecte:

1. Simpla comunicare a facturilor prin poștă sau curierat nu echivalează cu primirea acestora de către destinatar.

Dreptul creditorului de a solicita plata debitului restant și a penalităților de întârziere se naște după depășirea scadenței, adică după ce creanța a devenit exigibilă.

Prin urmare, atât timp cât facturile fiscale emise nu conțin nicio semnătură sau nu există nicio confirmare de primire care să poarte semnătura și ștampila debitorului, instanța judecătorească se află în imposibilitatea de a admite acțiunea și, implicit, de a obliga debitorul la plata debitului, deoarece nu poate aprecia dacă debitul a ajuns la scadență sau nu.

Deci, debitul restant (și, implicit, penalitățile aferente) poate fi recuperat pe cale judiciară dacă are caracter exigibil, adică dacă a fost depășită data de scadență. Acest moment, al ajungerii la scadență, este strâns legat de cel al primirii facturilor, deoarece facturile nu pot deveni scadente dacă nu au fost primite de către debitor.

2. Chiar dacă factura nu este semnată de către debitor, semnarea și ștampilarea scrisorii de transport care conține factura este suficientă.

Nesemnarea facturii de către debitor, dar semnarea scrisorii de transport care conține factura, reprezintă un element suficient în baza căruia instanța de judecată poata aprecia asupra certitudinii creanței și obligării debitorului la plata debitului.

Situațiile dificile sunt atunci când debitorul refuză orice corespondență de la creditor pentru a se asigura că refuză și plata facturii. Într-o astfel de situație, dacă suma de recuperat este mare, se poate redacta o notificare, care, împreună cu factura, să fie comunicată cu ajutorul unui executor judecătoresc. Această metodă are o șansă de reușită mai mare, deoarece debitorul nu știe ce urmează să îi comunice agentul procedural din cadrul biroului executorului judecătoresc. În plus, dacă refuză primirea, agentul procedural poate afișa notificarea care însoțește comunicarea facturilor.

De asemenea, creditorul poate să îi comunice personal factura și să îl determine pe debitor să semneze pe un borderou de predare-primire sau pe un alt exemplar al facturii.

O altă metodă inteligentă, pe care am aplicat-o cu succes, a fost întocmirea unui înscris denumit generic: “Recunoaștere de datorie și esalonare de plată”. Practic, creditorul îi propune debitorului eșalonarea datoriei cu scopul de a-l face să recunoască creanța.

Fără dovada primirii facturii de către debitor, avocatul specializat în recuperări de creanțe are șanse minime să obțină o hotărâre judecătorească favorabilă. Dovada primirii facturii de către debitor nu poate fi înlocuită de priceperea avocatului sau de pledoaria sa.

Concluzionând, dacă factura nu a fost acceptată de către debitor, eficiența demersului de recuperare a creanței poate fi apreciată doar de un avocat specializat în recuperări de creanțe. Avocatul trebuie să aleagă modalitatea de comunicare a facturii și calea procedurală care poate conduce la admiterea acțiunii și obligarea debitorului la plata debitului și a penalităților de întârziere.

3. De ce este necesară o astfel de strategie pentru un lucru atât de simplu?

În cazul în care se ajunge la un proces, pentru a-și realiza scopul de a nu plăti debitul, debitorul va nega existența creanței sau cel puțin cuantumul acesteia. În acest context, creditorul va trebui să convingă instanța de judecată că factura emisă a fost acceptată de către debitor, iar acesta refuză să o plătească.

Din punct de vedere juridic, factura comercială reprezintă un înscris sub semnătură privată prin care se constată executarea unei operațiuni comerciale. Asta înseamnă că factura reprezintă o probă împotriva emitentului (creditorului) și în favoarea destinatarului (debitorului). În situația în care factura expediată este primită și acceptată de către debitor, aceasta reprezintă o probă clară în favoarea emitentului, iar procesul va fi unul cu șanse maxime de reușită.

În concluzie, înainte de a plăti un avocat specializat în recuperări de creanțe, elaborează strategia de comunicare a facturilor pentru a te asigura că recuperarea merge în direcția bună.