Cinci sfaturi utile pentru creșterea productivității proprii

1. Își face o planificare riguroasă a activităților

Mulți dintre angajații productivi confirmă faptul că își țin sarcinile zilnice într-o agendă, urmărind în avans sarcinile și activitățile ce trebuie finalizate, asigurându-se de faptul că termenele agreate nu vor fi depășite. Un astfel de plan trebuie să fie făcut în avans, pentru ziua următoare sau pentru o săptămână. Pe măsură ce sarcinile sunt finalizate, planificarea realizată se va actualiza, eliminând activitățile parcurse și adăugând sarcinile noi.

2. Nu planifica ședințe în prima parte a zilei

Dacă tu ești în măsură să planifici ședințele periodice la locul de muncă, evidă să le stabilești în prima jumătate a zilei. Ședințele sunt evenimente uneori stresante care consumă multă energie și se pot întinde mai mult decât au fost planificate. Prin urmare, ședințele matinale provoacă o diminuare a productivității salariaților, fapt care, în cele din urmă, va afecta compania.

3. Nu toate activitățile importante sunt urgente

Sarcinile pe care le avem de îndeplinit pe durata unei zile se împart în patru mari categorii, în funcție de importanța și urgența acestora.

În funcție de această clasificare, activitățile zilnice pot fi:

• activități importante și urgente;
• activități importante, dar nu și urgente;
• activități urgente, dar nu la fel de importante;
• Activități ce nu sunt nici importante, nici urgente.

În prima categorie se vor încadra doar activitățile care sunt deosebit de importante pentru tine și organizația ta, astfel că trebuie să te preocupi personal de îndeplinirea lor. Pe de altă parte, sunt activități urgente ce vor trebui parcurse fără întârziere.

Activitățile din cea de-a doua categorie sunt importante, prin urmare va trebui să te ocupi personal de îndeplinirea lor. Nu sunt, însă, urgente, astfel că îți poți elibera agenda pentru astăzi, urmând să te preocupi de parcurgerea acestei sarcini într-o altă zi, atunci când timpul îți va permite, dar fără a depăși termenul scadent.

Activitățile urgente, dar care nu sunt importante trebuie finalizate cu prioritate, dar pot fi externalizate către un coleg sau angajat de-ai tăi. Ele vor trebui finalizate cu rapiditate, fără a decala termenele agreate.

În același timp, activitățile care nu sunt nici importante, dar nici urgente, pot fi amânate sau chiar eliminate complet de pe listă. Aceste activități încarcă în mod inutil agenda zilnică, fără să aducă vreun beneficiu personal sau pentru organizație.

Mai multe detalii despre clasificarea activităților la birou pot fi citite în acest articol.

4. Răspunde întotdeauna mesajelor primite

Verificarea mesajelor primite trebuie să se facă la intervale mai mari, termenul recomandat fiind de o oră. În acest fel, ne putem asigura de faptul că mesajele importante vor fi citite și vor primi un răspuns adecvat.

Verificarea mesajelor la intervale mai scurte de timp provoacă o pierdere a concentrării și întreruperea activităților importante pe care le avem de îndeplinit.

5. Oamenii au nevoie și de pauză

Angajații au nevoie de pauze de cel puțin zece minute la intervale constante de timp, iar utilizarea rețelelor de socializare cu moderație nu ar trebui interzisă la locul de muncă.

Companiile care interzic angajaţilor să folosească Facebook, să trimită mesaje sau să vorbească la telefon în scop personal pot ieşi în pierdere, întrucât aceste practici cresc nivelul de satisfacţie al salariaţilor.

Notă: Acest articol face parte dintr-o campanie informativă derulată de avocatnet.ro pentru sprijinirea antreprenorilor care intenționează să lanseze sau să conducă o afacere. Toate materialele din serie pot fi citite aici.