Folosirea echipamentelor de birou în scop personal de către salariaţi se impozitează sau nu?

1. Echipamentul de protecţie şi de lucru

În accepţiunea Legii securităţii şi sănătăţii în muncă nr. 319/2006, prin echipament individual de protecţie se înţelege:

• orice echipament destinat a fi purtat sau mânuit de un lucrător pentru a-l proteja împotriva unuia ori mai multor riscuri care ar putea să îi pună în pericol securitatea şi sănătatea la locul de muncă (salopetă, mască, pelerină); sau
• orice supliment sau accesoriu proiectat pentru a îndeplini acest obiectiv.

Aceeaşi lege foloseşte noţiunea de echipament de muncă în sensul de “orice maşină, aparat, unealtă sau instalaţie folosită în muncă”.

Potrivit Codului fiscal, nu reprezintă avantaje în natură pentru salariat (şi, deci, nu se impozitează cu 16% şi nici nu se supune contribuţiilor sociale) “contravaloarea echipamentelor tehnice, a echipamentului individual de protecţie şi de lucru, a (…) materialelor igienico-sanitare, a altor drepturi privind sănătatea şi securitatea în muncă, precum şi a uniformelor obligatorii şi a drepturilor de echipament, ce se acordă potrivit legislaţiei în vigoare”. Aşadar, uniformele obligatorii (ale portarilor, ale salariaţilor unei bănci etc.) sunt, de asemenea, gratuite, conform prevederii citate.

Totuși, noţiunea de “echipament de muncă”, utilizată de Legea nr. 319/2006, este aceeaşi cu noţiunea de “echipament de lucru”, folosită în Codul fiscal? Recitind textul de mai sus, se vede diferenţa de formulare. Legea securităţii şi sănătăţii în muncă nu mai face referire la echipamentul de lucru, aşa cum se întâmpla în vechea lege. Iar Normele pentru aplicarea Codului fiscal dezleagă enigma: echipamentul de lucru reprezintă „mijloacele primite de un angajat în vederea utilizării lor în timpul procesului muncii pentru a-i proteja îmbrăcămintea şi încălţămintea”.

Tot normele Codului fiscal aduc lămurirea potrivit căreia nu sunt încadrate la venituri impozabile:

• contravaloarea echipamentelor tehnice primite de angajat sub formă de aparatură, dispozitive, unelte, alte mijloace asemănătoare, necesare în procesul muncii;
• contravaloarea echipamentului individual de protecţie cu care este dotat fiecare participant în procesul muncii pentru a fi protejat împotriva factorilor de risc;
• contravaloarea echipamentului individual de lucru, aşa cum l-am explicat mai sus;
• contravaloarea echipamentului şi a materialelor de resortul echipamentului, cum ar fi: materiale de spălat şi de igienă, materiale de gospodărie, materiale pentru atelierele de reparaţii şi întreţinere, rechizite şi furnituri de birou, primite în mod gratuit de personalul din sectorul de apărare naţională, ordine publică şi securitate naţională, în condiţiile legii;
• valoarea financiară anuală a normelor de echipare, valoarea financiară a drepturilor de echipament, precum şi materiale de resortul echipamentului în timp de pace, ale personalului din sectorul de apărare naţională, ordine publică şi securitate naţională;
• altele asemenea (aici remarcăm posibilitatea de extindere a veniturilor neimpozabile – posibilitate, din păcate, doar teoretică, deoarece în lipsa unor precizări clare organele fiscale nu sunt dispuse să recunoască, prin analogie, aceste drepturi).

Așadar, în cazul echipamentului de protecţie şi de lucru nu putem vorbi despre impozitare.

2. Echipamentele de birou

Dacă folosirea acestor echipamente în scopul serviciului nu ridică probleme, în schimb folosirea în scop personal este un avantaj asimilat salariilor, conform Codului fiscal. Mai exact, dacă e să aplicăm strict dispozițiile actului normativ, avantaj în natură este, bunăoară, utilizarea copiatorului în scop personal (fotocopierea unui caiet cu lecţii pentru copilul salariatului, să spunem).

