Actele de muncă se pot semna și arhiva electronic direct de pe telefon, chiar și de la distanță

Așa cum explicam recent, semnătura electronică pe care angajatorii deja o folosesc în relația cu Fiscul, pentru a depune declarații, poate fi utilă inclusiv în relațiile de muncă cu propriii angajați.

Pot fi semnate electronic, printre altele, contractele individuale de muncă, actele adiționale la acestea și fișele de post sau cererile de concediu. Totodată, semnătura electronică aduce și o eficientizare a activității de arhivare a documentelor emise în cadrul unei relații de muncă. Asta pentru că actele sunt păstrate electronic în siguranță, dispare nevoia spațiului pentru arhivarea fizică și acestea sunt mult mai ușor de găsit (plus că se pot reduce costurile cu peste 60%, după cum estimează experții în astfel de soluții).

Angajatorii care vor mai multă mobilitate pot folosi semnătura electronică și arhiva electronică direct pe dispozitivele mobile, fie ele telefoane inteligente sau tablete. certSIGN este prima companie din România care pune la dispoziţie semnătura electronică calificată la distanţă (certificată QSCD, în conformitate cu Regulamentul eIDAS), aceasta fiind recunoscută și valabilă, în baza legislației europene, în toate statele membre UE.

Semnătura electronică la distanță, ce poate fi folosită pe telefon, face parte dintr-o soluție integrată numită #gomobile, dezvoltată de certSIGN şi implementată cu tehnologii Samsung. Aceasta are patru componente majore: dispozitive mobile, platformă de securitate, aplicațiile de digitalizare pentru angajatori și serviciile de implementare și consultanță. Aplicațiile din pachetul #gomobile sunt:

• cea pentru semnătura electronică la distanță, care permite semnarea electronică, cu valoare legală, a documentelor;
• cea pentru accesul la arhiva electronică, cu valoare legală, a documentelor încheiate electronic;
• cea pentru securizarea convorbirilor pe dispozitivele mobile de serviciu, care permite salariaților comunicarea în siguranță prin apeluri și mesaje.

Însă cum se semnează documentele de la distanță? Aplicația poate fi folosită pe orice telefon cu sistemele de operare iOS sau Android și permite semnarea documentelor PDF. Practic, actele sunt semnate cu un certificat digital emis în avans și autorizarea semnării se face prin introducerea unui cod primit prin SMS în momentul în care se inițiază comanda de semnare. Astfel, certificatul este emis și stocat în infrastructura certSIGN, fără a fi nevoie de un token permanent în posesia titularului.

În ceea ce privește arhivarea electronică, documentele arhivate în prealabil pot fi accesate online direct de pe dispozitivele mobile. Cu alte cuvinte, orice angajator își poate accesa, într-un mod securizat, pe internet toata arhiva electronică care vizează salariații și documentele lor.

„Adoptând o soluție de semnătură electronică, reușim să eliminăm problemele cu livrarea documentelor, depozitarea și regăsirea acestora în arhiva fizică, reducem costurile cu serviciile de curierat, serviciile de arhivare fizică, consumabile și timpii alocați procesului decizional, implementării noilor reglementări care de multe ori au termene foarte strânse etc. Tot acest efort înseamnă costuri și trecerea la o abordare electronică înseamnă timp salvat pentru companie, timp mai mult alocat calității procesului de recrutare, urmând ca aceste beneficii să se transforme într-un vector de impact în toată structura organizației”, a spus Veronica Mitroi, Electronic Signature Business Unit Director la certSIGN.

Important! Semnătura electronică calificată este, juridic vorbind, echivalentul unei semnături olografe. Iar o semnătură electronică calificată ce se bazează pe un certificat calificat eliberat de un stat membru al Uniunii Europene este recunoscută în toate celelalte state ale Uniunii.

Cei de la certSIGN sunt primii din România care au trecut la semnarea electronică a documentelor încheiate în relațiile de muncă. În prezent ei au sute de angajați care folosesc semnătura electronică atât pentru documentele interne, cât și în relația cu clienții sau partenerii de afaceri. În plus, salariații au inclusiv dosare electronice de personal, iar implementarea digitalizării a avut la bază un acord al Inspecției Muncii.

Soluția integrată #gomobile urmează să fie prezentată la evenimentul de tehnologie GoTech World, care va avea loc pe 2 și 3 octombrie 2019 la Romexpo, în București.