Studiu de caz: Folosirea semnăturii electronice la distanță îți reduce cu peste 60% costurile cu documentele

Pentru a arăta cât de mult poate semnătura electronică să ajute în activitatea unei companii, am cerut specialiștilor de la certSIGN să ne dea niște exemple concrete.

Astfel, în cazul teoretic al unei companii cu 200 de salariați, s-a estimat că aceasta ar produce anual în jur de 5.000 de documente (adică în jur de 20.000 de file de hârtie).

Aici s-au luat în calcul contractele individuale de muncă și actele adiționale la acestea, dar și contractele încheiate cu furnizorii sau partenerii de afaceri și cu clienții, plus adiționalele la ele. În cel puțin 10% dintre cazuri vorbim inclusiv de documente pentru care este necesară transmiterea prin poștă sau curier, pentru semnare.

Specialiștii certSIGN estimează că, în varianta clasică, cea a folosirii documentelor tipărite, un asemenea volum de acte procesat la o companie ar implica un cost aproximativ de 3.715 euro pe an (hârtie, închiriere echipamente, curier, resurse umane).

Alternativa, adică semnătura electronică la distanță, implică, pentru exact același volum de documente, un cost de numai 1.350 de euro pe an - ceea ce înseamnă o economie de aproximativ 64%. În acest cost sunt incluse:

• cinci certificate calificate pentru semnătură electronică valabile un an, pentru persoanele activ implicate în procedurile de semnare (top management, juridic, contabil, HR);
• certificatele emise angajaţilor;
• semnăturile la distanţă pentru cele 5.000 de documente.

În plus, vorbim și de eficientizarea activității firmei, prin timpul câștigat odată cu folosirea semnăturii electronice la distanță, care prezintă şi alte avantaje faţă de cea clasică (cu token), precum mobilitatea (posibilitatea utilizării inclusiv pe dispozitive mobile, de oriunde şi oricând) şi lipsa necesităţii instalării unor drivere speciale.

Dacă vorbim strict de arhivarea documentelor în format electronic, timp de zece ani, de exemplu, specialiștii certSIGN spun că avem un cost redus cu aproximativ 67%.

Semnătura electronică este, în mediul digital, echivalentul semnăturii olografe, lucru stabilit prin legislația europeană aplicabilă inclusiv în România. Iar arhivarea electronică implică o păstrare și o gestionare în siguranță a documentelor, dar și dispariția nevoii spațiului pentru arhivarea fizică.

Semnătura electronică poate fi folosită în mai multe feluri de către firme, nu doar pentru semnarea declarațiilor transmise Fiscului. Concret, aceasta poate fi un instrument foarte util în domeniul resurselor umane, în relația cu partenerii de afaceri sau în relația cu avocații. De asemenea, semnătura electronică mai poate fi folosită și pentru a simplifica relația cu autoritățile locale, așa cum am aflat din exemplul oferit de Primăria Alba Iulia.

În concluzie, folosirea semnăturii și a arhivării electronice implică nu doar o reducere drastică a costurilor unei companii, dar aceste două instrumente ajută la eficientizarea activității de zi cu zi.