Contractele de muncă și orice alte acte ce țin de relația de muncă pot fi semnate electronic

Semnătura electronică are mult mai multe utilizări, în afară de semnarea declarațiilor electronice transmise lunar Fiscului, așa cum am explicat într-un articol recent. Una dintre aceste utilizări este chiar în relația de muncă dintre angajator și salariat.

Concret, firmele pot folosi semnătura electronică inclusiv atunci când încheie acte cu salariații proprii. De exemplu, pot fi semnate electronic contractele individuale de muncă dintre părți și actele adiționale la acestea, precum și fișele de post sau cererile de concediu.

Cu alte cuvinte, semnătura electronică poate fi deosebit de utilă angajatorilor care au salariați care lucrează de acasă sau din alte locuri în afară de sediul firmelor (telesalariați). Însă aceasta poate fi utilă oricărui angajator, indiferent unde lucrează salariații săi.

„Sigur că da. Contractele de muncă pot fi semnate electronic între părți inclusiv în cazul celor pentru muncă la domiciliu sau telemuncă. Practic, câtă vreme părțile trebuie să își asume prin semnătura lor, în scris, un document, atunci acesta trebuie semnat. Dacă documentul este pe hârtie, părțile semnează de mână, iar dacă documentul este în format electronic, fiecare semnatar folosește semnătura sa electronică”, a explicat pentru noi Veronica Mitroi, Electronic Signature Business Unit Director la certSIGN, ea subliniind că pentru salariați nu există niciun fel de cost în acest sens.

Însă semnarea electronică a contractelor este valabilă și dacă o firmă din România folosește salariați din alte țări, de exemplu. „Da, angajatorii pot semna electronic contracte cu salariați din alte țări. Semnătura electronică este una nominală, iar, prin analogie cu semnătura de mână, poți semna un document în nume propriu, dar și în numele companiei, utilizând aceeași semnătură. Singura situație specifică este cea în care semnezi în numele companiei în sensul în care, indiferent ce semnătură pui pe document, de mână sau electronică, trebuie să ai dreptul să reprezinți compania”, a precizat Veronica Mitroi.

Cu alte cuvinte, companiile pot, în acest fel, să semneze contracte de muncă cu salariați care nu ajung efectiv la sediul lor. Vorbim de o soluție ce permite angajatorilor să emită o semnătură electronică la distanță pentru viitorii salariați.

„Pentru astfel de situații, noi am pus la dispoziția unor clienți o soluție care să le permită semnarea electronică a documentelor de către angajat la un moment care de cele mai multe ori nu coincide cu cel în care sunt față în față. Sunt anumite procese de recrutare care, spre exemplu, necesită într-o primă fază un proces de selecție de durată, iar decizia este luată după perioada în care toți candidații sunt evaluați. Astfel, având deja informațiile viitorului canditat, soluția certSIGN permite transmiterea documentelor necesare angajării și emiterea unei semnături electronice la distanță în momentul în care acesta acceptă și decide să semneze documentele”, a lămurit specialista.

Procesul de recrutare poate fi simplificat

Din discuțiile pe care le-am avut cu specialiștii de la certSIGN a reieșit că semnarea electronică a unui act, în relațiile de muncă, durează doar câteva secunde. Iar acest lucru se poate face atât în fața unui calculator, cât și folosind un dispozitiv mobil precum telefonul inteligent sau tableta.

Practic, salariații folosesc e-mail-ul (propriu sau de serviciu) sau li se dă acces la un sistem de management de documente: primesc un act pe cale electronică, îl semnează electronic și îl retrimit tot pe cale electronică angajatorului.

Dacă un angajator trece de la semnarea de mână a actelor de muncă la semnarea electronică, acesta își poate simplifica semnificativ procesele de recrutare și poate câștiga timp prețios pentru oamenii săi de resurse umane.

„Adoptând o soluție de semnătură electronică, reușim să eliminăm problemele cu livrarea documentelor, depozitarea și regăsirea acestora în arhiva fizică, reducem costurile cu serviciile de curierat, serviciile de arhivare fizică, consumabile și timpii alocați procesului decizional, implementării noilor reglementări care de multe ori au termene foarte strânse etc. Tot acest efort înseamnă costuri și trecerea la o abordare electronică înseamnă timp salvat pentru companie, timp mai mult alocat calității procesului de recrutare, urmând ca aceste beneficii să se transforme într-un vector de impact în toată structura organizației”, a spus Veronica Mitroi.

Costurile de arhivare se pot reduce cu 67%, dacă aceasta e făcută electronic

Însă folosirea semnăturii electronice în relațiile de muncă implică și eficientizarea activității de arhivare a documentelor electronice. Angajatorul poate arhiva în format electronic toate actele pe care le emite în cadrul unei relații de muncă.

Rezultatul? Actele sunt păstrate electronic în condiții de siguranță, dispare nevoia spațiului pentru arhivarea fizică și acestea sunt mult mai ușor și rapid de găsit și de gestionat.

În privința costurilor implicate de arhivarea electronică a actelor de muncă, cei de la certSIGN au făcut și o comparație concretă. Mai exact, din analiza lor reiese că arhivarea electronică a documentelor de muncă implică un cost redus cu 67% față de arhivarea clasică în format fizic.

De exemplu, dacă luăm exemplul arhivării a 20.000 de pagini de documente, avem un cost aproximativ de 5.800 de lei la arhivarea fizică și un cost aproximativ de 1.900 de lei la arhivarea electronică.

Important! Semnătura electronică calificată este, juridic vorbind, echivalentul unei semnături olografe. Iar o semnătură electronică calificată ce se bazează pe un certificat calificat eliberat de un stat membru al Uniunii Europene este recunoscută în toate celelalte state ale Uniunii.