(P) Avantajele digitizării afacerii. Cum se face trecerea la un birou electronic

De îndată ce computerele au început să își facă loc în birourile companiilor, în urmă cu mai mult de 20 de ani, a apărut și ideea de comunicare și de colaborare informatizată, electronică. În ciuda timpului care a trecut și a dezvoltărilor tehnologice, cele mai multe companii sunt însă departe de a putea funcționa fără hârtie.

Totuși, în contextul tehnologic actual trecerea la un mod de lucru bazat pe documentele electronice este mai simplă decât ar părea la prima vedere și accesibilă chiar și companiilor cu resurse financiare extrem de limitate.

Avantajele renunțării la hârtie

Prin eliminarea hârtiei, companiile pot reduce aproape de zero costurile de stocare a documentelor și pot elibera spațiu direct productiv. Prin schimbul de informații în format electronic, cu furnizorii și clienții, afacerile pot avea acces mult mai rapid la informații, în condiții de siguranță sporită, prin utilizarea criptării și a altor măsuri de securitate.

Uneori însă, procesul de renunțare la hârtie poate fi descurajator. Sunt implicate unele costurile cu noi echipamente și software, precum și costuri legate de convertirea înregistrărilor pe hârtie în fișiere electronice.

De asemenea, trebuie avute în vedere modul și momentul în care se face trecerea la biroul informatizat, modul de tratare a hârtiilor care ajung totuși în companie de la furnizori și/sau clienți, modul de a implica angajații activ în acest proces și de a-i motiva cu privire la utilizarea de noi tehnologii și sisteme.

Trecerea la un biroul electronic nu trebuie însă să fie nici dificilă și nici costisitoare. Încercați să analizați pașii descriși mai jos și adaptați elementele la specificul afacerii voastre și la nevoile voastre.

1. Fiți foarte determinați să treceți la un birou informatizat și convingeți personalul companiei să adere la această viziune, explicând avantajele pentru fiecare angajat în mod individual și ca grup și implicați-i în procesul de tranziție;
2. Verificați hardware-ul IT existent pentru a vă asigura că va putea gestiona aplicațiile adăugate;
3. Elaborați un plan de tranziție și un calendar;
4. Demarați proiectul cu un departament și apoi extindeți procesul la întreaga companie;
5. Achizitionați un abonament de arhivare electronică cu valoare legală, care să vă permită stocarea electronică a tuturor documentelor electronice, fie că sunt curente, fie că sunt oficiale;
6. Achizitionați certificate digitale calificate pentru angajații care au acces la documentele companiei. Aici găsiți detalii și avantaje conexe ale acestor certificate;
7. Selectați un sistem de management al documentelor. Cea mai facilă variantă este cea oferită de Office 365. Găsiți detalii aici.

Beneficiile biroului informatizat

Cel mai probabil, beneficiile biroului paperless nu vă sunt străine. Ați citit despre ele în diverse articole și ați mai discutat despre ele în cadrul multor întâlniri de afaceri.

Adoptarea unui mod de lucru bazat pe documentele electronice elimină activitățile și cheltuielile asociate managementului documentelor tipărite (print, îndosariere, depozitare, expediere, recuperare) și permite realocarea personalului către activități direct productive și accelerarea procesului de luare a deciziilor.

Adevărul este că nu a existat niciodată un moment mai prielnic pentru a face pasul către biroul paperless. Datorită tehnologiilor apărute în ultimii ani, astăzi acest lucru este la îndemâna oricărei companii.

Cu suita Microsoft Office 365 și semnătura electronică de la certSIGN ai acces oricând la aplicațiile familiare Office de pe orice dispozitiv și asiguri confidențialitatea și valoarea legală a oricărui tip de document electronic.

Colaborare îmbunătățită și stocare

Cea mai recentă versiune a suitei Microsoft Office, Office 365, permite crearea, co-editarea și partajarea în siguranță a documentelor și informațiilor de business, de oriunde, de pe orice tip de dispozitiv și oferă fiecărui utilizator un spațiu generos de stocare în cloud (1TB), accesibil de oriunde. Spațiul este suficient de mare, pentru a elimina nevoia (și costurile) de back-up al datelor.

Documente mereu la îndemână

Documentele electronice sunt aproape imposibil de rătăcit, putând fi regăsite oricând cu o simplă căutare. Pentru a asigura permanența serviciilor critice ale utilizatorilor suitei Office 365, Microsoft garantează disponibilitatea serviciului de stocare a documentelor în cloud 99,9% din timp.

Valoare legală pentru orice document electronic

Potrivit Legii 455/2001, semnătura electronică conferă documentelor electronice valorea legală a celor tipărite. Cu semnătura electronică de la certSIGN, contractele și alte documente importante (acte adiționale, facturi, documente bancare, decizii AGA, rapoarte, note de comandă, bilanțuri contabile) pot fi aprobate în câteva minute, chiar și atunci când semnatarii sunt în locații diferite.

Confidențialitate

Semnătura electronică protejează confidențialitatea corespondenței electronice și a documentelor sensibile transmise, din câteva click-uri, iar informațiile pot fi citite doar de către destinatarul lor intenționat.