Aplicații online gratuite care te ajută la birou: Servicii pentru stocare a fișierelor în cloud

Este mult mai eficient decât să lucreze fiecare membru al echipei local, pe propriul calculator, să trimită rezultatul pe email și să discute următorii pași ai proiectului într-o ședință interminabilă. Apoi cineva trebuie să pună cap la cap toată informația, ciclul repetându-se până când proiectul este finalizat. Serviciile cloud permit partajarea resurselor și serviciilor nu doar cu membrii echipei, ci și cu clienții, care pot urmări evoluția proiectului și face observații pe parcurs, fără a exista surprize neplăcute la sfârșit.

Cele mai populare servicii de cloud public pentru stocarea datelor sunt Google Drive, Microsoft OneDrive și Dropbox. Fiecare are propriile avantaje și dezavantaje, însă cred că alegerea trebuie să țină cont în primul rând de ce serviciu folosesc cei cu care vei interacționa pentru că nu este posibil să partajezi fișiere între aceste servicii.

Google Drive

Ai observat deja că Google apare în multe din recomandările mele din această serie de articole. Nu se întâmplă pentru că sunt fan Google, ci pentru că pur și simplu este greu să ignori oferta unuia dintre cei mai mari giganți ai Internet-ului.

Aplicațiile online Google sunt simplu de utilizat, oferă o tonă de funcționalitate chiar și în pachetele gratuite și sunt bine integrate între ele. Google Drive este un astfel de exemplu, dispunând de o interfață web ce îți permite să lucrezi fără să fie nevoie să instalezi clientul desktop, deși este bine să faci acest lucru pentru a sincroniza fișierele din cloud cu un director de pe calculatorul local, ales de tine. 

Documentele create în formatele suportate de Google Docs nu ocupă spațiu în contul de Google Drive. Editarea se face însă doar din browser, pe calculatorul local fiind salvate doar linkuri către locația din cloud. Pe toate fișierele editabile în Google Docs se poate colabora online simultan cu mai multe persoane, iar pe lângă editarea conținutului și adăugarea de comentarii se mai poate folosi interfața de chat din document pentru a discuta cu colegii care au deschis documentul în timp real.

Microsoft OneDrive

În ciuda faptului că OneDrive este integrat foarte bine cu Microsoft Windows 10, venind practic preinstalat, popularitatea serviciului nu este atât de mare.

Asta nu înseamnă că nu merită atenția ta, mai ales că poți să îl încerci gratis cu până la 5 GB de date. Microsoft însă vrea să te facă să cumperi suita Office 365 sau unul din planurile business, care încep de la 1 TB de stocare pentru fiecare utilizator.

Indiferent de varianta pe care mergi, ai acces gratuit la versiunile online de aplicații Office care îți permit să editezi documente direct din browser. Dacă instalezi clientul OneDrive pe PC-ul local vei putea sincroniza fișierele din cloud, inclusiv documentele în versiunea completă, nu doar linkuri către acestea, cum se întâmplă în Google Drive.

Documentele Office pot fi editate colaborativ atât din browser cât și din versiunile desktop ale aplicațiilor Office. Ca și în cazul Google Drive, documentele șterse pot fi recuperate în maximum 30 de zile, însă doar pentru abonamentele Office 365 și există revizii pentru documentele Office. Cât de multe revizii sunt păstrate depinde de abonamentul ales.

Dropbox

Cred că serviciul care a popularizat ideea de cloud în rândul utilizatorilor obișnuiți este Dropbox. Simplitatea, rapiditate sincronizării și faptul că Dropbox nu încearcă să facă mai multe lucruri deodată sunt avantajele care mă fac să folosesc încă serviciile lor.

Ca și celelalte servicii de stocare în cloud poți folosi Dropbox doar din browser, însă pentru accesul rapid la fișiere și pentru backup local este bine să instalezi clientul pe PC-ul tău. În funcție de planul ales vei avea acces la mai mult spațiu (teoretic până la nelimitat pentru anumite planuri business) și poți accesa fișiere șterse sau revizii de până la 120 de zile vechime.

Există și în cazul Dropbox posibilitatea de a partaja fișiere sau directoare întregi cu mai mulți colegi. Editarea simultană nu este însă posibilă decât în cazul fișierelor Word, Excel și PowerPoint deschise direct interfața web Dropbox în Office Online, unde te vei conecta cu contul tău Microsoft.

Dropbox pare cam limitat din acest punct de vedere, însă puterea Dropbox stă în faptul că este suportat de nenumărate aplicații și servicii online. Odată legat contul de Dropbox de aceste servicii, vei putea accesa fișierele din contul de Dropbox direct folosind serviciile conectate. Este ca si cum ai conecta un hard disk extern PC-ului tău. Vei putea de asemenea salva fișiere create cu serviciile respective direct în spațiul alocat contului tău de Dropbox. Dropbox face doar stocare de fișiere în cloud și o face cel mai bine din toate serviciile pe care le-am testat personal până acum.

Articolul pe care tocmai l-ai citit este un fragment din una dintre lecțiile cursului nostru Aplicații online gratuite care te ajută la birou. Avem și alte cursuri care pot antrena minți curioase pe platforma Inteligo.ro.

La inteligo.ro poți urma online cursuri de tot felul, în ritmul ales de tine. Dar pe lângă dorința de a împărtăși experiențele și informațiile pe care noi le avem, ne dorim și să intrăm în contact direct cu oamenii care ne urmăresc. De aceea, în fiecare săptămână vom veni cu subiecte noi de dezbătut legate de noi, oamenii, și de mecanismele care ne ajută să evoluăm constant în viață și carieră.
Comentariile sunt încurajate. :)