Inspecția fiscală: Ce documente trebuie să pregăteşti pentru un astfel de control

Să îţi pregăteşti şi să îţi revizuieşti documentele, care, în mod cert, îţi vor fi solicitate la începutul inspecţiei fiscale şi, dacă este cazul, pe parcurs:

• bilanţurile contabile şi balanţele de verificare întocmite la sfârşitul anului aferente perioadei ce face obiectul inspecţiei fiscale;
• documentele fiscale, deconturile şi documentele care să ateste plata impozitelor, taxelor şi contribuţiilor;
• registrul de evidenţă fiscală - dacă sunteţi platitor de impozit pe profit;
• documentele justificative pentru serviciile primite de către societate.

Atenție: Verificaţi dacă la toate facturile de achiziţie/prestări servicii există contracte/comenzi, situaţii de lucrări, procese-verbale de recepţie, rapoarte de lucru, studii de fezabilitate, de piaţă şi alte materiale corespunzătoare.

Trebuie reținut că organul fiscal nu mai pretinde documente specifice prin care să se justifice efectuarea unei prestaţii, dar pentru a fi recunoscute drept cheltuieli deductibile, în sensul art. 25 (1) din Legea 227/2015 privind Codul Fiscal, respectiv “pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfăşurării activităţii economice…” este necesar sa faceţi dovada că aceste cheltuieli nu au alt scop decât cel pentru desfăşurarea activităţii economice.

E simplu! Prezentaţi doar documentele care să ateste că serviciul este destinat desfăşurării activităţii economice, întrucât factura fiscală deja v-a asigurat cadrul legal necesar.

Documente aferente următoarelor situaţii:

• minusuri sau lipsuri constatate la inventariere;
• pierderi tehnologice;
• casarea mijloacelor fixe;
• reduceri comerciale şi discounturi;
• sponsorizări.

Pentru aceste situaţii trebuie să existe, în afara documentelor justificative, prevederi în manualul de politici contabile.

• certificate de rezidenţă fiscală prin care să se dovedească că furnizorul/ prestatorul extern este plătitor de impozit pe venit la el în ţară;
• documentele care au legătură cu amortizarea mijloacelor fixe. În speţă, registrul de inventar a mijloacelor fixe, fişele mijloacelor fixe, bonuri de mişcare a mijloacelor fixe, procese verbale de punere în funcţiune/ scoatere din funcţiune (casare) a mijloacelor fixe.

Aceste documente, nu multe, dar consistente, vor face cu siguranţă obiectul controlului fiscal şi vi se vor solicita la începerea inspecţiei sau pe parcurs!

Pentru a depăşi cu succes inspecţia, vă recomandăm:

• prezentarea documentelor să se facă de către o singură persoană, de preferabil director economic/contabil şef, pentru a nu exista scurgeri de informaţii, iar inspectorilor fiscali să li se furnizeze exclusiv informaţiile şi documentele solicitate;
• comunicarea cu organul de control; acesta trebuie să vă asigure că veţi fi informat permanent asupra eventualelor constatări; nu evitaţi să cereţi, ori de câte ori aveţi suspiciuni, să vă informeze asupra unei situaţii/fapte ce necesită clarificări; atunci veţi apela la un consultant fiscal pentru a nu scăpa lucrurile de sub control;
• nu ezitaţi să solicitaţi organului de control, în situaţia în care vă cere anumite documente, baza legală a întocmirii acestora, în cazul în care nu le posedaţi; de asemenea, cereţi lămuriri, în situaţia în care prezentaţi documente şi organul fiscal le consideră deficitare, pentru a clarifica şi răspunde cerinţelor, solicitaţi un consultant fiscal autorizat.

Rețineți: Niciodată, în timpul inspecţiei fiscale, nu trebuie să lăsaţi impresia că sunteţi dominat sau copleşit de solicitări din partea inspectorilor fiscali. Pe de altă parte, regula de bază: prevenţia este de preferat tratamentului.

Deci, pregătiţi-vă de inspecţia fiscală şi noi vă vom spune cum în capitolele viitoare.

Manualul de protecție fiscală reprezintă o colecție de informații utile & sfaturi practice pentru afaceri sănătoase oferită de consultanții Nexia CRG.