Documentele necesare și riscul decontării cheltuielilor de protocol ale firmei

Mesele la restaurant

Pentru a deconta mesele de la restaurant, compania trebuie sa întocmească documente prin care să justifice întâlnirile cu partenerii de afaceri. Aceste documente sunt: rapoarte privind întalnirile cu partenerii, oferte prezentate, contracte încheiate etc. Pentru mesele la restaurant acordate partenerilor de afaceri cu scopul promovării companiei, TVA-ul aferent este în totalitate deductibil (mai puțin TVA-ul aferent tutun și alcool).

Cheltuiala este deductibilă în limita a 2%, aplicată asupra profitului contabil, la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol (inclusiv cheltuielile cu tutun și alcool). Bonurile fiscale de la restaurant se vor atașa la Ordinul de deplasare (cod 14-5-4), întocmit pe numele persoanei care decontează cheltuielile.

Protocolul la firmă

Cheltuielile de protocol din cadrul companiei reprezintă acele cheltuieli care sunt făcute pentru buna desfășurare a activității în cadrul firmei: apă, fructe, obiecte de curățenie, produse de cofetărie. Bonurile fiscale se vor atașa la Ordinul de deplasare (cod 14-5-4), întocmit pe numele persoanei care decontează cheltuielile.

Cadourile acordate partenerilor

Companiile pot acorda cadouri partenerilor în cadrul activităților de promovare a vânzărilor sau cu ocazia sărbătorilor. Din punct de vedere al TVA, pentru cadourile cu valoare mai mică de 100 de lei nu se colectează TVA. Pentru cadouri cu valoare mai mare de 100 lei se va colecta TVA pentru valoarea care depășește 100 de lei.

Din punct de vedere al impozitului pe profit, cheltuielile de protocol sunt deductibile în limita a 2%, aplicată asupra profitului contabil, la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol.

Bonuri fiscale până în 100 de euro

Bonurile fiscale trebuie să conțină obligatoriu denumirea fiecărui bun sau serviciu livrat, prețul, cantitatea, valoarea totală și valoarea TVA aferentă. Dacă sunt înscrise aceste informații pe bonul fiscal, atunci se poate înregistra cheltuiala deductibilă aferentă bonului respectiv. Din punct de vedere al TVA, acesta se poate deduce de pe bonurile fiscale doar dacă pe acesta este inclus codul de TVA al companiei, iar valoarea bonului fiscal este sub valoarea de 100 de euro.

Riscul privind reclasificarea protocolului ca dividend

Organele fiscale pot considera că unele dintre cheltuielile de protocol nu sunt făcute în interesul activității economice. Aceste cheltuieli vor fi considerate ca distribuire de dividende. Fiscul va calcula impozitul pe dividend aferent (5% din valoarea brută a dividendului). În acest caz, compania va trebui să plătească impozitul pe dividende și dobânzile și penalitățile de întârziere calculate până în momentul achitării.