Semnătura electronică: În relațiile de business, firmele pot semna electronic contractele și facturile

Semnătura electronică poate fi folosită de firme și pentru alte activități, în afară de semnarea declarațiilor fiscale transmise lunar autorităților. Acest lucru se poate traduce, în cazul relațiilor cu partenerii de afaceri, în reduceri de costuri și o eficientizare a activității.

De exemplu, în cazul semnării electronice a facturilor, companiile își reduc semnificativ costurile legate de tipărirea, arhivarea și depozitarea acestor documente. În plus, facturile pot fi transmise și achitate mult mai repede în format electronic, astfel că putem vorbi de o eficientizare a muncii persoanelor care se ocupă de contabilitate.

„Beneficiile pot fi măsurate în timp și costuri. Prin semnarea electronică a facturilor se reduc substanțial costurile cu hârtia, cu arhivarea și depozitarea documentelor. De asemenea, semnarea electronică a facturilor duce la rapiditate în transmiterea și plata acestora, creșterea productivității, alocarea eficientă a resurselor logistice și un management financiar eficace”, a explicat, pentru redacția noastră, Veronica Mitroi, Electronic Signature Business Unit Director la certSIGN.

Practic, semnătura electronică poate fi folosită nu doar în cazul facturilor, ci și în cazul transmiterii electronice a corespondenței cu implicații legale. Adică a contractelor comerciale și a actelor adiționale la acestea (și nu numai). La fel ca în cazul facturilor, și aici vorbim de costuri reduse și o eficientizare a activității.

„Folosirea semnăturii electronice este o soluție care permite businessurilor de orice tip să simplifice procesele, să eficientizeze operațiunile. Suntem într-o eră a digitalizării continue și ne așteptăm ca, în următorii ani, semnăturile olografe să nu mai fie folosite, având în vedere că lumea în care trăim este în plină expansiune tehnologică. Companiile pot folosi semnătura electronică în relațiile pe care le au cu partenerii lor de afaceri”, a spus specialista.

Bine de știut este că, în relațiile de business pe care le au, companiile pot folosi semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată. Totuși, la semnarea unor acte cu grad mare de risc, este recomandată folosirea semnăturii electronice calificate.

„În relațiile cu partenerii pot fi utilizate atât semnătura electronică avansată, cât și semnătura electronică calificată. Tipul de semnătură folosit depinde de gradul de risc pe care și-l asumă ambele părți. Astfel, dacă discutăm de semnarea unor contracte comerciale cu un grad de risc mare, pe contracte trebuie aplicată semnătura electronică calificată”, a subliniat Veronica Mitroi.

Ce probleme pot fi eliminate atunci când firmele folosesc semnătura electronică în relația lor cu partenerii de afaceri? De principiu, acestea sunt trei la număr:

1. modificarea eronată sau intenționată: semnarea electronică a documentelor garantează că acestea nu mai pot fi modificate sau alterate în vreun fel, indiferent că asta se întâmplă intenționat sau din greșeală;
2. pierderea: dacă un document este semnat și transmis electronic, atunci dispare riscul ca acesta să se piardă pe traseu, plus că lucrurile merg mult mai repede așa decât dacă s-ar opta pentru tipărirea și transmiterea documentelor prin curier;
3. accesul dificil: actele semnate electronic pot fi arhivate electronic, ceea ce înseamnă că accesul la ele este mult mai facil decât în cazul documentelor tipărite și arhivate în format fizic.

În plus, semnătura electronică poate fi acceptată ca probă în procedurile judiciare, așa cum prevede Regulamentul european nr. 910/2014.

Semnătura electronică calificată este, juridic vorbind, echivalentul unei semnături olografe. Iar o semnătură electronică calificată ce se bazează pe un certificat calificat eliberat de un stat membru al Uniunii Europene este recunoscută în toate celelalte state ale Uniunii.

Atenție! Într-o relație de afaceri, în cazul contractelor (sau în cazul altor documente), semnătura electronică trebuie folosită de către ambele părți. Excepție fac facturile, în cazul cărora nu este necesar ca ambele părți să aibă semnătură electronică.