(P) Acceptă provocarea unui business fără hârtii. E mai simplu decât crezi

Avem nevoie de soluții tehnologice prin care să avem acces mai simplu şi rapid la documente și care să le garanteze valoarea legală și securitatea. Renunțarea la documentele tipărite și migrarea către biroul paperless, prin adoptarea de soluții precum semnătura electronică calificată și arhivarea electronică, ne oferă posibilitatea, nouă și companiilor pentru care lucrăm, să devenim eficienți.

Utilizarea documentelor electronice ne oferă posibilitatea de a beneficia de progresele tehnologiilor mobile pentru a oferi angajaților un nivel de mobilitate nemaiîntâlnit: acces la documentele companiei de oriunde, în siguranță, interacționarea în timp real cu colegii și colaboratorii chiar și când nu sunt la birou și chiar semnarea electronică a oricărui tip de document.

O îngrijorare comună pentru cei care încă nu utilizează semnături electronice în procesele de business este că un document semnat electronic nu are aceeași valoare legală ca un document semnat olograf, pe hârtie. Utilizarea semnăturii electronice calificate este reglementată în România prin Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, care stabilește condițiile pe care aceasta trebuie să le îndeplinească pentru ca documentele astfel semnate să aibă valoare legală:

• să aparțină unui semnatar unic și să asigure identificarea acestuia;
• să fie creată utilizând un dispozitiv criptografic care aparține nominal semnatarului și pe care este stocat un certificat digital calificat.

Astfel, documentele semnate electronic beneficiază de garanția autenticității, integrității și nerepudierii în instanță. În plus, utilizarea semnăturii electronice calificate permite transmiterea și arhivarea documentelor în mod sigur și eficient.

Beneficii:

• câștigați timp pentru activități direct productive și accelerați procesul de aprobări pentru documente externe și interne;
• economisiți bani prin eliminarea costurilor de hârtie, toner, curierat etc.;
• protejați mediul înconjurător;
• creați o arhivă electronică de documente ușor accesibile într-un singur loc și disponibile oricând, de oriunde;
• asigurați securitatea documentelor prin utilizarea mecanismelor de criptare avansată, iar identitatea dumneavoastră este imposibil de falsificat.

Momentul oportun pentru a face pasul către biroul paperless este chiar acum. Un birou fără hârtii nu înseamnă absența informațiilor tipărite pe hârtie sau lipsa valorii legale a unui document semnat electronic, ci înseamnă că informațiile există în continuare, mai accesibil, mai ușor de gestionat și la fel de legale ca cele printate.

Datorită tehnologiilor apărute în ultimii ani, astăzi acest lucru este la îndemâna oricărei companii care dorește să își gestioneze într-un mod mai inteligent resursele, să îmbunătățească procesele interne și să simplifice interacțiunea cu clienții și partenerii de afaceri.