Poți să-ți faci PFA direct din fața calculatorului. Cum trebuie să procedezi?

Persoanele care vor să îşi înfiinţeze o entitate pe teritoriul României, fie ea cu sau fără personalitate juridică, au la dispoziţie un portal online, creat de ONRC, prin intermediul căruia pot depune, direct din faţa calculatorului, cererea de înregistrare a noii entităţi, alături de documentele justificative solicitate de instituţie. 

Printr-un comunicat de presă publicat săptămâna trecută pe site-ul propriu, ONRC a anunţat că, pentru accesarea portalului de servicii online, profesioniştii trebuie să îţi creeze întâi de toate un cont de utilizator, ulterior aceştia având accesul gratuit sau contra cost pe platformă, în funcţie de tipul serviciului ales. 

De altfel, printre serviciile online puse la dispoziţia utilizatorilor se regăseşte şi posibilitatea depunerii online a documentelor necesare înregistrării unui profesionist ca PFA, II sau IF, adică acele trei entităţi ale căror activităţi economice sunt reglementate de Ordonanţa de urgenţă nr. 44/2008.

Astfel, pentru depunerea online a actelor solicitate de ONRC la înfiinţarea unei PFA, trebuie accesată secţiunea “Înregistrare în RC - PFA/II/IF” pentru a fi completată cererea aferentă. Odată ce v-aţi autentificat pe portal cu user-ul şi parola, va trebui să selectaţi oficiul Registrului Comerţului către care trimiteţi cererea, subtipul cererii (înregistrare fiscală şi/sau autorizare funcţionare) şi forma de organizare a entităţii pentru care se face cererea de înregistrare (PFA în cazul nostru) ca în imaginea de mai jos: 

Conform Ghidului de completare a cererii de înregistrare a unei PFA şi a documentelor depuse în susţinerea acesteia, ataşat acestui articol, după fiecare pas parcurs trebuie să folosiţi butonul Salvează pas intermediar, iar abia apoi selectat Pasul următor. În acest fel, datele introduse vor fi salvate, iar cererea vizibilă.

Un alt aspect important de precizat este acela că pe pagina vor fi afişate datele solicitantului, preluate din contul utilizatorului, care pot fi ulterior completate. Pe lângă datele solicitantului, pot fi trecute şi cele ale împuternicitului acestuia, dacă e cazul. De altfel, toate câmpurile marcate cu „*” trebuie completate sau, eventual, corectate.

Mai departe, veţi completa denumirea rezervată pentru noua entitate şi datele acesteia. În plus, vor fi trecute şi adresa sediului social al entităţii si datele de contact, precum adresa şi numărul de telefon. 

Notă: Informaţiile prezentate în acest articol sunt valabile atât pentru PFA, cât şi pentru II şi IF.

Paşii de urmat pentru înmatricularea online a PFA

Odată completate cele de mai sus, persoanele fizice vor trebui să completeze unul din cele trei modele de declaraţie puse la dispoziţie pe portal, urmând ca în continuare să procedeze în felul următor:

• vor introduce informaţiile obligatorii pentru persoana/persoanele pentru care se solicită cazier (CNP şi nume) şi se va apăsa butonul Adaugă pentru fiecare persoană;
• vor bifa căsuţa aferentă pentru judecarea cererii în lipsă;
• vor bifa “înmatriculare” la punctul V;
• vor selecta activitatea principală şi, dacă este cazul, activitatea/activităţile secundare, prin apăsarea butonului Adaugă activitate;
• vor bifa, dacă este cazul, “înfiinţare” la secţiunea VI. Puncte de lucru, se va introduce adresa pentru fiecare punct de lucru şi se va apăsa butonul Adaugă adresă pentru fiecare punct de lucru;
• după completarea informaţiilor de mai sus, se va trece la Pasul următor. 

Totodată, reprezentanţii ONRC atrag atenţia că, în vederea eliberării certificatului de înregistrare conţinând codul unic de înregistrare, solicitantul are obligaţia să depună, pe lângă cererea de înregistrare, şi actele doveditoare, declaraţia-tip pe propria răspundere, semnată de titularul PFA, din care să rezulte, după caz, că:

• PFA nu desfăşoară, la sediul social/profesional sau la sediile secundare, activităţile declarate, o perioadă de maximum trei ani - formular model 1;
• PFA îndeplineşte condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii, pentru activităţile precizate în declaraţia tip model 2. 

