Semnatura electronica se aplica unui Document in format electronic, redactat sau obtinut prin intermediul programelor informatice, ca de exemplu:
1. Documente MS Word (contracte, documente, notificari, retete medicale, etc. ) Spread-sheet Excel (rapoarte financiare, state de plata a salariilor, note de comanda, etc.)
2. Documente Adobe Acrobat (la fei ca si cele in MS Word, insa superioare ca si aspect si securitate a integritatii informatiilor)
3. Fotografii digitale (constatari, mostre, comanda de produse, etc.)
4. Programe expert de gestiune a documentelor (documente ale administratiei publice si locale, documente care urmeaza sa fie arhivate in cadrul arhivelor electronice din cadrul unor Data Centre, etc. )
5. Documente rezultate din prelucrarea datelor contabile si fiscale (declaratii de impunere, documente de plata catre Bugetul de Stat, etc. )
Efectul produs prin aplicarea semnaturii electronice este asimilat semnaturii olografe si stampilei (daca e cazul) aplicate unui Document in forma fizica. Semnatura electronica este un instrument deosebit de util si puternic totdata, care ofera urmatoarele facilitati:
1. Permite semnatarilor unui Document sa oficializeze acest act chiar daca se afla la mare distanta geografica fata de locul unde trebuie semnat documentul.
2. Pe de alta parte, un Document semnat electronic se supune clauzei juridice de nonrepudiere, adica semnatarul nu poate sustine ca nu a semnat acel Document.
3. Prin faptul ca orice modificare, cat de mica, a documentului semnat digital duce automat la anularea semnaturii, destinatarul are convingerea ca documentul a ajuns in stare nealterata.
Orice Document semnat digital poate fi tiparit la imprimanta, putand contine informatia că documentul original e cel electronic si ca acesta poarta semnatura electronica a semnatarului.
Practic, orice domeniu de activitate are nevoie de facilitatea transmisiei electronice a informatiilor, indiferent de natura acestora. Prin aplicarea semnaturii electronice pe documentele care impun autenfificarea prin semnatura si sigiliu ( celebrul SS de pe documentele tipizate), se realizeaza trecerea la noua era informationaia.
Se poate imagina trecerea de la birourile prafuite, inecate de dosare, contracte necitite Inca, scrisori care asteapta de mult un raspuns, faxuri si alte hartii poate niciodate identificate, la biroul modem, unde calculatorul preia activitatea de rutiina si de organizare a fluxurilor de informatii, unde functionarul plictisit si blazat, temator in fata revolutiei tehnologice, este inlocuit de persoane dinamice, obisnuite si stimulate sa lucreze in echipa folosind eficient tehnologia inteligenta de organizare si comunicatie, care de fapt formeaza componenta vitala a organizatiei in atingerea obiectivelor propuse.
Se poate imagina noua viziune manageriala, unde rutina, dezordinea, dezorganizarea sunt inlocuite de tehnologie si inteligenta, unde locul curierilor si a tot felul de agenti sau servicii de mesagerie de multe ori scumpe si neperformante este inlocuit de noua tehnologie a comunicatiilor electronice si a gestiunii inteligente si performante a informatiei