Înființare firmă 2018. Cum poți să-ți faci companie, pas cu pas, direct din fața calculatorului

Persoanele care vor să îşi înfiinţeze o entitate pe teritoriul României, fie ea cu sau fără personalitate juridică, au la dispoziţie un portal online, creat de ONRC, prin intermediul căruia pot depune, direct din faţa calculatorului, cererea de înregistrare a noii entităţi, alături de documentele justificative solicitate de instituţie. 

Potrivit ONRC, pentru accesarea portalului de servicii online, profesioniştii trebuie să își creeze întâi de toate un cont de utilizator, ulterior aceştia având accesul gratuit sau contra cost pe platformă, în funcţie de tipul serviciului ales. 

De altfel, printre serviciile online puse la dispoziţia utilizatorilor se regăseşte şi posibilitatea depunerii online a documentelor necesare înregistrării unei persoane juridice (firme), inclusiv firme.  

Astfel, pentru depunerea online a actelor solicitate de ONRC la înfiinţarea unei firme, trebuie accesată secţiunea “Înregistrare în RC și autorizare PJ” pentru a fi completată cererea aferentă. Odată ce v-aţi autentificat pe portal cu user-ul şi parola, va trebui să selectaţi oficiul Registrului Comerţului către care trimiteţi cererea, subtipul cererii (înregistrare fiscală şi/sau autorizare funcţionare) şi forma de organizare a entităţii pentru care se face cererea de înregistrare (SRL în cazul nostru) ca în imaginea de mai jos: 

Conform Ghidului de completare a cererii de înregistrare a unei persoane juridice şi a documentelor depuse în susţinerea acesteia, ataşat acestui articol, după fiecare pas parcurs trebuie să folosiţi butonul Salvează pas intermediar, iar abia apoi selectat Pasul următor. În acest fel, datele introduse vor fi salvate, iar cererea vizibilă.

Un alt aspect important de precizat este acela că pe pagina vor fi afişate datele solicitantului, preluate din contul utilizatorului, care pot fi ulterior completate. Pe lângă datele solicitantului, pot fi trecute şi cele ale împuternicitului acestuia, dacă e cazul. De altfel, toate câmpurile marcate cu „*” trebuie completate sau, eventual, corectate.

Mai departe, veţi completa denumirea rezervată pentru noua entitate şi datele acesteia. În plus, vor fi trecute şi adresa sediului social al entităţii si datele de contact, precum adresa şi numărul de telefon. 

Paşii de urmat pentru înmatricularea online a unei firme

În continuare, antreprenorii vor selecta actul conform căruia se face înregistrarea în registrul comerţului, alegând între actul constitutiv, hotărârea adunării generale a asociaților, decizia Consiliului de Administrației sau actul de înființare. 

Ulterior, înreprinzătorii vor proceda astfel:

• vor selecta modelul de declarație (1, 2 sau 3);
• vor bifa căsuțele aferente pentru:
  • publicarea în Monitorul Oficial;
  • judecarea cererii în lipsă.
• vor introduce informațiile obligatorii pentru persoana/persoanele pentru care se solicită cazier (CNP şi nume);
• vor bifa pentru verificare calitate asociat unic (dacă e cazul) şi verificare unicitate sediu;
• vor bifa datele privind participarea străină la capital (dacă e cazul);
• după completarea informaţiilor de mai sus, se va apăsa butonul Salvează pas intermediar și se va trece la Pasul următor. 

Potrivit documentului ONRC, toate documentele care vin în susţinerea cererilor care trebuie depuse pentru înregistrarea unui profesionist se scanează individual, se salvează în fişiere de tip PDF, se semnează electronic o singură dată (indiferent câte pagini conţin) şi se încarcă în secţiunea “Documente”.

În ceea ce priveşte secţiunea Anexe şi declaraţii, ghidul pus la dispoziţie de ONRC stabileşte că solicitantul trebuie să completeze datele din Anexa 1 şi să aleagă dacă completează sau ataşează Declaraţia/Declaraţiile pe propria răspundere privind desfăşurarea activităţii.

