Zece metode prin care poți să eviți fraudele și pierderile din companie

Construirea sistemului de control pornește de la identificarea riscurilor și analiza gradului acestora, astfel încât riscurile evaluate cu grad ridicat sunt primele care trebuie eliminate. Principalele metode pentru a crea un sistem de control eficient sunt:

1. Analiza proceselor operaționale

Companiile trebuie să construiască schema tuturor proceselor operaționale, de la momentul în care compania intră în contact cu potențialul client, până la momentul în care banii sunt înregistrați în extrasul bancar.

2. Evaluarea riscurilor

Conducerea companiei trebuie să evalueze riscurile companiei (operaționale, financiare) și gradul în care acestea pot să afecteze compania.

3. Segregarea responsabilităților

O regulă de bază privind managementul riscurilor este segregarea responsabilităților, adică o persoană îndeplinește o operațiune, iar alta controlează corectitudinea ei.

4. Verificarea încasărilor în numerar

Companiile care încasează creanțele de la clienți în numerar prezintă un grad ridicat de fraudă. Pentru a diminua acest risc, trebuie ținută o evidență riguroasă a chitanțierelor aflate la persoanele care încasează. De asemenea, trebuie stabilită o regulă privind perioada de timp la care trebuie depuși banii în conturile bancare ale societății. Pentru a elimina acest risc este recomandabil să se încaseze banii de la clienți prin conturile bancare.

5. Evidența cheltuielilor făcute în numerar

Pentru cheltuielile făcute în numerar, se acordă avansuri de trezorerie. Compania trebuie să stabilească o procedură internă privind modul de urmărire și decontare a avansurilor de trezorerie.

6. Analiza cheltuielilor pe centre de cost

Pentru companiile cu mai multe departamente, este recomandat să se țină evidența cheltuielilor pe fiecare departament. Trebuie desemnat un responsabil de buget, de obicei șeful de department, care trebuie să ofere explicații conducerii companiei în legătură cu modul în care se folosește bugetul. 

7. Inventarierea periodică și inopinată a gestiunilor

Companiile care au gestiuni de numerar sau bunuri trebuie să întocmească proceduri privind modalitatea de inventariere. Rezultatele inventarierii sunt analizate, indicând eficiența controalelor interne deja existente.

8. Departament de audit intern

Companiile cu un număr ridicat de angajați si operatiuni ar trebui să dezvolte un department de audit intern care să dezvolte, să implementeze și să urmarească sistemul de controale interne.

9. Lista cu furnizorii agreați

Pentru a avea un control al calității, eficienței și al prețurilor pentru bunurile achiziționate de companie, trebuie să se întocmească o listă cu furnizorii agreați.

10. Securitatea datelor

Datele privind gestionarea relațiilor cu clienții, informațiile contabile, strategiile de afaceri sunt vitale pentru buna desfășurare a activității unei companii. De aceea trebuie implementat un sistem performant de securitate a datelor.