Atenţie! Toate documentele care vin în susţinerea cererilor care trebuie depuse pentru înregistrarea unui profesionist se scanează individual, se salvează în fişiere de tip PDF, se semnează electronic o singură dată (indiferent câte pagini conţin) şi se încarcă în secţiunea “Documente”.

În ceea ce priveşte secţiunea Anexe şi declaraţii, ghidul pus la dispoziţie de ONRC stabileşte că solicitantul trebuie să completeze datele din Anexa 1 şi să aleagă dacă completează sau ataşează Declaraţia/Declaraţiile pe propria răspundere privind desfăşurarea activităţii. 

După accesarea link-urilor către anexe, trebuie completate datele privind vectorul fiscal conform notei din subsolul paginii, după care se apasă butonul de "Generare PDF" pentru Anexa respectivă. Fişierul trebuie deschis şi salvat. Ulterior, se va apăsa butonul "Semnare fişier PDF generat". 

Cât privește completarea online și expedierea către registrul comerţului a formularelor de înregistrare și a documentelor depuse în susținerea acestora, ONRC a subliniat în anunţul postat pe site-ul instituţiei că ele sunt aceleași ca și în cazul celor depuse la ghișeu, numai că acestea trebuie semnate electronic pe bază de semnătură digitală.

Așadar, utilizatorul trebuie să fie client PKI (public key infrastructure) cu certificat digital calificat (ONRC acceptă toate certificatele digitale calificate emise de firmele de profil acreditate de Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale). Potrivit reprezentanţilor instituţiei, semnătura electronică asigură autenticitatea provenienţei expeditorului, precum şi integritatea datelor transmise, fiind pentru documentele electronice ceea ce este o semnătură olografă pentru documentele tipărite.

Descărcarea pe calculatorul personal a fişierului generat în format “.pdf” este obligatorie, fişierul descărcat urmând să fie semnat electronic (pe bază de semnătură digitală), după cum urmează:

• Apăsaţi butonul Run (în fereastra de dialog Warning Security);
• Apăsaţi butonul Alege fişierul pentru semnare;
• Localizaţi şi selectaţi fişierul pdf pentru semnare (descărcat/salvat în pasul anterior);
• La deschiderea ferestrei în care este afişat mesajul “Enter the pin code to acces your smart card”, introduceţi codul pin;
• Apăsaţi butonul Sign;
• Vizualizaţi mesajul de afişare a numelui fişierului PDF re-generat cu semnătura electronică;
• Apăsaţi butonul Ok;
• Acţionaţi butonul Răsfoire, localizaţi şi selectaţi fişierul pdf care conţine semnătură electronică;
• Acţionaţi butonul Adaugă şi vizualizaţi mesajul de salvare cu succes a fişierului;
• Verificaţi afişarea link-ului cu denumirea fişierului curent semnat electronic;
• Activaţi link-ul pentru deschiderea pe ecran a fişierului în vederea consultării;
• Verificaţi detaliile semnăturii digitale din fişier;
• Puteţi şterge fişierul semnat prin acţionarea butonului Şterge. Pentru o nouă adăugare;
• Se reiau paşii anteriori pentru completări/corecţii şi obligatoriu Generare şi Semnare;
• Apăsaţi butonul Salvează pas intermediar;
• Apăsaţi butonul Pasul următor.

​Detalii despre documentele depuse 

În ceea ce priveşte documentele depuse în susţinerea cererii, acestea sunt identice ca şi în cazul depunerii la ghişeu a dosarului, aspect pe care l-am precizat deja. De altfel, toate actele trebuie scanate individual, salvate în fişiere de tip pdf, semnate electronic o singură dată (indiferent câte pagini conţin) şi încărcate în secţiunea Documente a portalului. 

Concret, pe lângă cererea de înregistrare, dosarul pentru constituirea unei PFA trebuie să mai cuprindă următoarele:

• dovada verificării disponibilităţii şi rezervării firmei - original;
• cartea de identitate sau paşaportul titularului PFA, în copie conformă cu originalul;
• anexa 1 privind înregistrarea fiscală - formularul este disponibil aici;
• documente care atestă drepturile de folosinţă asupra sediului profesional/punctelor de lucru - original sau copie legalizată;
• dacă este cazul, avizul privind schimbarea destinaţiei imobilelor colective cu regim de locuinţă (completat pe formular-tip, original);
• specimenul de semnătură al persoanei fizice autorizate - original.
• după caz: - precizare din care să rezulte că titularul dreptului de proprietate înţelege să afecteze folosinţa spaţiului în vederea stabilirii sediului profesional al persoanei fizice autorizate (declaraţie etc.); - documentele doveditoare pentru patrimoniul de afectaţiune (declaraţie pe proprie răspundere).
• documentele care atestă pregătirea profesională sau documentele care atestă experienţa profesională, în copie.