După accesarea link-urilor către anexe, trebuie completate datele privind vectorul fiscal conform notei din subsolul paginii, după care se apasă butonul de "Generare PDF" pentru Anexa respectivă. Fişierul trebuie deschis şi salvat. Ulterior, se va apăsa butonul "Semnare fişier PDF generat".

Cât privește completarea online și expedierea către registrul comerţului a formularelor de înregistrare și a documentelor depuse în susținerea acestora, ONRC a subliniat în anunţul postat pe site-ul instituţiei că ele sunt aceleași ca și în cazul celor depuse la ghișeu, numai că acestea trebuie semnate electronic pe bază de semnătură digitală.

Descărcarea pe calculatorul personal a fişierului generat în format “.pdf” este obligatorie, fişierul descărcat urmând să fie semnat electronic (pe bază de semnătură digitală), după cum urmează:

• Apăsaţi butonul Run (în fereastra de dialog Warning Security);
• Apăsaţi butonul Alege fişierul pentru semnare;
• Localizaţi şi selectaţi fişierul pdf pentru semnare (descărcat/salvat în pasul anterior);
• La deschiderea ferestrei în care este afişat mesajul “Enter the pin code to acces your smart card”, introduceţi codul pin;
• Apăsaţi butonul Sign;
• Vizualizaţi mesajul de afişare a numelui fişierului PDF re-generat cu semnătura electronică;
• Apăsaţi butonul Ok;
• Acţionaţi butonul Răsfoire, localizaţi şi selectaţi fişierul pdf care conţine semnătură electronică;
• Acţionaţi butonul Adaugă şi vizualizaţi mesajul de salvare cu succes a fişierului;
• Verificaţi afişarea link-ului cu denumirea fişierului curent semnat electronic;
• Activaţi link-ul pentru deschiderea pe ecran a fişierului în vederea consultării;
• Verificaţi detaliile semnăturii digitale din fişier;
• Puteţi şterge fişierul semnat prin acţionarea butonului Şterge. Pentru o nouă adăugare;
• Se reiau paşii anteriori pentru completări/corecţii şi obligatoriu Generare şi Semnare;
• Apăsaţi butonul Salvează pas intermediar;
• Apăsaţi butonul Pasul următor.

Potrivit ONRC, în vederea eliberării de către biroul unic din cadrul oficiului registrului comerţului de pe lângă tribunal a certificatului de înregistrare conţinând codul unic de înregistrare, solicitantul are obligaţia să depună, pe lângă cererea de înregistrare, şi actele doveditoare, declaraţia-tip pe propria răspundere, semnată de asociaţi sau de administrator, din care să rezulte, după caz, că:

• firma nu desfăşoară, la sediul social/profesional sau la sediile secundare, activităţile declarate, o perioadă de maximum trei ani;
• firma îndeplineşte condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii, pentru activităţile precizate în declaraţia – tip (în conformitate cu art.15 din Legea nr. 359/2004 privind simplificarea formalităţilor la înregistrarea în registrul comerţului a persoanelor fizice, asociaţiilor familiale şi persoanelor juridice, înregistrarea fiscală a acestora, precum şi la autorizarea funcţionării persoanelor juridice, cu modificările şi completările ulterioare).

Ulterior completării on-line şi a expedierii către registrul comerţului a formularelor de înregistrare, datele cuprinse în acestea sunt preluate şi procesate, iar nota de calcul aferentă operaţiunilor solicitate şi eventuale observaţii se vor comunica solicitantului in cadrul contului acestuia din portal la secțiunea Cererile mele.

În ceea ce priveşte modalitatea de plată, ca urmare a utilizării serviciilor online, aceasta poate fi efectuată prin numerar la casieria oficiului registrului comerţului de pe lângă tribunal, prin ordin de plată (OP) sau online prin intermediul portalului dedicat. În cazul în care se va opta pentru plata prin trezorerie, dovada se va scana şi se va transmite online către beneficiar, respectiv oficiul registrului comerţului.

Notă: Informații suplimentare referitoare la documentele necesare, taxa şi tariful pentru operaţiunile de înregistrare în registrul comerţului a unei societăţi, pot fi găsite accesând site-ul instituției, http://www.onrc.ro la secţiunea, Înmatriculări - Persoane Juridice.