Greșeli frecvente la deducerea cheltuielilor cu autovehiculele

Prevederi legale

Conform art. 25, alin. (3), lit. l) din Codul fiscal, societăţile pot deduce la calculul de impozit pe profit “50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice, cu o masă totală maximă autorizată care să nu depășească 3.500 kg și care să nu aibă mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzând și scaunul șoferului, aflate în proprietatea sau în folosința contribuabilului. Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situațiile în care vehiculele respective se înscriu în oricare dintre următoarele categorii:

1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și servicii de curierat;
2. vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții;
3. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;
4. vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închirierea către alte persoane sau pentru instruire de către școlile de șoferi;
5. vehiculele utilizate ca mărfuri în scop comercial.”

Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal explicitează prevederile Codului fiscal enunțate de mai sus, prin menționarea modalității prin care se poate justifica utilizarea vehiculelor în scopul deductibilității integrale: “justificarea utilizării vehiculelor, în sensul acordării deductibilității integrale la calculul rezultatului fiscal, se efectuează pe baza documentelor financiar-contabile și prin întocmirea foii de parcurs care trebuie să cuprindă cel puțin următoarele informații: categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.”

Mai mult decât atât, Normele metodologice precizează în mod specific că: “În cadrul cheltuielilor aferente vehiculelor rutiere motorizate supuse limitării fiscale se cuprind cheltuielile direct atribuibile unui vehicul, cum sunt: impozitele locale, asigurarea obligatorie de răspundere civilă auto, inspecțiile tehnice periodice, rovinieta, chiriile, partea nedeductibilă din taxa pe valoarea adăugată, dobânzile, comisioanele, diferențele de curs valutar înregistrate ca urmare a derulării altor contracte decât cele de leasing.”

Aspecte practice

Având în vedere greșelile întâlnite în practică în ceea ce privește interpretarea și aplicarea efectivă a prevederilor legale enunțate anterior, punctăm cele mai importante aspecte care trebuie avute în vedere la determinarea tratamentului fiscal aplicabil cheltuielilor aferente autovehiculelor aflate în proprietatea sau în folosința societăților:

1. În primul rând, Codul fiscal menţionează faptul că limitarea de 50% a cheltuielilor se aplică în cazul autovehiculelor care nu sunt exclusiv utilizate în scopul activității economice. Prin urmare, o deducere de 100% se aplică numai maşinilor utilizate exclusiv pentru activitatea de afaceri a societăţii.

În cazul în care, spre exemplu, societatea oferă posibilitatea ca angajaţii acesteia să se deplaseze cu autovehiculele societăţii pe ruta dus-întors de la locul de muncă până la locuinţa acestora, atunci se consideră faptul că autovehiculele sunt utilizate şi în scop personal de angajaţii societăţii şi prin urmare, ar trebui aplicată limitarea de 50%.

2. Chiar şi pentru situaţiile în care legea prevede o deducere integrală a cheltuielilor cu maşinile, societăţile trebuie să întocmească foi de parcurs – condiţie esenţială precizată de legislaţie. Atenţie sporită trebuie acordată elementelor care sunt incluse în foile de parcurs. De cele mai multe ori, societăţile nu respectă cerinţele minimale impuse de legislaţia fiscală. Foile de parcurs trebuie să cuprindă obligatoriu următoarele informaţii:

• categoria de vehicul utilizat,
• scopul și locul deplasării,
• kilometrii parcurși,
• norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

3. Există situaţii în care societăţile calculeză eronat deducerea de 50% a cheltuielilor cu maşinile la calculul de impozit pe profit – cazul cel mai frecvent întâlnit este atunci când nu este luată în considerare TVA nedeductibilă aferentă. Spre exemplu, o societate înregistrează cheltuieli cu autovehiculele în valoare de 1.000 lei şi TVA aferentă în sumă de 190 lei. Astfel, în primul rând, se aplică deducerea limitată din perspectiva TVA, însemnând faptul că 95 lei (50% x 190 lei) reprezintă TVA nedeductibilă. Prin urmare, din perspectiva impozitului pe profit, societatea nu va aplica 50% la 1.000 lei, ci va aplica 50% la 1.095 lei.

4. Limitarea deductibilităţii nu se aplică doar cheltuielilor cu combustibilul – orice cheltuială efectuată pentru un autovehicul care nu este utilizat exclusiv în scopul desfăşurării activităţii economice a societăţii trebuie supusă limitării privind deductibilitatea (asigurarea obligatorie de răspundere civilă auto, inspecțiile tehnice periodice, rovinieta, chiriile, TVA, service auto, rata de leasing, diferenţe nefavorabile de curs valutar etc. În acest scop, evidențele contabile ale societății trebuie să permită extragerea datelor referitoare la cheltuielile atribuibile fiecărui autovehicul în parte.

5. Cheltuielile privind amortizarea nu intră sub incidența limitării deductibilității analizate mai sus (fiind limitate la 1.500 lei/lună/autovehicul, cu anumite excepții specific prevăzute de lege).

6. În cazul în care se aplică deducerea limitată (50%), nu trebuie făcută dovada utilizării vehiculului, deci nu trebuie întocmite foi de parcurs.

În concluzie, este necesar ca la momentul la care societatea decide aplicarea unui tratament fiscal pentru autovehiculele aflate în proprietatea sau în folosinţa acesteia, să analizeze condiţiile de deducere a acestor cheltuieli, astfel încât să se elimine riscul de a aplica un tratament eronat, care ar putea conduce la stabilirea unui impozit pe profit suplimentar, precum și dobânzi şi penalităţi de întârziere.