Ce rapoarte trebuie să monitorizeze managementul pentru a crește profitul

În acest articol voi prezenta:

• de ce informația cu privire la profit furnizată de contabilitatea financiară nu este suficientă pentru manageri în scopul luării deciziilor;
• care este tehnica de controlling care poate furniza managementului piesele lipsă din acest puzzle (analiza profitabilității);
• ce rapoarte trebuie să monitorizeze managerii pentru a înțelege și crește profitul firmei;
• care sunt condițiile minimale pentru ca managementul să poată crește profitabilitatea firmei prin analiza profitabilității interne.

Orice companie și managementul ei știu care este profitul total al firmei la sfârșitul fiecărei luni, conform informațiilor din contabilitatea financiară (balanța: contul de profit și pierderi).

Dacă compania are un proces de planificare a obiectivelor financiare, atunci pentru anul respectiv a planificat să realizeze un anumit profit. Să presupunem că este vorba despre un profit anual de 120.000 Euro, care poate fi asimilat unui profit lunar mediu estimat de 10.000 Euro.

Putem avea două scenarii:
 

• Scenariul unu: profitul realizat în luna X este de 15.000 Euro;
• Scenariul doi: profitul realizat în luna X este de 7.000 Euro.

 
În primul scenariu, firma este mulțumită, deoarece a realizat un profit peste estimări, în al doilea caz, firma nu a reușit să realizeze profitabilitatea estimată.
 
Indiferent de care scenariu este aplicabil, informația furnizată de contabilitatea financiară nu este suficientă pentru management în scopul luării deciziilor, deoarece furnizează doar profitul total și managementul nu cunoaște care sunt ariile care au avut o profitabilitate bună precum și pe cele cu profitabilitate slabă.
 
În acest sens, managementul are nevoie de rapoarte detaliate de profitabilitate (rapoarte manageriale P&L - profit și pierdere pe diverse arii). Această analiză poate furniza informații cu privire la fiecare centru de profitabilitate / segment de business / tip de produs / client și cum contribuie acesta, pozitiv sau negativ, la costul și profitabilitatea generală a firmei.
 
Această informație este foarte importantă pentru acționari și management pentru ca aceștia să înțeleagă diverși factori care influențează profitul și să ia decizii corecte de îmbunătățire a profitabilității.
 
Aceste rapoarte și analiza profitabilității interne reprezintă o tehnică de creștere a profitabilității firmei prin sistemul de controlling. Rapoartele pot fi dezvoltate și analizate de către controller sau altă persoană reponsabilă din departamentul financiar - contabil și apoi prezentate și discutate  cu managementul fimei (director general, director financiar, director de vânzări, director producție, director de achiziții, director de marketing, director HR, alte persoane relevante).

Pentru ca managementul să poată crește profitul firmei prin analiza profitabilității interne trebuie să existe cel puțin:

• proces de bugetare la nivelul firmei prin intermendiul căruia se va stabili profitul estimat pe anul viitor și pe lună;
• responsabilitatea în cadrul firmei trebuie să fie descentralizată pe centre de responsabilitate (centre de cost, profit, investiții). Managementul trebuie să fie ținut responsabil numai pentru factorii pe care îi poate controla, iar rezultatele pozitive sau negative trebuie să fie luate în considerare în evaluarea performanțelor managerului;
• dezvoltarea unor rapoarte standard P&L (profit și pierdere). Formatul raportului depinde de tipul companiei, de tipuri de cheltuieli, venituri și care sunt ariile pe care managementul le consideră importante și dorește să le monitorizeze în detaliu;
• pot fi dezvoltate diverse tipuri de rapoarte P&L (formatul de cont de profit și pierdere din contabilitatea financiară în care cheltuielile și veniturile sunt grupate după natură pe conturi contabile sau formatul de cont de profit și pierdere funcțional, care grupează costurile și veniturile după funcția lor: cifra de afaceri, costul bunurilor / serviciilor vândute, costuri de marketing și administrative);
• rapoartele P&L vor fi monitorizate regulat de către management pentru a urmări profitabilitatea realizată versus planificat și a identifica cauza deviațiilor. În baza acestei analize se pot lua decizii de îmbunătățire a profitului;
• atunci când se analizează profitabilitatea realizată versus planificată, în analiza cauzelor este interesant de analizat atât factorii interni cât și factorii externi companiei. Deciziile sunt în corelație și cu informații non-financiare externe (trend piață, evoluție concurenți, schimbare legislație, etc).

Voi ce instrumente folosiți pentru a analiza profitabilitatea?

Pentru articole și studii de caz din domeniul Management Financiar și Controlling în firme, vizitează blogul www.alinademeter.ro.