Digitalizarea firmelor în privința documentelor: Trei instrumente care te scutesc de drumuri și costuri inutile

Identificarea video echivalentă cu prezența fizică

Cel interesat de obținerea semnăturii electronice o poate face printr-o procedură în întregime la distanță. Dar pentru că vorbim de o chestiune cu implicații legale majore, respectiv achiziționarea unui instrument care să fie echivalentul semnăturii fizice date în persoană de titular, e necesar și un nivel de securitate sporit pentru ca furnizorul acelui instrument să aibă certitudine că cel care vrea să folosească acea semnătură chiar este cine pretinde că este.

Pentru a evita un drum la sediul furnizorului de servicii de semnătură electronică, cel interesat poate să treacă prin procedura identificării și de la distanță. Identificarea video online este auditată și certificată ca echivalentă cu prezența fizică, așa cum prevede Regulamentul eIDAS, la certSIGN.

Semnătura electronică pe orice tip de document de business

Lunile precedente ne-au arătat mai mult ca niciodată cât de mult ne pot ajuta instrumentele care ne scutesc de drumuri, de prezența fizică pentru a ne îndeplini sarcinile curente la muncă și nu numai. Deținerea unui certificat calificat de semnătură electronică (prin procedura de identificare video) este esențială astăzi și ne ajută în semnarea oricăror documente folosite în activitatea profesională - contracte și actele adiționale ale acestora, anexe, procese verbale, note de comandă ș.a.m.d.

"De ce semnătură electronică? Pentru că dematerializarea documentelor pe hârtie şi mutarea acestora în mediul electronic constituie baza digitalizării la nivelul oricări companii. Degeaba optăm pentru şi utilizăm dispozitive electronice, aplicaţii şi tehnologii digitale care mai de care mai evoluate, dacă, la finalul zilei, tot ce înseamnă decizie de business se «oficializează» printr-un document printat pe hârtie (în două exemplare, eventual) şi semnat cu pixul", potrivit certSIGN. Nu e nevoie de un dispozitiv special ori de instalarea unor drivere speciale folosind certSIGN Paperless. 

Arhivarea electronică, un instrument esențial

Folosirea semnăturii electronice și operarea cu documente electronice ar fi incomplete din punct de vedere practic dacă nu vorbim și de arhivarea acestor documente tot electronic. Pe lângă avantajul evident al reducerii vrafurilor de hârtii, documentele sunt mai accesibile și orice persoană autorizată din companie poate să le acceseze oricând, de oriunde. Nu mai e nevoie, așadar, să faci un drum special la birou pentru a consulta o hârtie care te interesează.

Comparativ cu arhivarea fizică, arhivarea electronică este cu 67% mai ieftină. Practic, sunt eliminate din start toate costurile pentru achiziția hârtiilor, pentru imprimante și consumabilele sale, pentru instrumentele de arhivare fizică, pentru păstrarea acestora fizică ș.a.m.d.

certSIGN oferă servicii complete pentru dematerializarea documentelor pe hârtie, de la scanarea celor deja existente în format fizic şi trecerea loc în mediul digital, până la arhivarea tuturor documentelor cu respectarea termenelor stabilite prin reglementările legislative în vigoare arhivează pe timp de cinci ani pentru notele de recepţie şi constatare de diferenţe, bonurile de predare, transfer, restituire, bonurile de consum (inclusiv cele de consum colectiv), listele zilnice de alimente, dispoziţiile de livrare, fişele de magazie,  borderourile de achiziţie, ordinele de deplasare – delegaţie (inclusiv în străinătate) ș.a. Pe 10 ani, registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară. Iar pe 50 de ani se arhivează statele de salarii. 

"De asemenea, pentru a elibera spațiul din birouri, documentele pe hârtie sunt păstrate într-o arhivă acreditată conform Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale. Atunci când avem nevoie de documentul original, pur şi simplu aceste este extras din arhivă și transmis beneficiarului", potrivit certSIGN.

Notă: Potrivit normelor în vigoare, arhivarea documentelor financiar-contabile se face conform unor reguli specifice, existând acte ce trebuie păstrate de contribuabili timp de cinci ani, în timp ce altele trebuie păstrate pentru zece sau chiar 50 de ani.