Plata diurnelor: la ce trebuie să fii atent ca să nu ai probleme cu Fiscul

Când se poate acorda diurnă?

Diurna se acordă doar dacă angajații/administratorii  sunt delegați într-o localitate care se află la o distanță mai mare de 5 km față de localitatea unde are locul permanent de muncă. Perioada delegării trebuie să fie de cel puțin 12 ore.

Conform Codului Muncii, un angajat nu poate fi delegat pe o perioadă mai mare de 60 de zile de-a lungul a 12 luni şi se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului.

Care este valoarea diurnei care se poate acorda?

Nu există din punct de vedere legal un prag valoric pentru diurnă.

Contravaloarea diurnei trebuie stipulată în contractul colectiv de muncă sau într-un act adițional din contractul individual de muncă.

Tratamentul fiscal este determinat de pragul valoric de 42,5 lei (de 2,5 ori valoarea pentru instituțiile publice -  17 lei/ zi):

• Dacă diurna acordată este mai mică de 42,5 lei/zi , atunci cheltuiala este integral deductibilă.
• Dacă diurna acordată este mai mare  42,5 lei /zi, diferența de valoare față de 42,5 lei se impozitează la nivelul angajatului. Calculul impozitului se face prin regula sutei mărite, la aceasta sumă se calculează toate contribuțiile salariale:
  • impozit pe venit,
  • CASS angajat și angajator,
  • CAS angajat și angajator.

Potrivit HG nr. 23/2015, nu se vor acorda tichete de masă pentru perioada în care salariatul se află în delegație/detașare și primește indemnizație zilnică de delegare (diurnă).

Diurna nu se justifică de către angajat, aceasta fiind folosită pentru hrană și transport în localitatea respectivă.

Cum se trimit banii către angajat?

Banii se pot trimite angajatului prin: 

• virament bancar sau
• prin ridicarea de numerar din casierie (în acest caz, trebuie întocmită „Dispoziția de plată” cod 14-4-4).

Există plafon pentru plățile prin casierie?

Nu există limită de sumă pentru elibererare de numerar din casierie, în scopul deplasărilor.

Cum se reglează sumele primite de angajat?

În cazul în care angajatul a primit o sumă de bani mai mare decât suma justificată prin documente, acesta va restitui suma către casierie, care va emite chitanță.

Dacă angajatul a cheltuit în deplasare o sumă de bani mai mare decât cea primită, diferența se va restitui de către casierie care va emite o dispoziție de plată.

Se pot deconta cheltuieli cu masa și transportul în localitate, dacă s-a acordat diurnă?

Compania care acordă diurne salariaților săi nu trebuie să mai înregistreze cheltuieli cu transportul din localitatea unde a fost delegat salariatul și nici cheltuielile cu masa angajatului.

Se pot deconta cheltuielile cu mesele de protocol, doar dacă la aceste întâlniri au participat parteneri ai companiei (clienți/furnizori).

Ce se întâmplă dacă sunt angajați delegați mai mult de 120 de zile, de-a lungul a 12 luni?

Dacă un angajat este delegat pe o periodă de timp mai mare de 120 de zile, diurna primită în perioada de timp ce depășește 120 de zile va fi considerată de către ANAF ca plata salarială și va fi impozitată ca atare.

Atenție! Nu uitați că și documentațiile necesare în cazul deplasărilor comportă riscuri fiscale, în contextul în care lipsa unor acte îi poate determina pe inspectorii ANAF să reclasifice anumite cheltuieli cu deplasările ca nedeductibile. Am scris deja despre cum puteți evita astfel de probleme în acest material:

Deplasări interne: Ce documente trebuie să ai obligatoriu ca să-ți poți deduce cheltuielile cu delegațiile