Ideea este că, în acest caz, salariatul ar trebui să declare aspectul şi să i se considere venit salarial. Sau angajatorul ar trebui să evalueze cât la sută din utilizarea copiatorului este pentru societate şi cât la sută este în scop personal (ceea ce nu se întâmplă în general). Însă cum pot determina Finanţele cât anume s-a folosit un echipament în scop personal? În general, dovada se face greu, dar, aşa cum spune consultantul fiscal Adrian Benţa, „dacă la o societate ai consumat cinci topuri într-o lună şi ai tipărit două contracte, la ce ai folosit cele cinci topuri?”. Principiul de bază este că Fiscul trebuie să îşi întemeieze poziţia pe probe şi constatări proprii, potrivit Codului de procedură fiscală, cum ar fi mărturia salariatului sau mărturia altor salariaţi.

Se mai poate întâmpla în practică să nu fie impozitat (deoarece, în mod oficial, „nu există”) următorul aspect: o companie are mai multe activităţi, printre care şi o sală de fitness. Salariaţii de la altă activitate (de la vânzări porţelan, spre exemplu) au dreptul tacit de a folosi echipamentul din sala de fitness, de zece ori pe lună fiecare, evidenţa fiind ţinută într-un caiet. Un astfel de avantaj încrucişat, neimpozitat, este greu de demonstrat până nu face cineva sesizare la Finanţe şi nu depune dovezi despre aceasta.

Exact la fel se pune problema în cazul unor avantaje oferite de două companii (fiecare pentru salariaţii celeilalte): policlinica A oferă consultaţii gratis (din cele din afara pachetului de bază) pentru salariaţii firmei B, la schimb cu reparaţii auto gratuite la societatea B pentru salariaţii policlinicii A. Practic, se folosesc competenţa salariaţilor celeilalte societăţi, precum şi echipamentele - drept pentru care, în mod normal, chiar dacă prestaţiile s-ar compensa perfect (ipotetic), tot ar trebui înregistrate, deoarece sunt avantaje în natură care ar trebui impozitate.

Aici se mizează (uneori prea mult) pe faptul că Finanţele nu ar avea posibilitatea să descopere înţelegerea dintre societăţi. Iar dacă o descoperă, apar întrebări. Una dintre ele este cum se transformă avantajul folosirii echipamentelor în venituri salariale? Cum se face evaluarea avantajelor în natură sub forma folosirii numai în scop personal a bunurilor din patrimoniul afacerii? Dincolo de folosirea mașinilor, despre care am scris aici, evaluarea folosinţei cu titlu gratuit a echipamentelor de birou sau a altor echipamente se face:

a) la nivelul totalului cheltuielilor aferente fiecărui bun pe unitate de măsură specifică; sau
b) la nivelul preţului practicat pentru terţi.

Evaluarea utilizării în scop personal a bunurilor din patrimoniul afacerii cu folosinţă mixtă (și personal, şi pentru afacere) se face fie ca mai sus, fie proporţional cu numărul de ore de utilizare în scop personal (spre exemplu, în cazul utilizării telefonului, deoarece în cazul utilizării copiatorului evaluarea se face mai degrabă ca la unul dintre punctele a sau b de mai sus).

Într-un singur loc „scapă” salariatul şi patronul: în graba lor, Finanţele calculează global contribuţiile, adică şi pentru salariaţii care au fost în concediu de odihnă (care nu aveau cum să folosească echipamentele, deci nu au avut avantaje în natură în acea perioadă), şi pentru cei cu contractul individual de muncă suspendat. Finanţele calculează global contribuţiile, în vreme ce ele ar trebui calculate individual.

Mai multe materiale scrise de Horaţiu Sasu despre creşterea profitului neimpozabil, reducerea impozitelor şi apărarea la controlul ANAF pot fi găsite aici.