Aşadar, pentru desfăşurarea anumitor activităţi, prevăzute expres în legislaţia autohtonă, persoanele în cauză trebuie trebuie să demonstreze, cu documente relevante, calificarea pe care o au în domeniul în care urmează să desfăşoare activităţi.

În plus, potrivit legii, PFA are obligaţia de a solicita înscrierea în registrul comerţului a menţiunilor privind participarea în mod obişnuit a soţiei/soţului la activitatea desfăşurată de PFA, pe baza declaraţiei pe propria răspundere şi a certificatului de căsătorie. Practic, soţul/soţia unei PFA poate îndeplini fie aceleaşi sarcini, fie sarcini complementare.

Notă: Mai multe detalii despre înfiinţarea unei PFA şi documentele pe care trebuie să le cuprindă dosarul de înregistare aveţi în acest articol.

Totodată, utilizatorul va completa informaţii despre persoana şi domiciliul ales pentru comunicări. Astfel, dacă persoana aleasă pentru comunicări este aceeaşi cu solicitantul cererii, trebuie apăsat butonul Preia date solicitant. În schimb, dacă persoana aleasă pentru comunicări este diferită de solicitantul cererii, veţi completa corespunzător informaţiile acesteia. 

Ulterior completării online şi a expedierii către registrul comerţului a formularelor de înregistrare, datele cuprinse în acestea sunt preluate şi procesate, iar nota de calcul aferentă operaţiunilor solicitate şi eventuale observaţii se vor comunica solicitantului în cadrul contului acestuia din portal, la secțiunea Cererile mele.

În ceea ce priveşte modalitatea de plată, ca urmare a utilizării serviciilor online, aceasta poate fi efectuată prin numerar la casieria oficiului registrului comerţului de pe lângă tribunal, prin ordin de plată (OP) sau online prin intermediul portalului dedicat. În cazul în care se va opta pentru plata prin trezorerie, dovada se va scana şi se va transmite online către beneficiar, respectiv oficiul registrului comerţului. În mod normal, cererea de înregistrare a unui profesionist în Registrul Comerţului se soluţionează în termen de trei zile, eliberarea documentelor care atestă apariţia noii entităţi făcându-se prin poştă sau prin ridicare de la ghişeu, în funcţie de opţiunea solicitantului. 

26 septembrie, termen de plată pentru obligaţiile aferente trimestrului III din an

În septembrie, PFA şi alţi contribuabili care realizează venituri din activităţi independente au de îndeplinit mai multe obligaţii fiscale în relaţia cu Agenţia Naţională de Administrare Fiscală (ANAF). 

Astfel, 26 septembrie este termenul-limită pentru efectuarea plăţilor anticipate aferente trimestrului III din 2016, precum impozitul pe venit şi contribuţiile sociale. De altfel, regimul fiscal aplicabil acestor categorii de persoane s-a înăsprit de la începutul anului, în baza prevederilor noului Cod fiscal, astfel că PFA plătesc acum obligatoriu (cu excepţia categoriilor exceptate) şi contribuţiile de asigurări sociale, în cotă de 10,5% sau 26,3%, conform opțiunii acestora, pe lângă contribuțiile de asigurări sociale de sănătate de 5,5% şi impozitul pe venit. 

În plus, pe lângă contribuţiile obligatorii, o PFA poate opta şi pentru plata celor opţionale. Informaţii complete despre contribuţiile sociale datorate de PFA în 2016 găsiţi aici, în timp în acest articol puteţi consulta, integral, agenda cu obligaţiile fiscale din septembrie ale acestor persoane, stabilite de ANAF.

Notă: Din acest material publicat de AvocatNet.ro aflaţi paşii ce trebuie urmaţi pentru închiderea unei PFA, în cazul în care decideţi să renunţati la o astfel de formă de organizare.