avocatnet.ro 
În ciuda faptului că 62% din documentele manipulate și administrate sunt digitizate și chiar dacă 69% dintre cei care lucrează într-un birou scanează mai multe documente în prezent decât acum trei ani, tehnologiile de gestionare a documentelor nu sunt adoptate rapid.
Cu alte cuvinte, tendința spre digitizare este evidentă, însă adoptarea rapidă și totală a unor astfel de tehnologii nu are loc. Acest lucru se întâmplă din mai multe cauze.
Una dintre ele constă în faptul că legislația obligă companiile să dețină arhive fizice de documente. Dacă legea s-ar modifica, iar documentele digitizate ar fi acceptate precum unele tipărite, costurile aferente imprimării, anexării și întreținerii arhivelor ar fi reduse la zero. Mai precis, legea nu încurajează folosirea unor soluții moderne de stocare și partajare a documentelor, a unor soluții de stocare precum Cloud, a unor practici de birou ale căror urmări benefice vor fi aduse în discuție mai jos.
În egală măsură, companiile nu dau întâietate unor astfel de soluții din cauza lipsei de informare și, implicit, a neîncrederii și, în plus față de aspectele menționate, firmele manifestă scepticism cu privire la securitatea documentelor digitizate.
Beneficiile scanării, utilizării Clod-ului sau a propriului gadget sunt numeroase, iar printre acestea se numără și următoarele:
- controlarea și simplificarea procesului de partajare a documentelor;
- reducerea costurilor de imprimare și de întreținere a imprimantelor, respectiv arhivelor;
- economia spațiului și garanția deplinei siguranțe a documentelor;
- existența unei copii de rezervă care poate fi accesată oricând.
Tot conform raportului Office Insights 2016, 42% dintre cei intervievați sunt îngrijorați cu privire la pierderea documentelor imprimate și 49% nu calculează deloc costurile de imprimare.
Pe acest fond, Canon și-a propus să ofere consiliere în vederea indentificării unei tehnologii personalizată pe necesitățiile clientului (din punct de vedere al rentabilității) și servicii complete de gestionare a fluxului de documente. Astfel, liderii de business vor avea șansa să cunoască în amănunt costurile de imprimare și cum pot să le reducă. În cele din urmă, atenţia specialiștilor de la Canon se va canaliza asupra informării conducerii companiilor cu privire la beneficiile posibile de care pot profita prin instalarea unui echipament multifuncţional, implementarea soluţiei MPS sau monitorizarea costurilor de imprimare.
Pentru mai multe informatii și pentru a descărca raportul complet Office Insights 2016, cei interesați pot accesa www.canon.ro.
Nina1 
MARIUS5
Comentarii articol (0)